Hvordan sikre vellykkede endringer i bedriften?

Unit4 Enterprise Resource Planning (ERP), Profesjonelle tjenester, Globalt

fra Unit4 kommunikasjon november 8, 2023 | 2 min lesetid

Hva ønsker du å oppnå?

Når virksomheter har kommet til beslutningen om å finne en ny ERP-løsning som passer deres bedrift, er det viktig å få med alle i organisasjonen på denne endringsreisen. Skaff dere en oversikt over hva som skal til for å sikre suksess i prosjektet. da hvordan dere definerer og måler suksess vil påvirke resultatet i stor grad.

Dersom bedriften vurderer å implementere et nytt ERP-system for å effektivisere driften, er det nødvendig å først identifisere det underliggende forretningsproblemet. Dette danner grunnlaget for en klar definisjon av suksess, som igjen blir veiviseren gjennom hele prosessen med å løse problemet. Når du har klare mål for suksess, kan du begynne å utforske spørsmål knyttet til virksomhetens beredskap og endringsledelse.

Forbered virksomheten på endring - forretningen og medarbeiderne

For å sikre vellykkede endringer i bedriften, er det viktig å forberede seg grundig. Det gjør man ved å involvere de ansatte for å minimere driftsforstyrrelser. Det er ikke noen fasit på forretningsmessig beredskap når det gjelder de organisatoriske endringene, men hovedsakelig handler det om å forberede organisasjonens infrastruktur, ressurser og medarbeidere for overgangen til skybaserte ERP-systemer. Det innebærer ulike aspekter, inkludert teknologisk, operasjonell og kulturell beredskap. Målet med disse forberedelsene er å skape trygghet hos de ansatte og tilrettelegge for en smidig overgangsprosess.

Forretningsmessig beredskap fokuserer på å:

Forberede virksomheten på endring.
Måle resultatet på alle forberedelser før «go-live».
Tilpasse virksomhetens sluttbrukerroller til prosesser og ERP-funksjoner.
Legge til rette for suksess ved å være åpen overfor de ansatte om hvordan en vellykket drift ser ut.

Endringsledelse er strukturert tilnærming som tar sikte på å tilpasse mennesker, prosesser og teknologi for at de ansatte skal jobbe på en ny måte. Dette konseptet omfatter ulike metoder og aktiviteter som forbereder en organisasjon på store endringer, som for eksempel overgangen til et skybasert ERP-system. Det innebærer å nøye analysere hvordan endringen vil påvirke organisasjonen, identifisere potensielle risikoer og muligheter, samt utvikle strategier for å håndtere endringen på en mest mulig effektiv måte.

Endringsledesle fokuserer på

Definert Suksessmål: Bruk av et tydelig definert suksessmål som veiviser.
Operasjonell Effektivitet: Forpliktelse til å forbedre operasjonelle prosesser.
Teknologisk Tilpasning: Anvendelse av teknologi som en metode for å løse forretningsproblemer ved å knytte funksjoner til spesifikke trinn i prosessene.
Risikohåndtering: Identifisering og analyse av alle forretningskritiske driftsrisikoer, og implementering av tiltak for å redusere dem, slik at kontinuiteten i virksomheten blir sikret.
Fokus på Mennesker: Anerkjennelse av at mennesker er kjernen i endringshåndteringen. Det er avgjørende for suksess å vurdere hvordan endringen vil påvirke de ansatte og hvordan hver enkelt medarbeider vil reagere på den.

Click to read ERP product brochure

Evaluering av endringsberedskap

Som IT-sjef er det svært viktig å tydelig definere suksesskriteriene. Dette gir grunnlag for en meningsfull diskusjon i ledergruppen om konsekvensene av endringen og hva som skal til for å forberede virksomheten. En vesentlig utfordring ved innføring av et nytt ERP-system er mangel på tilstrekkelig planlegging knyttet til hvilke prosesser som må forbedres eller omformes. Dette skyldes enten utilstrekkelig eller manglende kommunikasjon om de nødvendige stegene for å oppnå suksess, eller fordi organisasjonen ikke har engang vurdert sin egen beredskap for endring.

Ved å nøye vurdere organisasjonens evne til å håndtere endringer, kan du identifisere potensielle hindringer og utarbeide en strategi for å overvinne dem. Dette sikrer en sømløs og vellykket overgang til skybasert ERP. Dette er et avgjørende grep for å dra full nytte av fordelene med skybasert ERP og opprettholde konkurranseevnen i et skiftende marked.

Hvordan skille mellom forretningsberedskap og endringsledelse

En enkel måte å skille mellom de to på er å se at forretningsberedskap involverer verktøy og strategier for å samle inn data om hva som er nødvendig for å gjennomføre en endring. Derimot er endringsledelse en strukturert tilnærming for å håndtere endringer på for å minimere forstyrrelser og fokusere på å tilpasse mennesker, prosesser og teknologifunksjoner.

Hvor langt har du kommet på reisen?

Er du i prosessen med å vurdere ERP-leverandører, bør du tenke igjennom disse punktene:

Hva er det konkrete forretningsproblemet du ønsker å løse med et nytt ERP-system?
Hva er dine suksesskriterier for å takle dette forretningsproblemet?
Hvem og hvilke prosesser vil bli påvirket av denne endringen?
Har du dokumentert både den nåværende situasjonen og den ønskede fremtidige tilstanden som kreves for suksess?

Det er essensielt å grundig vurdere disse spørsmålene, da svarene vil forme din tilnærming til endringer og bestemme hvilke funksjoner som er nødvendige for å forbedre driften gjennom tilpassede prosesser.