Wat de CFO van contractbeheer verwacht
Chief Financial Officers gebruiken contractgegevens om bedrijfsprestaties, risicogebieden, groeidoelstellingen en financiële voorspellingen vast te stellen. Iedereen die binnen een organisatie contracten beheert, moet informatie voorleggen aan de CFO, zodat deze toezicht kan houden op zaken als inkomsten en uitgaven. In dit artikel behandelen we gebieden waar CFO's waarschijnlijk de meeste zorgen en verwachtingen hebben.
Inkoopkosten bijhouden
Een van de belangrijkste zaken waarover een CFO zich zorgen maakt, is het mogelijke effect van financiën op een contract, met name de kosten van de inkoopkant. Als je hier bij betrokken bent, is de kans groot dat er vragen zijn gesteld over wat je inkoopt waardoor het bedrijf op een effectieve manier kan functioneren. Er is je mogelijk voorgelegd om te onderzoeken hoe je deze kosten kunt verlagen, misschien door een alternatieve leverancier te zoeken of door te onderhandelen met bestaande leveranciers.
Om snel dit soort vragen te kunnen beantwoorden, moet je de inkoopcontracten in de gaten houden door de kosten te volgen. Je moet je team ook aanmoedigen om hun uitgaven te verlagen, terwijl je onderzoekt waar andere uitgaven kunnen worden geschrapt. CFO's zijn ook verantwoordelijk voor het doen van financiële voorspellingen, omdat die helpen een inzicht te krijgen in hoe gezond het bedrijf is. Zorg ervoor dat je met het oog hierop alle contractkosten beschikbaar hebt.
Inkomsten bijhouden voor contracten aan de verkoopkant
Hoewel CFO's meestal zijn geïnteresseerd in het bijhouden van contractkosten, willen ze ook de verwachte inkomsten uit contracten aan de verkoopkant weten. Contractmanagers moeten ook op de hoogte zijn van eventuele problemen die zich tijdens de contractcyclus hebben voorgedaan en die de geschatte inkomsten mogelijk hebben beïnvloed. Als er bijvoorbeeld opnieuw over overeenkomsten wordt onderhandeld of als ze worden aangepast vanwege een ontevreden klant, dan moet de CFO zich ervan bewust zijn dat de oorspronkelijke contractraming verandert. Zorg er met name voor dat je CFO de meest actuele gegevens over inkomsten en uitgaven krijgt, zodat ze alles hebben wat nodig is voor budgettering en voorspellingen.
Voorbereiding van audit
Als een bedrijf een audit heeft gepland, moeten zowel CFO's als contractmanagers input hebben. Bedrijfsdocumenten en -contracten moeten worden doorgenomen, zodat de auditors de prestaties van het bedrijf kunnen vaststellen. De kans is groot dat de auditors alle contracten willen inzien, zodat ze kunnen bepalen of ze voldoen aan diverse voorschriften voor de sector en je financiële informatie ondersteunen. Om die reden vraagt je CFO contracten bij je op en je moet deze informatie waarschijnlijk snel kunnen verstrekken. Dus als je audit eraan komt, moet je ervoor zorgen dat je alles verzameld en bij de hand hebt.
Ken de zakelijke gevolgen van deadlines
Einddata, inkomsten en uitgaven in verband met afzonderlijke contracten zijn een aantal voorbeelden van tools die CFO's gebruiken om de financiële gezondheid van een organisatie te meten. Daarnaast zijn er nog andere vragen die je kunt stellen, zoals:
- Worden de inkomsten beïnvloed als accounts worden stopgezet voor aflopende contracten aan de verkoopkant?
- Worden contracten na afloop verlengd of wordt er opnieuw over onderhandeld?
- Op welke datum lopen verschillende overeenkomsten af?
- Loopt een groot aantal contracten rond dezelfde tijd af?
- Moeten er nieuwe overeenkomsten worden gemaakt wanneer een contract aan de inkoopkant afloopt?
- Is er, om de inkomsten gezond te houden, iets voorhanden om aflopende overeenkomsten te vervangen?
Verschillende afdelingen moeten worden geraadpleegd. Uiteindelijk moeten contractmanagers echter zoveel mogelijk informatie aan de CFO verstrekken.
Contractgegevens waar CFO's om kunnen vragen
CFO's zijn normaal gesproken meer gericht op bepaalde onderdelen van contracten, zoals financiën en contractkosten. Ze gebruiken deze gegevens voor financiële projecties die daarna kunnen worden gebruikt om de algehele gezondheid van een bedrijf vast te stellen. CFO's zijn ook geïnteresseerd in contractinkomsten voor de verkoopkant. Ze kunnen informatie opvragen in verband met budgettering en voorspellingen, zodat ze zaken kunnen vaststellen die een domino-effect hebben op de inkomsten.
Er vinden mogelijk audits plaats met betrekking tot contracten, dus alle informatie moet toegankelijk zijn vanaf één centrale plaats. Hoewel dit allemaal misschien een last lijkt voor contractmanagers, moeten ook andere afdelingen binnen een organisatie enige inbreng hebben, vooral in omstandigheden waarin contractmanagers die informatie niet voorhanden hebben.
Hoe kan Unit4 je helpen?
Unit4 Source-to-Contract by Scanmarket bevat een volledig geïntegreerde Contract Lifecycle Management-module die je helpt contracten op te stellen die zijn ontworpen om de waarde tijdens de looptijd van een overeenkomst te maximaliseren, veel processen te automatiseren aan de hand van sjablonen en geïntegreerde gegevens, en iteratie op eerdere overeenkomsten om constant verbeteringen aan te brengen, en dat allemaal met één enkele opslagplaats voor gegevens waar je alle informatie die je nodig hebt op elk moment kunt raadplegen. Voor meer informatie, om een demo bekijken en om te ontdekken hoe jij ervan kunt profiteren, ga je naar onze CLM-productpagina of klik hier om een individuele demo te boeken.
