10 vragen bij het implementeren van een nieuwe IT-oplossing

Voor elk nieuw systeem of ERP-implementatie moeten de juiste vragen worden gesteld, ongeacht of het gaat om een enkele oplossing of een volledig ERP-systeem.

In deze blog behandelen we een aantal vragen die je jezelf, je managementteam en je gebruikers zou moeten stellen om ervoor te zorgen dat de implementatie van nieuwe tools efficiënt verloopt, bekwaamheid prioriteit krijgt en jij je zinvolle werk kan hervatten, maar dan beter.

Welke vragen je moet stellen voordat je een nieuw systeem implementeert

Er zijn veel overwegingen voor de CIO, hun team en het management bij het kiezen van een leverancier, het definiëren van de scope van een tool en het definiëren van wat 'waarde' betekent bij het implementeren van een nieuw ERP-systeem.

Hier zijn enkele vragen waarop je een duidelijk antwoord moet hebben voordat je een nieuw systeemimplementatie uitvoert.

Welk resultaat heeft jouw organisatie nodig?

Implementatie is zinloos zonder een vooraf bepaald doel. Misschien probeer je het gebrek aan betrokkenheid om te buigen, te voldoen aan nieuwe compliancemaatregelen,, of zoek je naar meer volwassen financiële planningsprocessen. 

Bovendien is het moeilijk om teams en leidinggevenden zover te krijgen dat ze een nieuwe tool gaan gebruiken zonder dat je een gewenst resultaat kunt definiëren. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat er minder tijd wordt besteed aan handmatige gegevenstaken, dat de betrokkenheid van medewerkers toeneemt of dat de gebruikerservaring verbetert.

Wat zijn de kosten van niets doen?

Inzicht in de kosten van 'niets doen' en in staat zijn om te meten hoeveel je huidige proces je kost, zowel in termen van productiviteit als geld, is van vitaal belang om de waarde van het veranderen van een proces te bepalen. 

Door de gevolgen van het blijven gebruiken van legacy-systemen in kaart te brengen, worden de argumenten voor het implementeren van een nieuw systeem duidelijk. Bijvoorbeeld, met 30 FTE's die gemiddeld 38 uur per maand werken, tegen $37.000 per werknemer, zal een verbetering van de efficiëntie met 25% resulteren in een besparing van $63.000 per jaar, wat werknemers 10 uur per maand bespaart.

Wat is de reikwijdte van het nieuwe systeem?

Belanghebbenden, gebruikers en de teams die het nieuwe systeem implementeren willen allemaal weten wat de scope van de implementatie is. Heeft dit alleen gevolgen voor één team? Zal onboarding organisatiebreed zijn? Hoeveel processen worden beïnvloed?

Teams willen niet alleen weten waarom een nieuw systeem nodig is, maar ook hoe de implementatie eruit zou kunnen zien, hoe lang het zou kunnen duren en of het in lijn zal zijn met de waarde.

Staan de senior leidinggevenden erachter? 

De leidinggevenden van je organisatie moeten achter de implementatie staan. Belanghebbenden, partners en het management moeten de toepassing, de aanpak van onboarding en de waarde van het nieuwe systeem begrijpen. 

Leidinggevenden moeten begrijpen hoe je onboarding-strategie budgetten zal beïnvloeden en waar en wanneer rendement op investering kan worden gevonden. Dit alles moet worden beschreven in een duidelijk projectplan.

Click to read Increasing Excellence in IT with ERP (NL) 

Staat je IT-team erachter?

Om een nieuw IT-systeem succesvol te implementeren, moet het IT-team er zelf ook achter staan. Het is veel gemakkelijker om je plannen voor onboarding aan een IT-team over te brengen als de resultaten van de implementatie en de toepassing duidelijk zijn.

Als je team iets implementeert dat ze niet volledig begrijpen of waarvan ze het nut niet inzien, zal het implementatieproces niet waterdicht zijn. Een slechte implementatie kost geld en leidt tot een slechte invoering, dus zorg ervoor dat je IT-team er als eerste achter staat.

Welke middelen zijn nodig voor een succesvolle implementatie?

Een van de meest voorkomende redenen waarom een implementatie mislukt, is een gebrek aan de juiste middelen. Zonder het implementatieproces te definiëren krijg je niet de benodigde middelen voor een efficiënte en succesvolle implementatie. Of het nu gaat om het toegewezen budget, training, personeel of zelfs samenwerking met HR, dit moet vooraf worden gedefinieerd.

Wie is verantwoordelijk voor het implementatieproces? 

Het is belangrijk om te weten wie de verantwoordelijkheid neemt voor het implementatieproces. In de fase van de leveranciersselectie kan het nuttig zijn om te weten of de externe leverancier een rol zal spelen bij de implementatie. Als dit niet het geval is, moet je duidelijk maken aan  het management dat het succes van de implementatie afhangt van je organisatie.

Staat de eindgebruiker erachter?

Systeemimplementatie zal altijd mislukken als de eindgebruiker er niet achter staat. De eindgebruiker moet worden geïnformeerd over de waarde van de tool, hoe de onboarding eruit zal zien, hoe hun doelen kunnen veranderen en wat het verwachte invoeringsniveau is. Het is belangrijk om te begrijpen of de eindgebruiker een tool wil of nodig heeft voordat je probeert een tool te implementeren.

AI is met name een relevant voorbeeld omdat veel eindgebruikers van een AI-tool terughoudend kunnen zijn om deze tools te gebruiken zonder een transparant implementatieplan dat duidelijk wordt gecommuniceerd. Het is belangrijk dat gebruikers begrijpen hoe ze de tool effectief kunnen gebruiken en dat ze de organisatie niet blootstellen aan juridische problemen wanneer AI verkeerd wordt gebruikt.

Is je implementatieplan gecommuniceerd?

De meeste tools moeten worden geïmplementeerd om ze te kunnen gebruiken en te beheersen, maar als deze noodzaak niet wordt gecommuniceerd, zal de tool niet worden gebruikt. Implementatie zou geen verrassing moeten zijn, maar een duidelijke en vooraf gedefinieerde verantwoordelijkheid binnen een verandermanagementstrategie.

Het CIO/IT-team moet samenwerken om de waarde en wat wanneer van gebruikers wordt verwacht duidelijk te formuleren, zodat ongeïnformeerde gebruikers de onboarding-doelen niet laten ontsporen.

Hoe meet je succes?

Om succes te meten moet je eerst duidelijke resultaten hebben die je wilt bereiken, maar zonder een goed plan of methode om dit succes te meten zullen de werkelijke effecten van de implementatie moeilijk te controleren zijn.

Als je bijvoorbeeld de betrokkenheid van werknemers wilt vergroten, hoe ga je dat dan meten? Zul je vooraf gedefinieerde betrokkenheidscores gebruiken? Of misschien het aantal reacties op een interne enquête vergelijken met voorgaande jaren?

Hoe Unit4 voor een soepele onboarding-ervaring kan zorgen

Unit4 is ’in business for people’, en we werken met dienstverlenende organisaties zoals zakelijke dienstverlening, non-profit, hoger onderwijs en de publieke sector. In onze benadering van software ontwerp komen mensen op de eerste plaats.

Bij Unit4 noemen we deze benadering de People Experience. Het doel is het werk gemakkelijk en gebruiksvriendelijk te maken, zodat medewerkers betrokken en productief zijn, en de organisatie hun doelen bereikt. We passen software aan de manier waarop gebruikers willen werken aan en hopen je organisatie een toonaangevende gebruikerservaring te bieden.

People Experience strekt zich uit tot de manier waarop we implementatieprojecten uitvoeren. We werken zeer nauw samen met klanten, betrekken hen bij beslissingen en geven het implementatieproces handen en voeten. We dragen onze kennis aan je over, zodat je de software in de toekomst kunt beheren en intern kunt aanpassen aan veranderende omstandigheden.

Onze klanten hebben hun implementatie-ervaring beoordeeld op de onafhankelijke beoordelingssite Raven Intel, en Unit4 scoort consistent hoger dan het gemiddelde in de branche.

Onze Net Promoter Score (NPS) voor projectimplementatie is 8,3 tegenover een gemiddelde van 7,1 voor de branche. En we leveren ook 25 procent meer projecten op tijd op in vergelijking met de branche, en onze consultants scoren een indrukwekkende 4,2 uit 5.

Als je wil weten hoe Unit4's ERP-suite, uitgerust met oplossingen voor financiën, HCM, FP&A, en inkoop, je kunnen helpen de doelen te realiseren die je nodig hebt, kun je contact opnemen met onzeverkoop afdeling.