10 questions à poser lors du déploiement d’une nouvelle solution informatique

Dans ce blog, nous allons vous présenter quelques questions que vous devriez vous poser, à vous-même, à votre équipe de direction et à vos utilisateurs. Ainsi, vous pourrez vous assurer de l’adoption rapide de nouveaux outils, de l’établissement de priorités en matière de compétences et de la poursuite de vos tâches utiles, mais en mieux.

Les questions à se poser avant la mise en place d’un nouveau système

Le DSI, ses collaborateurs et la direction doivent tenir compte de nombreux facteurs lors du choix d’un fournisseur, de la définition de la portée d’un outil et de la définition de la notion de « valeur » lors de la mise en œuvre d’un nouveau logiciel ERP.

Voici quelques questions auxquelles il convient de répondre clairement avant d’entreprendre un plan de mise en œuvre d’un nouveau système.

1. Quels sont les résultats attendus par votre entreprise ?

Sans objectif prédéfini, la mise en œuvre est vaine. Vous essayez peut-être de remédier au désengagement,  de vous conformer à de nouvelles exigences réglementaires, ou de mettre en place des processus de planification financière plus aboutis. 

Par ailleurs, l’adoption d’un nouvel outil par les équipes et les cadres est difficilement envisageable sans un résultat précis que vous pouvez définir : moins de temps passé sur des tâches manuelles liées aux données, un meilleur taux d’engagement des employés ou une meilleure expérience utilisateur.

2. Quel est le coût de l’inaction ?

Comprendre le coût de l’inaction et pouvoir évaluer combien vous coûte votre processus actuel, en termes de productivité et d’argent, sont des éléments essentiels lorsqu’il s’agit de définir la valeur de la modification d’un processus. 

En définissant les conséquences de la poursuite de l’utilisation des systèmes existants, les arguments en faveur de la mise en œuvre d’un nouveau système apparaissent sans équivoque. À titre d’exemple, avec 30 ETP travaillant en moyenne 38 heures par mois, à 37 000 € par collaborateur, une amélioration de l’efficacité de 25 % se traduira par une économie de 63 000 € par an, soit un gain de temps de 10 heures par mois pour les collaborateurs.

3. Quelle est le champ d’application du nouveau système ?

Les parties prenantes, les utilisateurs et les équipes chargées de la mise en œuvre du nouveau système souhaiteront tous connaître sa portée. Celle-ci ne concernera-t-elle qu’une seule équipe ? L’intégration se fera-t-elle à l’échelle de l’entreprise ? Combien de processus seront concernés ?

Les équipes désirent non seulement comprendre les raisons pour lesquelles un nouveau système est nécessaire, mais aussi à quoi pourrait ressembler la mise en œuvre, combien de temps elle pourrait prendre, et si elle va permettre de dégager de la valeur.

4. L’équipe dirigeante est-elle convaincue ? 

Les dirigeants de votre entreprise se doivent d’adhérer au projet. Les parties prenantes, les partenaires et les membres de la direction ont besoin de comprendre le cas d’utilisation, l’approche d’intégration et la valeur du nouveau système. 

La direction doit comprendre comment votre stratégie d’intégration affectera les budgets, et où et quand le retour sur investissement sera assuré. Tout ceci doit être décrit dans un plan de projet clair.

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5. Votre équipe informatique est-elle convaincue ?

Pour réussir la mise en œuvre d’un nouveau système informatique, l’équipe informatique doit elle-même être acquise à la cause. Lorsque les résultats de la mise en œuvre et les cas d’utilisation sont clairs, il est beaucoup plus facile de communiquer vos plans d’intégration à l’équipe informatique.

Si votre équipe met en œuvre un système qu’elle ne comprend pas entièrement ou dont elle ne voit pas l’utilité, le processus de mise en œuvre ne sera pas infaillible. Une mauvaise mise en œuvre coûtera de l’argent et aboutira à une mauvaise adoption, il faut donc s’assurer que votre équipe informatique adhère d’abord au projet.

6. Quelles sont les ressources nécessaires à une mise en œuvre réussie ?

L’une des raisons les plus fréquentes de l’échec d’une mise en œuvre réside dans le manque de ressources appropriées. Si vous ne définissez pas le processus de mise en œuvre, vous ne disposerez pas des ressources nécessaires à une mise en œuvre fructueuse et rapide. Il convient de prédéfinir le budget alloué, la formation, le personnel ou même la collaboration avec les RH.

7. Qui sera responsable du processus de mise en œuvre ? 

Il est primordial de déterminer qui assume la responsabilité du processus de mise en œuvre. Lors de la phase de sélection du fournisseur, il peut être utile de savoir si le fournisseur tiers aura un rôle à jouer dans la mise en œuvre. Dans le cas contraire, vous devez indiquer clairement à la direction que la réussite de la mise en œuvre incombera à votre entreprise.

8. L’utilisateur final est-il d’accord ?

La mise en œuvre d’un système sera toujours vouée à l’échec si l’utilisateur final n’est pas impliqué. L’utilisateur final doit être informé de la valeur des outils, de la manière dont se déroulera l’intégration, de l’évolution possible de ses objectifs et du niveau d’adoption attendu. Avant de tenter la mise en œuvre d’un outil, il est important de comprendre si l’utilisateur final en a besoin ou s’il le souhaite.

L’IA en est un exemple frappant, car de nombreux utilisateurs finaux d’un outil d’IA peuvent hésiter à adopter ces outils sans un plan de mise en œuvre transparent et clairement communiqué. Il est essentiel que les utilisateurs sachent comment utiliser efficacement l’outil et qu’ils n’exposent pas leur entreprise à des problèmes juridiques en cas d’utilisation inappropriée de l’IA.

9. Votre plan de mise en œuvre a-t-il été communiqué ?

La plupart des outils exigent une mise en œuvre en vue de leur adoption et de leur maîtrise, mais si cette condition n’est pas communiquée, alors l’outil ne sera pas adopté. La mise en œuvre ne doit pas être perçue comme une surprise, mais comme une responsabilité claire et prédéfinie dans le cadre d’une stratégie de gestion du changement.

Le DSI et l’équipe informatique doivent œuvrer de concert pour définir clairement la valeur de l’outil et ce que l’on attend des utilisateurs et à quel moment, afin d’éviter que des utilisateurs isolés ne fassent dérailler les objectifs d’intégration.

10. Comment allez-vous mesurer le succès ?

Afin de mesurer le succès, vous devez d’abord établir clairement les résultats que vous souhaitez atteindre, mais sans un plan ou une méthode appropriés permettant cette mesure, il sera difficile de déterminer les effets concrets de la mise en œuvre.

Par exemple, si vous souhaitez accroître l’engagement des collaborateurs , comment allez-vous le mesurer ? Utiliserez-vous des scores d’engagement prédéfinis ? Ou peut-être allez-vous comparer le nombre de réponses obtenues lors d’une enquête interne par rapport aux années précédentes ?

Comment Unit4 peut assurer une expérience d’intégration optimale

Unit4 est au service des personnes, et nous travaillons avec des clients dans des secteurs orientés utilisateurs tels que le secteur tertiaire, les organisations à but non lucratif, et le secteur public. Notre approche de la conception de logiciels place les utilisateurs au premier plan.

Chez Unit4, nous appelons cette approche l’expérience des individus. Elle a pour but de simplifier le travail et de le rendre intuitif afin que vos collaborateurs soient engagés et productifs, tout en permettant à votre entreprise d’atteindre ses objectifs. Nous concevons les logiciels en fonction du mode de travail souhaité par les utilisateurs et nous espérons offrir à votre entreprise une expérience utilisateur de premier ordre.

L’expérience collaborateurs se reflète dans la manière dont nous gérons les projets de mise en œuvre. Nous travaillons en étroite collaboration avec nos clients, en les impliquant dans les décisions et en leur conférant la maîtrise du processus de mise en œuvre. Nous vous transmettons nos connaissances afin que vous puissiez exploiter le logiciel à l’avenir et l’adapter à l’évolution de votre situation en interne.

Nos clients ont évalué leur expérience de déploiement par le biais du site indépendant d’évaluation par les pairs, Raven Intel, et Unit4 obtient systématiquement des notes supérieures à la moyenne du secteur.

Notre Net Promoter Score (NPS) pour le déploiement de projets est de 8,3 tandis que la moyenne de l’industrie est de 7,1. Nous fournissons par ailleurs 25 % de projets en plus dans les délais en comparaison avec le secteur, et nos consultants obtiennent une note remarquable de 4,2 sur 5.

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