Die Erwartungen ans Vertragsmanagement aus Sicht des CFOs
Chief Financial Officers verwenden Vertragsdaten, um die Unternehmensleistung, Risikobereiche und Wachstumsziele zu ermitteln sowie Finanzprognosen zu erstellen. Wer es innerhalb eines Unternehmens mit Verträgen zu tun hat, muss dem CFO Informationen bereitstellen, damit dieser sich einen Überblick über Aspekte wie Einnahmen und Ausgaben verschaffen kann. In diesem Artikel gehen wir auf die Bereiche ein, , die aus Sicht des CFOs besonders herausfordernd sind.
Kostenverfolgung auf Seiten des Einkaufs
Wie sich jeder Vertrag auf die Finanzen auswirkt, insbesondere im Zusammenhang mit den Kosten auf Seiten des Einkaufs, ist wohl eine der Fragen, die CFOs am meisten beschäftigen. Vielleicht mussten Sie auch schon Rechenschaft leisten, wie die von Ihnen erworbenen Dienste oder Produkte die Effizienz des Unternehmens steigern. Vielleicht wurden Sie auch aufgefordert, kostengünstigere Alternativen – entweder in Form von anderen Anbietern oder durch Verhandlung mit den aktuellen Anbietern – zu finden.
Um schnell auf diese Anfragen reagieren zu können, müssen Sie die Verträge des Einkaufs im Auge behalten, indem Sie die Kosten verfolgen. Außerdem müssen Sie Ihr Team auffordern, die Ausgaben zu senken, und zugleich analysieren, welche Kosten sich eliminieren lassen. CFOs sind auch für die Erstellung von Finanzprognosen verantwortlich, da diese Aufschluss über die Finanzlage des Unternehmens geben. Daher sollten Sie stets alle Vertragskosten zur Hand haben.
Umsatzverfolgung aus Verträgen auf Seiten des Vertriebs
CFOs sind in der Regel an der Nachverfolgung von Vertragskosten interessiert. Aber Sie möchten sich natürlich auch einen Überblick über die erwarteten Einnahmen aus Verträgen des Vertriebs verschaffen. Vertragsmanager müssen ebenfalls alle Probleme berücksichtigen, die während des Vertragszyklus aufgetreten sind und sich möglicherweise auf die erwarteten Einnahmen ausgewirkt haben. Wenn beispielsweise Verträge aufgrund eines unzufriedenen Kunden neu verhandelt oder umstrukturiert werden, muss der CFO informiert werden, dass die ursprüngliche Vertragsschätzung zu korrigieren ist. In erster Linie benötigt der CFO die aktuellsten Informationen zu Einnahmen und Ausgaben, um Budgets und Forecasts zu erstellen.
Audit-Vorbereitung
Steht ein Audit an, dann müssen sowohl CFOs als auch Vertragsmanager aktiv werden. Unternehmensdokumente und Verträge müssen geprüft werden, damit Wirtschaftsprüfer die Leistung des Unternehmens beurteilen können. Das Prüfungsteam möchte höchst aller Wahrscheinlichkeit nach alle Verträge einsehen, um diese auf die Einhaltung von Branchenvorschriften zu prüfen und die Finanzinformationen zu sichern. Infolgedessen wird Ihr CFO Verträge von Ihnen anfordern, und diese Informationen müssen wahrscheinlich schnell bereitgestellt werden. Wenn also der nächste Audit ansteht, dann stellen Sie sicher, dass Sie alles zusammengetragen haben und zur Verfügung stellen können.
Wie wirken sich Fristen auf das Geschäft aus
Enddaten, Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit einzelnen Verträgen sind einige der Daten, mit denen CFOs die finanzielle Lage eines Unternehmens analysieren. Darüber hinaus sollten weitere Fragen gestellt werden:
- Wird der Umsatz beeinträchtigt, wenn Verträge auslaufen?
- Werden Verträge nach Ablauf verlängert oder neu verhandelt?
- Wann laufen verschiedene Verträge aus?
- Laufen die meisten Verträge ungefähr zur gleichen Zeit aus?
- Müssen neue Vereinbarungen getroffen werden, wenn ein Vertrag auf Seiten des Einkaufs ausläuft?
- Gibt es etwas, um auslaufende Vereinbarungen zu ersetzen, um die Einnahmen zu sichern?
Verschiedene Abteilungen müssen einbezogen werden. Letztendlich müssen Vertragsmanager dem CFO jedoch so viele Informationen wie möglich zur Verfügung stellen.
Diese Vertragsdaten könnten CFOs anfordern
CFOs konzentrieren sich in der Regel auf bestimmte Bestandteile von Verträgen wie Finanzen und Vertragskosten. Sie verwenden diese Daten für Finanzprognosen, die dann zur Bestimmung der allgemeinen finanziellen Lage eines Unternehmens verwendet werden können. CFOs sind auch an Auftragserlösen auf Seiten des Vertriebs interessiert. Sie können Informationen zur Budgetierung und fürs Forecasting anfordern, damit sie Faktoren bestimmen können, die sich auf den Umsatz auswirken.
Es ist wahrscheinlich, dass Audits in Bezug auf Verträge stattfinden, daher müssen alle Informationen von einem einzigen, zentralen Ort aus zugänglich sein. Es macht den Anschein, als sei hauptsächlich der Vertragsmanager gefragt. Aber andere Abteilungen innerhalb einer Organisation müssen ebenfalls aktiv werden, insbesondere dann, wenn Vertragsmanagern bestimmt Informationen fehlen.
Wie können Sie von Unit4 profitieren?
Unit4 Source-to-Contract by Scanmarket bietet ein vollständig integriertes Contract Lifecycle Management Modul zur Vertragserstellung, mit dem Sie den Wert über die Vertragslaufzeit maximieren, viele Prozesse durch die Verwendung von Vorlagen und integrierten Daten automatisieren und durch frühere Verträge kontinuierliche Verbesserungen vornehmen können, während Sie zugleich eine zentrale Datenbank aufbauen, in der Sie alle Informationen aufrufen können, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen könnten. Weitere Informationen und nähere Details zu den Vorteilen finden Sie auf der CLM-Produktseite, wo Sie sich auch eine kurze Demo ansehen können. Alternativ können Sie hier eine persönliche Demo anfordern.
