9 frågor man bör ställa när ett nytt IT-system implementeras
Digitalisering är 80 % planering och 20 % implementering. Det är IT-teamets uppgift att se till att verktygen och plattformarna man använder är lämpliga för ändamålet och införs så att hela organisationen förstår syftet med förändringen. Det är viktigt att ställa de rätta frågorna vid varje implementering. Här är några bra tips för att säkerställ att er nästa implementering går så smidigt som möjligt.
Varför planering inför en förändring är viktigt
Förändring är oundvikligt, särskilt för IT-avdelningar under 2023. Med behovet av förändring och det stora skiftet mot distansarbete som snabbt överträffar äldre system, är de enda alternativen att skrota många av organisationens IT-system och ersätta dem med något som kan hantera trycket, utan att det kostar för mycket.
Och naturligtvis är det viktigt att se till att nya verktyg passar in och fungerar problemfritt. Oberoende av storlek eller omfattning – och oavsett om ni implementerar ett företagsövergripande ERP-system som kommer att stötta organisationens verksamhet under många år framöver, kombinerar äldre ERP-system med modern teknik eller bara uppgraderar till Office 365 – är en smidig implementering ofta enklare sagt än gjort.
Vilka frågor måste ställas inför en IT-implementering?
För att hjälpa er på vägen har vi skapat en lista med frågor ni bör ställa er själva, ledningen och andra användare, för att förenkla processen inför nästa IT-projekt.
1. Vilka problem planerar vi att lösa?
Detta är den viktigaste frågan att ställa innan ni startar ett stort projekt. Om ni känner till orsaken till problemet kan ni undvika att projektets omfattning blir onödigt stor, identifiera naturliga ansvarsområden för IT-teamet och andra och identifiera rätt verktyg för jobbet. Om ni inte har ett tydligt svar på den här frågan är det ett tecken på att ni måste ta ett allvarligt snack om vad ni vill uppnå med projektet.
2. Vilka är konsekvenserna av att inte göra någonting alls?
Problemet kanske orsakar svårigheter, men ibland kan svårigheten med att lösa ett problem blir större än den svårighet som det var meningen att man skulle lösa. Vissa problem bör helt enkelt hanteras under lång tid. Innan ni börjar är det viktigt att avgöra om det är bäst är att göra ingenting.
3. Vad är vår vision för projektet?
En strategisk vision för lösningen – hur den kommer att samverka med resten av ekosystemet, den funktionalitet den kommer att uppnå och de totala kostnaderna och fördelarna den kommer att representera – är lika viktig för en smidig implementering som många av de komplexa och tekniska beslut ni måste ta. Genom att precisera visionen kanske ni även måste omarbeta processerna som krävs för att kunna använda de nya systemen.
4. Är alla med på tåget?
Om IT-avdelningen inte ger en bra introduktion till organisationen kan det leda till slöseri med tid och onödiga risker. Dåliga implementeringar innebär dålig funktionalitet, säkerhet och användning av resurser. Se till att hela teamet är redo att engagera sig innan ni tar påbörjar uppgiften.
5. Är hela ledarskapet med på tåget?
Ledningen ska alltid stödja visionen och drivkraften för förändring. Utan deras direkta engagemang kan det vara utmanande att få engagemang på alla nivåer och samordna teamen för nya strategiska prioriteringar. Se till att de seniora kollegorna är med i laget.
6. Hur startar vi upp ett implementeringsteam för projektet?
En av de vanligaste orsakerna till misslyckanden gällande förändringsinitiativ inom och utanför IT är bristen på lämpliga resurser. Vissa IT-implementeringar kan utföras vid sidan av de dagliga aktiviteterna medan andra – som ett fullskaligt ERP-byte – kan kräva att ett särskilt projektteam skapas som enbart arbetar med denna uppgift under en längre tid. Ni måste identifiera vilken metod som passar bäst för respektive projekt. Du kan läsa mer om implementering av ERP i molnet i denna FAQ-artikel
7. Vem äger implementeringen? Vi? Leverantören? Externa konsulter?
Ansvaret för framgång kan variera baserat på storleken och komplexiteten på det nya systemet. Kanske har ni externa konsulter som tar ledningen och låter IT-teamet fokusera på det dagliga, eller så har ni stöd från leverantören. Hur som helst kan de som ansvarar för att sköta projektet inte distraheras med dagligt ”brandsläckningsarbete”.
8. Vilka användargruppen kommer att motsätta sig förändring?
Motgångar är inget man kan ta med en nypa salt. Det är något man hittar i de flesta projekt. Det uppstår ofta omständigheter och behov som gör det svårt att ta till sig nya verktyg, även om det finns en stor vilja till förändring. Prata med användarna och hitta flaskhalsarna så att ni lättare kan lösa eventuella problem.
9. Ska vi göra det eller bara prata om det?
Att prata om något betyder inte nödvändigtvis att man faktiskt gör det. Det är vanligt att ledningen antar att implementeringen sker automatiskt när de har gett en order om det. För att säkerställa att detta antagande inte görs (men att implementeringen gör det) måste ni aktivt engagera alla nivåer i organisationen, regelbundet kontrollera processen och se till att alla vet vad som förväntas av dem, hur de ska gå tillväga och vart de ska vända sig om de behöver stöd.
Programvaruimplementering handlar främst om användarupplevelsen
Upplevelsen – det är grunden i all programvara. I slutändan handlar det om att leverera en upplevelse till en användare som låter dem göra vad de förutsatt sig att göra. Och en upplevelse ska engagera dem, inte demotivera dem.
Men det handlar också om upplevelsen hos de som arbetar med implementeringen – och inte bara om deras kompetensnivå utan hur det känns att vara en del av projektet.
För att få både rätt process och resultat är det viktigt att ha ett tydligt förhållningssätt till design och implementering. På Unit4 kallar vi den här metoden för People Experience.
Vad är People Experience?
Allt börjar med vilken typ av verksamhet ni har och vad som är viktigt för er. Unit4 sätter alltid användaren i fokus och arbetar med verksamheter i personalintensiva branscher såsom exempelvis tjänstesektorn och andra företag med projektbaserad affärsmodell, ideella organisationer och den offentlig sektorn.
Vår inställning till programvarudesign sätter människan i centrum. Målet är att göra arbetet enkelt och intuitivt så att medarbetarna blir engagerade och produktiva och att organisationen når sina mål.Vi skapar programvara utifrån hur användare vill arbeta och automatiserar så många tråkiga och rutinmässiga uppgifter som möjligt.
Det sättet att tänka gäller även hur vi genomför implementeringsprojekt.Vi har ett nära samarbete med kunden, involverar dem i beslut och ger dem möjligheten att själva konfigurera och lansera lösningen. Vi överför vår kunskap till dem så att de kan hantera programvaran i framtiden och anpassa sig till förändringar snabbt utan vår hjälp.
Fem sätt på vilket denna metod hjälper er
• Vi börjar med färdiga branschmallar. Ni kan använda dem som de är eller göra nödvändiga justeringar för den första versionen och vänta med ytterligare finjusteringar till nästa släpp.
• Vi fokuserar på vad som ska ge bra affärsvärde på kortast möjliga tid. Det gör uppstarten mindre riskabel och minskar tiden det tar att uppnå önskat värde.
• Vi överför vår kunskap till er så att ni kan hantera lösningen själv utan extern hjälp samt anpassa den snabbt för att möta förändrade affärsförhållanden.
• Vi hanterar projektet professionellt och tar hand om problem, risker, förändringar och ser till att allt löper på utan störningar.
• Vi hjälper era användare att börja använda lösningen och att visa att projektet har uppfyllt affärsmålen.
Vad säger våra kunder?
En av våra kunder i den offentliga sektorn, Bev Burnette, ekonomichef för Langleys kommun i Kanada, säger följande om implementeringsupplevelsen: ”Det har varit ett rent nöje att arbeta med Unit4. Jag uppskattar verkligen den kunskap jag får när jag arbetar med Unit4:s konsulter.
De är mycket tillmötesgående och lätta att arbeta med. De ger dig inte bara systemet du behöver, utan de ser även till att du får all den kunskap som krävs för att underhålla och anpassa vid behov.”
Bev delar denna upplevelse med många andra. Våra kunder har betygsatt sin upplevelse av implementeringen på den oberoende granskningswebbplatsen Raven Intel, och Unit4 får konsekvent högre poäng än branschgenomsnittet.
Vi använder Net Promoter Score för att mäta hur nöjda våra nya kunder är med projektimplementeringen och får då 8,3 jämfört med branschgenomsnittet på 7,1. Dessutom levererar vi 25 procent fler projekt på utsatt tid jämfört med sektorn och våra konsulter får det imponerande betyget 4,2 av 5.
