Les attentes du directeur financier concernant la gestion des contrats

Les DAF utilisent les données contractuelles pour déterminer les performances de l’entreprise, les zones de risque, les objectifs de croissance et les projections financières. Toute personne assurant la gestion des contrats au sein d’une organisation doit transmettre au directeur financier des informations qui lui permettent de superviser les aspects telles que les recettes et les dépenses. Dans cet article, nous examinons les domaines au regard desquels les directeurs financiers sont les plus susceptibles d’avoir des préoccupations et des attentes.

Surveillance des coûts liés aux achats

L’une des principales préoccupations d’un directeur financier peut être l’incidence de chaque contrat sur les données financières, notamment les coûts liés aux achats. Si vous êtes impliqué(e) à ce niveau, il y a de fortes chances que vous ayez dû répondre à des questions concernant les achats qui permettent à l’entreprise d’opérer efficacement. Peut-être vous a-t-on déjà suggéré d’étudier comment réduire ces coûts, notamment en trouvant un autre fournisseur ou en négociant avec les fournisseurs existants.

Pour répondre rapidement à ce type de demande, vous devez contrôler les contrats d’achat en surveillant les coûts associés. Vous devez également encourager votre équipe à réduire ses dépenses, tout en évaluant d’autres postes de dépenses pouvant être éliminés. Les directeurs financiers sont également responsables de l’élaboration de projections financières, car celles-ci permettent d’évaluer clairement la santé de l’entreprise. Dans cette optique, assurez-vous d’avoir accès à l’ensemble des coûts liés aux contrats.

Surveillance des recettes de contrats de vente

Si les directeurs financiers ont tendance à s’intéresser à la surveillance des dépenses liées aux contrats, ils veulent également connaître les revenus attendus des contrats de vente. Les gestionnaires de contrats doivent également être informés de tout problème survenu durant le cycle de vie du contrat qui pourrait avoir affecté l’estimation des revenus. Par exemple, si des accords sont renégociés ou restructurés en raison d’un client insatisfait, le directeur financier doit être informé que l’estimation initiale du contrat ne sera pas la même. Surtout, assurez-vous de fournir au directeur financier les informations les plus récentes concernant les revenus et les dépenses, afin qu’il dispose de toutes les données indispensables pour établir le budget et les prévisions.

Préparation d’un audit

Si une entreprise doit se soumettre à un audit, les directeurs financiers et les gestionnaires de contrats doivent être impliqués dans celui-ci. Les documents d’entreprise et les contrats doivent être examinés afin de permettre aux auditeurs d’évaluer les performances de l’entreprise. Il y a de fortes chances que l’équipe chargée de l’audit demande à consulter tous les contrats, afin de déterminer s’ils sont conformes aux diverses réglementations sectorielles et s’ils corroborent vos informations financières. Par conséquent, le directeur financier vous demandera de lui fournir des contrats, et vous devrez probablement lui transmettre ces informations rapidement. Aussi, si la date de l’audit approche à grands pas, assurez-vous que toutes les données réunies soient facilement accessibles.

Connaître l’impact des délais sur l’entreprise

Les dates d’échéance, les revenus et les dépenses associées aux différents contrats sont quelques-uns des outils utilisés par les directeurs financiers pour déterminer la santé financière d’une organisation. Outre ces éléments, d’autres questions peuvent être posées, par exemple :

• Les revenus seront-ils affectés par le renouvellement de comptes résultant de l’expiration de contrats de vente ?
• Les contrats seront-ils renouvelés ou renégociés après expiration ?
• Quelle est la date d’expiration de différents accords ?
• Est-ce qu’un grand nombre de contrats expirent sensiblement à la même période ?
• De nouveaux accords doivent-ils être mis en place préalablement à l’expiration d’un contrat d’achat ?
• Pour préserver la bonne santé des revenus, des dispositions ont-elles été prises pour remplacer les accords en instance d’expiration ?

Différents départements doivent être consultés. En fin de compte, toutefois, les gestionnaires de contrats doivent fournir autant d’informations que possible au directeur financier.

Informations contractuelles pouvant être demandées par les directeurs financiers

 En règle générale, les directeurs financiers se concentrent généralement sur certains aspects des contrats, tels que les données financières et les coûts liés aux contrats. Ils utilisent ces données pour établir des projections financières, qui peuvent ensuite être utilisées pour évaluer la santé globale d’une entreprise. Les directeurs financiers s’intéressent également aux revenus de contrats de vente. Ils peuvent demander des informations relatives à la budgétisation et aux prévisions, afin de pouvoir identifier les paramètres qui ont une incidence indirecte sur les revenus.

Les contrats sont susceptibles de faire l’objet d’audits. Par conséquent, toutes les informations doivent être accessibles depuis un emplacement unique et central. Bien que toutes ces démarches puissent sembler être un fardeau pour les gestionnaires de contrats, d’autres départements au sein d’une organisation doivent également être impliqués, notamment lorsque les gestionnaires de contrats n’ont pas accès à ces informations.

Comment Unit4 peut-elle vous aider ?

Unit4 Source-to-Contract by Scanmarket inclut un module Contract Lifecycle Management entièrement intégré, qui facilite la création de contrats conçus pour maximiser la valeur d’un accord sur l’ensemble de son cycle de vie, l’automatisation de nombreux processus grâce à l’utilisation de modèles et de données intégrées et l’adaptation de contrats antérieurs, afin d’y apporter des améliorations continues. Et tout cela, en créant un référentiel de données unique, depuis lequel vous pouvez consulter toutes les informations nécessaires, à n’importe quel moment. Pour en savoir plus et découvrir ce que cette solution peut faire pour vous, consultez la page de produit CLM ou cliquez ici pour réserver une démonstration individuelle.