Pourquoi Excel n'est plus un outil de FP&A adapté aux entreprises modernes

Dans un récent webinar intitulé « Pourquoi Excel n'est-il plus un outil de FP&A adapté aux entreprises modernes ? », des experts ont échangé sur les limitations d'Excel et du besoin urgent d'une approche plus moderne de la planification et de l'analyse financières. 

Dans ce webinar, Stefan Sexl, analyste et membre de BARC, Oliver Sullivin, FP&A Growth Director chez Unit, et Michael Lengenfelder, Head of FP&A Product Management, discutent de la technologie obsolète des feuilles de calcul, y compris des problèmes graves tels que la perte de l'historique des versions, l'utilisation de données obsolètes ou inexactes, et les occasions manquées de tirer parti d'analyses avancées et de l'intégration d'autres sources de données. 

Voici les points saillants et les conclusions du webinar. 

Les lacunes d'Excel 

Excel a longtemps été l'outil de prédilection pour la FP&A en raison de sa familiarité, de sa flexibilité et de son accessibilité. Cependant, à mesure que les entreprises évoluent et que la complexité des données augmente, les lacunes d'Excel deviennent de plus en plus apparentes, puisqu'il s'agit essentiellement d'un outil de productivité personnelle. 

L'un des principaux défis d'Excel est sa susceptibilité aux erreurs potentielles, en particulier lorsqu'il s'agit de grands ensembles de données et de calculs ou de formules complexes. La saisie manuelle de données dans différentes versions de fichiers peut conduire à des prévisions et des rapports inexacts, ce qui nuit à la crédibilité de l'analyse financière et à la prise de décisions. 

Excel ne dispose pas des fonctionnalités collaboratives et des capacités en temps réel nécessaires aux processus modernes de planification et d'analyse financières. Les équipes financières doivent collaborer de manière transparente entre les différents services et sites, en partageant des informations et des données en temps réel. La nature statique d'Excel rend la collaboration difficile et entraîne souvent des problèmes de contrôle des versions, ce qui conduit à la confusion et aux retards dans la prise de décision. 

Un autre problème critique d'Excel est sa capacité limitée à gérer des analyses avancées et des modèles prédictifs. Alors que les entreprises s'efforcent d'obtenir un avantage concurrentiel grâce à des informations basées sur les données, elles ont besoin d'outils sophistiqués pour analyser les données historiques, identifier les tendances et prévoir avec précision les performances futures. 

Les capacités d'analyse de base d'Excel sont insuffisantes à cet égard, obligeant les équipes financières à recourir à des solutions de contournement manuelles ou à investir dans des logiciels supplémentaires, ce qui complique encore le processus de FP&A. 

Le manque d'intégration d'Excel avec d'autres systèmes exacerbe le problème, nécessitant des imports et des exports de données manuels, qui prennent du temps et sont sujets aux erreurs. 

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Alors, quelle est la solution ? 

Les solutions modernes de FP&A s'intègrent parfaitement aux ERP, aux plateformes CRM et à d'autres applications d'entreprise. Ces solutions permettent aux équipes financières d'accéder à des données en temps réel provenant de sources multiples et de rationaliser leurs processus d'analyse. 

Les experts ont souligné la nécessité pour les entreprises modernes d'adopter des logiciels dédiés à la FP&A et adaptés à leurs besoins spécifiques. Ces solutions offrent des fonctionnalités avancées telles que la consolidation automatisée des données, la modélisation de scénarios, l'analyse prédictive et les tableaux de bord interactifs, permettant aux équipes financières de générer des informations exploitables rapidement et efficacement. 

Les logiciels modernes de FP&A sont conçus pour favoriser la collaboration, permettant aux professionnels de la finance de travailler ensemble de manière transparente, quel que soit leur emplacement. Les plateformes Cloud facilitent la collaboration en temps réel, garantissant à chacun un accès aux données et aux informations les plus récentes, ce qui améliore la prise de décision et stimule les performances de l'entreprise. 

Résumé des points clés à retenir 

• Limites d'Excel pour la FP&A : Excel n'est pas un outil idéal pour l’élaboration budgétaire et le pilotage de la performance dans les entreprises modernes en raison de ses limitations, telles que la gestion des versions, le manque de sécurité, la forte consommation de ressources et la difficulté à apporter des modifications avec agilité en cas de délais. 
• Problèmes de responsabilité : le manque de responsabilité et de transparence d'Excel peut conduire à des erreurs importantes, comme le montre l'exemple de l'Autriche, où une erreur Excel a conduit à la déclaration d'une mauvaise personne comme vainqueur de l'élection à la direction d'un parti politique. 
• Utilisation persistante : malgré l'augmentation de l'utilisation de produits de planification spécialisés, un nombre important d'entreprises (23 %) utilisent encore fréquemment Excel pour la planification et la budgétisation, l'utilisation étant plus élevée chez les utilisateurs finaux qui doivent fournir des données (48-60 %). 
• Excel et les entreprises à la traîne : les entreprises qui utilisent Excel pour leurs besoins de planification sont plus susceptibles d'être à la traîne ou d'avoir des processus de planification en retard. 
• Sélection d'une solution de FP&A : les intervenants ont souligné l'importance des critères fonctionnels dans le choix d'une solution de FP&A. Ils ont constaté une tendance à la prévision plutôt qu'à la planification, ce qui nécessite des bases de données moins complexes et davantage de fonctionnalités, de scénarios et de simulations. 
• Excel vs. solution FP&A : bien qu'Excel soit considéré comme rentable, il présente des lacunes dans des domaines tels que l'amélioration de la transparence de la planification, la réduction des ressources nécessaires à la planification et l'amélioration de l'intégration de la planification aux rapports. Les avantages du passage à une solution de FP&A dédiée comprennent à la fois des aspects tangibles, tels que la réduction des besoins en ressources et l'amélioration de la gestion des processus, et des aspects intangibles, tels que la prise de meilleures décisions commerciales et la confiance dans vos données. 

« Bien qu'Excel soit un outil utile pour certaines tâches, il ne convient pas comme base de données principale pour un processus de planification. Ses limitations, telles que le manque de sécurité, la forte consommation de ressources et la difficulté à apporter des modifications, peuvent entraîner des problèmes importants à long terme. Les entreprises qui s'appuient fortement sur Excel pour leurs besoins de planification sont plus susceptibles d'être à la traîne en termes de processus de planification. On ne soulignera jamais assez l'importance des critères fonctionnels dans le choix d'une solution de FP&A. » 

Conclusion 

Si Excel est un outil de planification et d'analyse financière de base depuis des décennies, ses limites deviennent de plus en plus apparentes. Les entreprises modernes doivent reconnaître l'importance d'adopter des logiciels dédiés à la FP&A pour rester compétitives et prendre des décisions éclairées basées sur des données précises et récentes. 

En adoptant l'innovation et en investissant dans les bons outils, les équipes financières peuvent transformer leurs processus de FP&A, stimulant ainsi la croissance et la réussite de l'entreprise. 

Comment Unit4 peut accompagner votre entreprise 

Le logiciel Unit4 FP&A vous permet de réaliser des prévisions précises, de modéliser efficacement et de naviguer rapidement dans les incertitudes de la planification et de l'analyse financières. 

Grâce à une collaboration accrue et à des décisions rapides basées sur les données, vous pouvez vous libérer de la complexité et de la dépendance excessive envers les feuilles de calcul. Cela permet une meilleure intégration de la stratégie et des opérations, offrant ainsi une meilleure vision de l'entreprise. 

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