Fem skäl till att Excel inte längre är ett lämpligt verktyg för finansiella planering (FP&A)

Nyligen diskuterade jag BARC:s senaste rapport om Unit4 FP&A på ett webbinarium tillsammans med med Stefan Sexl från BARC och Michael Lengenfelder från Unit4. Där förklarar vi varför Unit4 FP&A är ett bättre val än Excel och varför våra kunder väljer vår lösning framför andra liknande lösningar.

I denna blogg sammanfattas rapporten samt varför moderna organisationer bör överge Excel för att förbli konkurrenskraftiga och effektiva. Missa inte chansen att ta reda på hur ni kan förändra er process för finansiell planering och analys med Unit4 Cloud FP&A.

1. Excel är ett hinder för samarbete

Excel hindrar samarbete på två områden, inom en ekonomiavdelning och med andra avdelningar. Båda formerna av samarbete är nödvändiga, inte bara för att säkerställa en effektiv verksamhet, utan också för att fatta välgrundade, strategiska beslut.

För det första tillåter inte Excel att flera teammedlemmar har åtkomst till ett kalkylblad samtidigt. Detta kan skapa utmaningar med versionskontroll eller isolerade data med avvikelser. Korrekta data är avgörande för ekonomifunktionens arbete, och när system leder till fel bör de omprövas.

För det andra kan Excel leda till en fragmentering av ekonomifunktionen. Ett molnbaserat FP&A-verktyg kan skapa en gemensam datakälla, snarare än datasilos, så att ekonomifunktionen kan integrera med andra avdelnings- och verksamhetsdata. 

2. Excel har begränsad kapacitet för datahantering

Excel är inte bra för att hantera stora mängder data eftersom det inte är en databas. När en organisation växer och har större krav på dataanalys kommer Excel återigen att komma till korta. När kraven på dataanalys ökar och organisationen växer måste noggrannhet och effektivitet prioriteras, och det är tydligt att Excel inte kommer att kunna uppfylla dessa behov.

Moderna FP&A-lösningar kan också erbjuda automatiska rapporter med hjälp av AI. Budgetar kan till och med uppdateras i realtid, vilket gör att ekonomifunktionen kan vara både strategisk och korrekt. När datamängderna växer kan Excel få problem med även den mest grundläggande datahanteringen.

Denna helhetssyn på verksamhetsdata möjliggör bättre prognoser och mer omfattande analyser i rapporter. Forskning visar att en modern ekonomifunktion bör vara strategisk och inte bara stödjande. Excel motverkar denna helhetssyn på ekonomi och bredare strategiska analyser.

Click to read FP&A product brochure gated

3. Tiden det tar att konsolidera data ökar avsevärt med Excel

Som vi nämnde är effektivitet och noggrannhet avgörande för en framgångsrik ekonomifunktion. Om grundläggande datainmatning tar upp större delen av ekonomiavdelningens arbetstid kan det hindra strategiska arbetsuppgifter som prognoser och rapportering, för att inte tala om analys.

Tänk på att Excel är ett enkelt kalkylbladsprogram, vilket innebär att det mesta av arbetet ligger på användaren. Idag utnyttjar många moderna FP&A-verktyg modern teknologi som AI och automatisering för att göra arbetsuppgifter snabba, enkla och korrekta, och till och med erbjuda andra funktioner utöver detta.

Med en global brist på kvalificerade revisorer måste vi utnyttja våra nuvarande resurser bättre, och att helt enkelt anställa fler revisorer är inte en effektiv lösning, eller ens möjligt på den nuvarande arbetsmarknaden.

Dessutom förväntar sig dagens topptalanger avancerade funktioner från den programvara de använder, och det kan vara svårt att locka nya medarbetare med grundläggande datainmatningsuppgifter.

4. Excel har begränsade rapporteringsmöjligheter

Möjligheten att samarbeta i ett ekonomiteam hämmas tydligt med Excel, och detta är ännu tydligare i dess begränsade rapporteringsfunktion. Andra team i en organisation behöver realtidsrapportering om ekonomin för till exempel budgetar, och även försäljningsmöjligheter kan gå förlorade på grund av långsamma databehandlingstider.

Att skapa rapporter från Excel är redan tidskrävande, men i kombination med redan tidskrävande datainmatningsuppgifter är det svårt att säkerställa att rapporterna är insiktsfulla eller ens korrekta.

Dessutom kan moderna FP&A-verktyg skapa automatiska rapporter med intelligent AI och till och med uppdatera budgetar i realtid, vilket ger ekonomifunktionen möjlighet att vara både strategisk och korrekt. 

5. Excel kan skapa säkerhetsproblem

Även om noggrannhet och effektivitet är avgörande för framgång, undergrävs hela processen utan säkra system.

Excel är utformat för enskilda användare, så för att andra nyckelpersoner i ett team ska få tillgång till samma kalkylblad måste länkar ständigt delas, vilket är en stor risk. 

Excel-filer lagras ofta på enskilda datorer, vilket kan leda till både säkerhets- och kontrollproblem. Excel-filer kan lätt delas, vilket kan leda till dataintrång och andra säkerhetsrisker. FP&A-verktyg i molnet är ofta säkrade genom molnservrar som skyddar informationen. 

Så kan Unit4 hjälpa er att ersätta Excel med en modern FP&A-lösning

Det är tydligt att Excel inte längre är kompatibelt med det moderna arbetslivet. Verktyget säkrar inte er data, skapar problem med arbetsflödet och är inte utformat för samarbete.

Unit4:s integrerade och molnbaserade FP&A-lösning kan lösa dessa problem, säkra er data, möjliggöra effektivt samarbete inom organisationen och automatisera manuella datainmatning.

Kontakta en av våra experter för att ta reda på mer om vår FP&A-lösning. Du kan också läsa mer om varför det oberoende analysföretaget BARC har rankat vår lösning bland de tre bästa när det gäller kundnöjdhet.