Warum Excel kein geeignetes FP&A-Tool mehr für moderne Organisationen ist
Agilität und Genauigkeit in der Finanzplanung und -analyse (FP&A) sind nicht nur wünschenswerte Eigenschaften, sondern unerlässlich für das Überleben und das Wachstum.
Dennoch verlassen sich viele Organisationen immer noch auf veraltete Tools wie Excel für ihre FP&A-Prozesse, was ihre Fähigkeit zur Anpassung und zum Erfolg erheblich beeinträchtigen kann.
In einem kürzlich stattgefundenen Webinar mit dem Titel "Warum ist Excel kein geeignetes FP&A-Tool mehr für moderne Organisationen?" diskutierten Experten die Einschränkungen von Excel und die dringende Notwendigkeit für einen moderneren Ansatz zur Finanzplanung und -analyse.
In diesem Webinar diskutieren Stefan Sexl, Analyst und BARC Fellow, Oliver Sullivin, Sales Growth Director für Unit4 FP&A, und Michael Lengenfelder, Leiter Produktmanagement FP&A, Legacy-Spreadsheet-Technologie, einschließlich ernsthafter Probleme wie den Verlust des Überblicks über die Versionen, die Arbeit mit veralteten oder ungenauen Daten und das Verpassen von Chancen zur Nutzung fortschrittlicher Analytik und Integration aus anderen Datenquellen.
Hier sind die Höhepunkte und Erkenntnisse aus dem Webinar.
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Die Nachteile von Excel
Excel war lange Zeit das Standardwerkzeug für FP&A aufgrund seiner Vertrautheit, Flexibilität und Zugänglichkeit. Doch mit der Entwicklung von Unternehmen und der zunehmenden Datenkomplexität werden die Nachteile von Excel immer offensichtlicher, da es im Wesentlichen ein persönliches Produktivitätstool ist.
Eine der Hauptprobleme von Excel ist seine Anfälligkeit für potenzielle Fehler, insbesondere beim Umgang mit großen Datensätzen und komplexen Berechnungen oder Formeln. Manuelle Dateneingabe in verschiedene Versionen von Dateien kann zu ungenauen Prognosen und Berichten führen, was die Glaubwürdigkeit der Finanzanalyse und -entscheidungsfindung untergräbt.
Excel fehlen die kollaborativen Funktionen und Echtzeitfähigkeiten, die für moderne Finanzplanungs- und -analyseprozesse erforderlich sind. Finanzteams müssen nahtlos über Abteilungen und Standorte hinweg zusammenarbeiten, um Echtzeiteinblicke und Daten zu teilen. Die statische Natur von Excel macht die Zusammenarbeit schwierig und führt oft zu Versionskontrollproblemen, was zu Verwirrung und Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung führt.
Ein weiteres wichtiges Problem bei Excel ist seine begrenzte Fähigkeit zur Handhabung fortschrittlicher Analytik und Vorhersagemodellierung. Da Unternehmen versuchen, sich durch datengesteuerte Erkenntnisse einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, benötigen sie anspruchsvolle Tools, um historische Daten zu analysieren, Trends zu identifizieren und die zukünftige Leistung genau vorherzusagen.
Die grundlegenden analytischen Fähigkeiten von Excel reichen in dieser Hinsicht nicht aus, so dass Finanzteams auf manuelle Workarounds zurückgreifen oder in zusätzliche Softwarelösungen investieren müssen, was den FP&A-Prozess weiter kompliziert.
Die fehlende Integration von Excel mit anderen Systemen verschärft das Problem, da manuelle Datenimporte und -exporte erforderlich sind, die zeitaufwendig und fehleranfällig sind.
Also, was ist die Lösung?
Moderne FP&A-Lösungen integrieren sich nahtlos in ERP-Systeme, CRM-Plattformen und andere Geschäftsanwendungen. Diese Lösungen ermöglichen es Finanzteams, Echtzeitdaten aus mehreren Quellen abzurufen und ihre Analyseprozesse zu optimieren.
Die Experten im Webinar betonten die Notwendigkeit für moderne Organisationen, sich dedizierten FP&A-Softwarelösungen anzuschließen, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Diese Lösungen bieten erweiterte Funktionen wie automatisierte Datenkonsolidierung, Szenariomodellierung, prädiktive Analytik und interaktive Dashboards, die Finanzteams befähigen, schnell und effizient handlungsfähige Erkenntnisse zu generieren.
Moderne FP&A-Software wurde unter Berücksichtigung der Zusammenarbeit entwickelt und ermöglicht es Finanzfachleuten, nahtlos zusammenzuarbeiten, unabhängig von ihrem Standort. Cloud-basierte Plattformen erleichtern die Echtzeit-Zusammenarbeit und stellen sicher, dass jeder Zugriff auf die neuesten Daten und Erkenntnisse hat, was die Entscheidungsfindung verbessert und die Geschäftsleistung vorantreibt.
Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse
Die Einschränkungen von Excel für FP&A: Excel ist kein ideales Werkzeug für die Finanzplanung und -analyse in modernen Organisationen aufgrund seiner Einschränkungen wie Versionierung, mangelnde Sicherheit, Ressourcenintensität und Schwierigkeiten, bei Zeitbeschränkungen agil Änderungen vorzunehmen.
Verantwortungsprobleme: Die mangelnde Verantwortlichkeit und Transparenz von Excel können zu erheblichen Fehlern führen, wie ein Beispiel aus Österreich zeigt, wo ein Excel-Fehler dazu führte, dass die falsche Person zum Gewinner einer Wahl zum Parteivorsitz erklärt wurde.
Fortgesetzte Nutzung: Trotz des Anstiegs der Nutzung spezialisierter Planungsprodukte verwenden immer noch eine beträchtliche Anzahl von Unternehmen (23 %) häufig Excel für Planung und Budgetierung, wobei die Nutzung bei Endbenutzern, die Daten liefern müssen, höher ist (48-60 %).
Excel und rückständige Unternehmen: Unternehmen, die Excel für ihre Planungsanforderungen verwenden, sind wahrscheinlicher "Nachzügler" oder hinken in ihren Planungsprozessen hinterher.
Auswahl einer FP&A-Lösung: Die Referenten betonten die Bedeutung funktionaler Kriterien bei der Auswahl einer FP&A-Lösung. Sie wiesen auf einen Trend zur Prognose statt zur Planung hin, der weniger komplexe Datenbanken und mehr Funktionalität, Szenarien und Simulationen erfordert.
Excel vs. dedizierte FP&A: Obwohl Excel als kostengünstig angesehen wird, hat es Schwächen in Bereichen wie der Erhöhung der Transparenz in der Planung, der Reduzierung von Ressourcen für die Planung und der Verbesserung der Integration von Planung und Berichterstattung. Die Vorteile eines Wechsels zu einer dedizierten FP&A-Lösung umfassen sowohl greifbare Aspekte wie reduzierte Ressourcenanforderungen und verbessertes Prozessmanagement als auch immaterielle Aspekte wie bessere Geschäftsentscheidungen und Vertrauen in Ihre Daten.
"Während Excel ein nützliches Werkzeug für bestimmte Aufgaben ist, ist es nicht geeignet als Kern-Datenbank für einen Planungsprozess. Seine Einschränkungen wie mangelnde Sicherheit, Ressourcenintensität und Schwierigkeiten bei Änderungen können langfristig zu erheblichen Problemen führen. Unternehmen, die stark auf Excel für ihre Planungsanforderungen angewiesen sind, sind wahrscheinlicher rückständig in Bezug auf ihre Planungsprozesse. Die Bedeutung funktionaler Kriterien bei der Auswahl einer FP&A-Lösung kann nicht genug betont werden."
Abschließende Gedanken
Obwohl Excel seit Jahrzehnten ein wichtiges Werkzeug für die Finanzplanung und -analyse ist, werden seine Einschränkungen zunehmend offensichtlich. Moderne Organisationen müssen die Bedeutung der Einführung dedizierter FP&A-Software erkennen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von genauen, rechtzeitigen Daten zu treffen.
Durch die Annahme von Innovationen und Investitionen in die richtigen Tools können Finanzteams ihre FP&A-Prozesse transformieren und das Unternehmenswachstum und den Erfolg vorantreiben.
Wie Unit4 Ihrer Organisation helfen kann
Die Unit4 FP&A-Software ermöglicht es Ihnen, genaue Prognosen zu erstellen, effizient zu modellieren und sich schnell durch die Unsicherheiten der Finanzplanung und -analyse zu navigieren.
Durch verbesserte Zusammenarbeit und rechtzeitige datengesteuerte Entscheidungen können Sie sich von der Komplexität und der übermäßigen Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen befreien. Dies ermöglicht eine bessere Integration von Strategie und Betrieb und bietet größere Geschäftseinblicke.
Hier finden Sie weitere Informationen zu unserem Lösungsangebot, und Sie können das vollständige Webinar hier ansehen.
