CFO:ns förväntningar på avtalshanteringen
CFO:er använder kontraktsdata för att fastställa företagets prestationsnivå, riskområden, tillväxtmål och finansiella prognoser. Alla som hanterar avtal i en organisation måste därför förmedla relevant information till sin CFO så att de har full överblick över alla intäkter och kostnader. I den här artikeln pratar vi om vilka områden som ekonomichefen med största sannolikhet har bekymmer och förväntningar på.
Kostnadsuppföljning av inköp
Ett av de största bekymren för en CFO kan vara hur varje enskilt avtal påverkar ekonomin, och i synnerhet kostnaderna förknippade med inköp. Om du är en del av denna process är det mycket möjligt att det ställs frågor om vad du köper in för att verksamheten ska fungera effektivt. Du kan bli ombedd att undersöka hur kostnaderna kan minskas och kanske hitta alternativa leverantörer eller förhandla med befintliga leverantörer.
För att kunna svara snabbt på den här typen av frågor måste du hålla ett öga på köpsidan av avtalet genom att spåra kostnader. Det är även nödvändigt att uppmuntra teamet att sänka sina utgifter samtidigt som man undersöker vilka utgifter som kan elimineras. CFO:er är även ansvariga för att skapa finansiella prognoser som belyser företagets resultat och stabilitet. Med allt detta i åtanke är det viktigt att man har omedelbart åtkomst till samtliga avtalskostnader.
Intäktsspårning av försäljningsavtal
När CFO:er vill spåra kostnader relaterade till avtal vill de också veta de förväntade intäkterna från försäljningsavtal. Avtalsansvariga måste också vara medvetna om att problem som uppstått i avtalscykeln kan ha påverkats av beräknade intäkter. Om ett avtal till exempel omförhandlas eller omstruktureras på grund av en missnöjd kund, måste ekonomichefen bli informerad om att avtalets ursprungliga värde har ändrats. Det är extremt viktigt att CFO:en får tillgång till de allra senaste uppgifterna om intäkter och utgifter så att de kan skapa korrekta budgetar och prognoser.
Förberedelse inför revision
Om ett företag har en kommande revision måste både CFO:er och avtalsansvariga se till att samtliga uppgifter finns tillgängliga. Affärsdokument och avtal behöver granskas för att revisorerna kan utvärdera företagets prestationer. Revisionsteamet kommer förmodligen att vilja se alla kontrakt för att avgöra om de uppfyller branschreglerna och stödjer den finansiella informationen. Som ett resultat kommer CFOn att begära avtal från dig, och den informationen måste lämnas snabbt. Om revisionen närmar sig med stormsteg, se till att all nödvändig information finns inhämtad och lättillgänglig.
Var medveten om den inverkan som slutdatum har på verksamheten
Slutdatum, intäkter och utgifter kopplade till enskilda avtal är några av de källorna som CFO:er använder sig av för att fastställa en organisations ekonomiska hälsa. Utöver dessa uppgifter finns det många andra frågor man bör ställa, t.ex.:
- Kommer intäkterna att påverkas när konton för försäljningsavtal löper ut?
- Kommer avtalen att förnyas eller omförhandlas efter att de har löpt ut?
- Vilket datum löper de olika avtalen ut?
- Kommer ett stort antal avtal att löpa ut ungefär samtidigt?
- Måste nya avtal finnas tillgängliga när ett köpeavtal löper ut?
- Finns det något som ersätter utgångna avtal för att se till att inte förlora intäkter?
Flera olika avdelningar bör rådfrågas. I slutändan måste dock avtalsansvariga se till att de ger CFO:en så mycket information som det bara går.
Avtalsinformation som ekonomichefer kan begära
Vanligtvis är ekonomichefer mer angelägna om specifika detaljer i ett avtal, såsom ekonomi och kostnader. Dessa data används för att skapa finansiella prognoser som kan användas för att bestämma verksamhetens övergripande hälsa. CFO:er är också intresserade av avtalsintäkter på säljsidan. De kan begära information relaterad till budgetar och prognoser så att de kan avgöra vad som har störst inverkan på intäkterna.
Revisioner kommer sannolikt att ske inom ramen för avtalet, så all information måste vara tillgänglig från en central plats. Även om allt detta kan tyckas vara en belastning för avtalschefer så måste även andra avdelningar i organisationen bidra med information, särskilt i situationer där avtalschefer inte har den informationen tillgänglig.
Hur kan Unit4 hjälpa dig?
Unit4 Source-to-Contract inkluderar en fullständigt integrerad modul för hantering av hela avtalets livscykel som hjälper er att skapa avtal utformade för att maximera värdet under avtalets hela livslängd, automatisera åtskilliga processer genom mallanvändning och integrerade data samt iterera tidigare avtal för att implementera kontinuerliga förbättringar – samtidigt som ni skapar en enskild databas som tillhandahåller all den information ni behöver, oavsett tidpunkt. Om du vill veta mer kan du titta på en demo för att se vad vi kan göra för er, gå till vår CLM-produktsida eller klicka här för att boka en personlig demo.
