Diese 10 Fragen müssen Sie sich bei der Implementierung einer neuen IT-Lösung stellen

Bei jeder neuen System- oder ERP-Implementierung müssen Sie die richtigen Fragen stellen, unabhängig davon, ob es sich um eine Einzellösung oder ein ganzes ERP-System handelt.

In diesem Blog finden Sie einige dieser Fragen, mit denen Sie selbst, Ihr Führungsteam und Ihre Nutzer*innen sich auseinandersetzen sollten. So sorgen Sie dafür, dass die Einführung neuer Tools zügig vonstattengeht, Kompetenzen priorisiert werden und Sie Ihre wertvolle Arbeit fortsetzen können – aber eben besser.

Fragen, die Sie vor der Implementierung eines neuen Systems stellen sollten

Es gibt viele Überlegungen, die der CIO, sein Team und der Vorstand berücksichtigen müssen, wenn sie einen Anbieter auswählen, den Umfang eines Tools festlegen und definieren, was genau „Mehrwert“ bei der Implementierung eines neuen ERP-Systems bedeutet.

Vor der Implementierung eines neuen Systems sollten Sie klare Antworten auf die folgenden Fragen haben.

1. Welches Ergebnis strebt Ihr Unternehmen an?

Ohne ein vorab definiertes Ziel ist die Implementierung sinnlos. Möglicherweise versuchen Sie, unmotivierte Mitarbeitende wieder zu begeistern,neue Compliance-Vorschriften zu erfüllen oder ausgereiftere Finanzplanungsprozesse umzusetzen.

Hinzu kommt, dass es schwierig ist, Teams und Führungskräfte von einem neuen Tool zu überzeugen, wenn Sie kein klares Ziel definieren können – sei es weniger Zeitaufwand für manuelle Datenaufgaben, höhere Werte für die Mitarbeitermotivation oder eine optimierte Benutzererfahrung.

2. Was sind die Kosten des Nichthandelns?

Beim Definieren des Mehrwerts einer Prozessänderung ist es wichtig, dass Ihnen die Kosten des Nichthandelns bewusst sind und Sie messen können, was Ihr aktueller Prozess Sie kostet, und zwar sowohl in Bezug auf die Produktivität als auch finanziell.

Indem Sie die Konsequenzen der weiteren Nutzung von Legacy-Systemen definieren, wird der Grund für die Implementierung eines neuen Systems deutlich. Bei 30 Vollzeitarbeitskräften, die im Durchschnitt 38 Stunden pro Monat arbeiten, und Kosten von 37.000 $ pro Mitarbeiter*in führt eine Effizienzsteigerung von 25 % zu Einsparungen von 63.000 $ pro Jahr und spart den Mitarbeitenden 10 Stunden pro Monat.

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3. Was ist der Umfang des neuen Systems?

Stakeholder, Nutzer*innen und die Teams, die das neue System implementieren, werden alle mehr über den Umfang der Implementierung erfahren wollen. Betrifft sie nur ein einziges Team? Erfolgt das Onboarding unternehmensweit? Wie viele Prozesse sind betroffen?

Die Teams wollen nicht nur wissen, warum ein neues System benötigt wird, sondern auch, wie die Implementierung aussehen könnte, wie lange sie dauert und ob sie auf die Schaffung von Mehrwert ausgerichtet ist.

4. Ist das Führungsteam mit an Bord?

Die Unterstützung der Führungskräfte Ihres Unternehmens muss gesichert sein. Stakeholder, Partner und das Führungsteam müssen den Anwendungsfall, den Onboarding-Ansatz und den Wert des neuen Systems nachvollziehen können.

Das Führungsteam muss verstehen, wie sich die Onboarding-Strategie auf die Budgets auswirkt und wo und wann eine Rendite erzielt wird. All dies muss in einem übersichtlichen Projektplan dargelegt werden.

5. Ist Ihr IT-Team mit an Bord?

Um ein neues IT-System erfolgreich zu implementieren, muss die Unterstützung des IT-Teams gesichert sein. Die Einführungspläne lassen sich dem IT-Team viel leichter vermitteln, wenn die Ergebnisse der Implementierung und der Anwendungsfall klar sind.

Wenn Ihr Team etwas einführt, das es nicht vollständig versteht oder dessen Nutzen es nicht sieht, ist der Implementierungsprozess nicht hieb- und stichfest. Eine unzulängliche Implementierung kostet Geld und beeinträchtigt die Akzeptanz durch die Nutzer*innen. Stellen Sie daher [1}zunächst{2] sicher, dass Ihr IT-Team an Bord ist.

6. Welche Ressourcen werden für eine erfolgreiche Implementierung benötigt?

Einer der häufigsten Gründe für das Scheitern einer Implementierung ist der Mangel an geeigneten Ressourcen. Wenn Sie den Implementierungsprozess nicht definieren, erhalten Sie nicht die erforderlichen Ressourcen für eine gezielte und erfolgreiche Implementierung. Ganz gleich, ob es sich dabei um ein zugewiesenes Budget, Schulungen, Personal oder sogar die Zusammenarbeit mit der Personalabteilung handelt – alles muss im Voraus festgelegt werden.

7. Wer leitet den Implementierungsprozess?

Es ist wichtig zu wissen, wer die Verantwortung für den Implementierungsprozess übernimmt. In der Phase der Anbieterauswahl sollte geklärt werden, ob der Drittanbieter an der Implementierung beteiligt sein wird. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie der Unternehmensleitung gegenüber verdeutlichen, dass die Verantwortung für den Erfolg der Implementierung bei Ihrem Unternehmen liegt.

8. Sind die Endnutzer*innen mit an Bord?

Eine Systemimplementierung ist von vornherein zum Scheitern verurteilt, wenn die Endnutzer*innen nicht mitziehen. Die Endnutzer*innen müssen über die Vorteile des Tools, das geplante Onboarding, mögliche Änderungen ihrer Ziele und die erwartete Akzeptanz informiert werden. Bevor Sie ein neues Tool implementieren, müssen Sie außerdem wissen, ob die Endnutzer*innen dieses Tool wünschen oder brauchen.

KI ist hier ein relevantes Beispiel, da viele Endnutzer*innen möglicherweise zögern, ein KI-Tool ohne einen transparenten, klar kommunizierten Implementierungsplan zu nutzen. Die Nutzer*innen müssen verstehen, wie sie das Tool effektiv einsetzen können, ohne das Unternehmen durch missbräuchliche Verwendung der KI in rechtliche Schwierigkeiten zu bringen.

9. Wurde Ihr Implementierungsplan kommuniziert?

Die meisten Tools erfordern eine Einarbeitung, damit sie angenommen und genutzt werden können. Wird dies nicht kommuniziert, nehmen Nutzer*innen das Tool nicht an. Die Implementierung sollte keine Überraschung sein, sondern eine klare und vorab definierte Aufgabe in einer Change-Management-Strategie.

Der CIO und das IT-Team sollten zusammenarbeiten, um den Wert und die Erwartungen an die Nutzer*innen klar zu formulieren, damit die Onboarding-Ziele nicht aufgrund unwissender Nutzer*innen verfehlt werden.

10. Wie messen Sie den Erfolg?

Um den Erfolg zu messen, müssen Sie zunächst [1}[2}klare Ziele vor Augen haben{3]{4], die Sie erreichen möchten. Ohne einen geeigneten Plan oder eine Methode zur Messung des Erfolgs lassen sich die tatsächlichen Auswirkungen der Implementierung jedoch nur schwer erfassen.

https://www.unit4.com/blog/value-vs-price-understanding-value-and-outcomes-saas-erpWie messen Sie beispielsweise, ob es Ihnen gelungen ist, die Mitarbeitermotivation zu steigern? Verwenden Sie eine vorab definierte Bewertung für die Motivation? Oder vergleichen Sie die Anzahl der Antworten auf eine interne Umfrage mit den in vorherigen Umfragen erhaltenen Antworten?

Wie Unit4 ein reibungsloses Onboarding-Erlebnis bietet

Für Unit4 stehen die Nutzer*innen unserer Lösungen immer an erster Stelle, und wir arbeiten mit Kunden aus mitarbeiterorientierten Branchen wie professionelle Dienstleistungen, Nonprofits und dem öffentlichen Sektor. Bei unserem Ansatz zur Softwareentwicklung steht der Mensch im Mittelpunkt.

Bei Unit4 nennen wir diesen Ansatz die People Experience. Er zielt darauf ab, die Arbeit einfach und intuitiv zu gestalten, damit Ihre Mitarbeitenden engagiert und produktiv sind und Ihr Unternehmen seine Ziele erreicht. Wir passen die Software an die Arbeitsweise der Nutzer*innen an und hoffen, Ihrem Unternehmen eine branchenführende Benutzererfahrung zu bieten.

Die People Experience findet sich auch in der Art und Weise, wie wir Implementierungsprojekte durchführen, wieder. Wir arbeiten sehr eng mit den Kunden zusammen, beziehen sie in die Entscheidungen ein und unterstützen den Implementierungsprozess. Wir geben unser Wissen an Sie weiter, damit Sie die Software in Zukunft verwalten und schnell an veränderte Umstände anpassen können.

Unsere Kunden haben ihre Erfahrungen mit der Implementierung auf der unabhängigen Peer-Review-Website Raven Intel bewertet. Das Ergebnis: Unit4 schneidet durchweg besser ab als der Branchendurchschnitt.

Unser Net Promoter Score (NPS) für die Projektumsetzung liegt bei 8,3 gegenüber einem Durchschnitt von 7,1 in der Branche. Außerdem liefern wir im Vergleich zur Branche 25 Prozent mehr Projekte fristgerecht ab, und unsere Berater erhalten eine beeindruckende Bewertung von 4,2 von 5 Punkten.

Um zu erfahren, wie sich die ERP-Suite von Unit4 in Financials-, HCM-, FP&A- und Beschaffungslösungen einfügt und Ihnen hilft, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, sprechen Sie noch heute mit dem Vertrieb.