Förändringshantering och affärsmässig beredskap är avgörande för en framgångsrik ERP-implementering

Om din organisation överväger att implementera ett nytt affärssystem för att effektivisera verksamheten är det nödvändigt att först identifiera det underliggande affärsproblemet. Detta utgör grunden för en tydlig definition av framgång, som i sin tur vägleder er genom hela processen för att lösa problemet. När ni har tydliga mått på framgång kan ni börja utforska frågor som rör verksamhetens beredskap och förändringshantering.

Förbered organisationen på förändring

För att säkerställa en framgångsrik förändring i organisationen är det viktigt att förbereda sig grundligt. Detta görs genom att involvera medarbetarna för att minimera störningarna. Det finns ingen universallösning när det gäller organisationsförändringar, men i grund och botten handlar det om att förbereda organisationens infrastruktur, resurser och medarbetare för övergången till molnbaserade affärssystem. Det handlar om olika aspekter, bland annat teknisk, operativ och kulturell beredskap. Syftet med dessa förberedelser är att skapa förtroende bland medarbetarna och underlätta en smidig övergångsprocess.

Affärsmässig beredskap fokuserar på:

• Förbereda verksamheten för förändring.
• Mätning av resultatet av alla förberedelser före driftsättning.
• Anpassa organisationens slutanvändarroller till processer och ERP-funktioner. 
• Underlätta framgång genom att vara tydlig med hur en framgångsrik verksamhet ser ut.

Förändringsledning är ett strukturerat tillvägagångssätt som syftar till att anpassa människor, processer och teknik för att göra det möjligt för medarbetarna att arbeta på ett nytt sätt. Begreppet omfattar olika metoder och aktiviteter som förbereder en organisation för större förändringar, till exempel övergången till ett molnbaserat affärssystem. Det handlar om att noggrant analysera hur förändringen kommer att påverka organisationen, identifiera potentiella risker och möjligheter samt utveckla strategier för att hantera förändringen på ett så effektivt sätt som möjligt.

Click to read ERP product brochure

Förändringshantering fokuserar på

• Definierade framgångsmål: Att använda ett tydligt definierat mål som vägledning.
• Operativ effektivitet: Engagemang för att förbättra de operativa processerna.
• Teknisk anpassning: Tillämpning av teknik som en metod för att lösa affärsproblem genom att koppla funktioner till specifika steg i processer.
• Riskhantering: Identifiering och analys av alla affärskritiska operativa risker och göra åtgärder för att minska dem och säkerställa kontinuitet i verksamheten.
• Fokus på människor: Att inse att människan står i centrum för förändringsarbetet. Att bedöma hur förändringen kommer att påverka medarbetarna och hur varje enskild medarbetare kommer att reagera är avgörande för framgång.

Utvärdering av förändringsberedskap 

Som IT-chef är det mycket viktigt att tydligt definiera framgångskriterierna. Detta utgör grunden för en meningsfull diskussion i ledningsgruppen om konsekvenserna av förändringen och vad som behövs för att förbereda organisationen. En stor utmaning vid införandet av ett nytt affärssystem är bristen på adekvat planering av vilka processer som behöver förbättras eller omformas, antingen på grund av otillräcklig eller bristande kommunikation om de nödvändiga stegen för att nå framgång, eller för att organisationen inte ens har bedömt sin egen beredskap för förändring.

Genom att noggrant bedöma organisationens förmåga att hantera förändringar kan ni identifiera potentiella hinder och utforma en strategi för att övervinna dem. Detta säkerställer en sömlös och framgångsrik övergång till molnbaserad ERP.  Detta är ett avgörande steg för att dra full nytta av fördelarna med molnbaserad ERP och bibehålla konkurrenskraften på en föränderlig marknad.

Hur man skiljer mellan affärsmässig beredskap och förändringshantering

Ett enkelt sätt att skilja dem åt  är att inse att affärsmässig beredskaå omfattar verktyg och strategier för att samla in data om vad som behövs för att genomföra en förändring. Förändringsledning är däremot ett strukturerat sätt att hantera förändringar för att minimera störningar och fokusera på att anpassa människor, processer och teknisk kapacitet. 

Var befinner ni er på er resa?

Om ni håller på att utvärdera ERP-leverantörer kan ni fundera över följande punkter: 

• Vilket är det specifika affärsproblem som ni vill lösa med ett nytt affärssystem?
• Vilka är era framgångskriterier för att hantera detta affärsproblem?
• Vem och vilka processer kommer att påverkas av förändringen?
• Har ni dokumenterat både den nuvarande situationen och det önskade framtida tillstånd som krävs för att lyckas?

Det är viktigt att noggrant överväga dessa frågor, eftersom svaren kommer att forma er inställning till förändring och avgöra vilka funktioner som behövs för att förbättra verksamheten genom skräddarsydda processer.

Vill du ha mer information? 

Om du vill veta mer om Unit4, Unit4 ERP och att flytta till molnet kan du boka en demo här eller klicka här för mer information om vad vi kan erbjuda.