Fem grunner til hvorfor Excel ikke lenger er et egnet verktøy for FP&A i moderne organisasjoner

I dagens blogg vil vi oppsummere rapporten som ble diskutert i webinaret, samt hvorfor moderne organisasjoner må gå bort fra Excel for å forbli konkurransedyktige og effektive.

Gå ikke glipp av denne sjansen til å lære hvordan du kan transformere din finansielle planlegging og analyse med Unit4 Cloud FP&A.

Derfor trenger moderne organisasjoner avanserte verktøy for økonomisk planlegging og analyse

Selv om Excel har vært en trofast del av forretningsdriften i mange år, blir begrensningene stadig tydeligere ettersom mange organisasjoner sliter med å lage nøyaktige prognoser og planleggingsverktøy.

BARCs undersøkelse viser at 70 % av forretningsutfordringene er data- og backend-relaterte, noe som understreker behovet for løsninger som ivaretar disse aspektene. Men selv om stadig flere bedrifter investerer i spesialiserte planleggingsprodukter, er det fortsatt 23 % av bedriftene som primært bruker Excel.

BARCs Business Benefit Index (BBI) er et viktig verktøy for å måle tilfredsheten med en bestemt løsning, og tar hensyn til om bedriftene har nådd målene sine. Til tross for sin popularitet scorer Excel gjennomgående lavt på BBI på grunn av sine iboende begrensninger.

Derimot illustrerer løsninger som Unit4, som scorer høyt på BBI, fordelene ved å prioritere produktfunksjonalitet, fleksibilitet, transparens, integrasjon, ressursutnyttelse og beslutningstaking.

Click to read FP&A product brochure gated

BARCs brukerundersøkelse i korte trekk:

• 81 % av de spurte brukerne vurderer Unit4 FP&As analytiske evner som svært gode eller gode (sammenlignet med 78 % for det gjennomsnittlige planleggingsverktøyet).
• 66 % av de spurte brukerne valgte Unit4 FP&A på grunn av planleggingsfunksjonene (sammenlignet med bare 37 % for det gjennomsnittlige planleggingsverktøyet).
• 41 % av de spurte brukerne valgte Unit4 FP&A på grunn av forholdet mellom pris og ytelse (sammenlignet med 34 % for det gjennomsnittlige planleggingsverktøyet).
• 66 % av de spurte brukerne valgte Unit4 FP&A på grunn av fleksibiliteten (sammenlignet med bare 51 % for det gjennomsnittlige planleggingsverktøyet).
• Totalt sett oppnådde Unit4 FP&A 17 ledende posisjoner sammenlignet med 5 ulike sammenligningsgrupper.

Fem grunner til at Excel ikke er egnet til å håndtere finansielle data på bedriftsnivå

Selv om Excel er nyttig for personlig produktivitet og kan brukes på presentasjonsnivå, er det ikke designet for å håndtere kompleksiteten i en kjernedatabase for en planleggingsprosess.

1. Excel utgjør et hinder for samarbeid

Excel utgjør et hinder for samarbeid på to områder, både innad i en økonomiavdeling og i samspill med andre avdelinger. Begge former for samarbeid er nødvendig, ikke bare for å sikre effektiv drift, men også for å kunne ta velinformerte, strategiske beslutninger.

For det første tillater ikke Excel at flere teammedlemmer får tilgang til et regneark samtidig. Dette kan skape utfordringer med versjonskontroll eller isolerte datasider med avvik. Nøyaktige data er avgjørende for økonomifunksjonens resultater, og når systemene fører til feil, bør de revurderes.

For det andre kan Excel føre til en fragmentering av økonomifunksjonen. Et skybasert FP&A-verktøy kan skape én enkelt sannhetskilde for data, i stedet for datasiloer, slik at økonomiavdelingen kan integrere andre avdelings- og driftsdata.

Denne integreringen av organisasjonsdata optimaliserer ikke bare prognoser og rapportering, men gjør også innsikten tilgjengelig for alle avdelinger, noe som fremmer både samarbeid og kommunikasjon.

Forskning indikerer at en moderne økonomifunksjon bør være strategisk og ikke bare støttende. Excels system motvirker dette helhetlige synet på økonomi og bredere strategiske analyser. Overgangen til selvbetjent planlegging understreker dette. 

2. Excel har begrensede muligheter for datahåndtering

En stor misforståelse om Excel er at det ikke er en database i det hele tatt. Excel er med andre ord ikke egnet til å håndtere større datasett.

Etter hvert som en organisasjon vokser og får større behov for dataanalyse, vil Excel igjen komme til kort. Excel er begrenset til 1 048 576 rader og 16 384 kolonner, noe som viser at programmet ikke er laget for å håndtere store datasett, og at det vil være ineffektivt for store eller mellomstore bedrifter.

I takt med at organisasjonens behov for dataanalyse øker, må hyppige, nøyaktige og effektive dataanalyseprosesser prioriteres, og det er klart at Excel ikke vil kunne tilfredsstille disse behovene.

Moderne FP&A-løsninger er utviklet for å håndtere store datamengder og gi avanserte analysemuligheter, slik at økonomifunksjonen kan være strategisk og nøyaktig. Excel kan slite med de mest grunnleggende datahåndteringsproblemene når datasettene vokser.

Click to read FP&A product brochure gated

3. Tiden det tar å konsolidere data øker betydelig med Excel

Effektivitet og nøyaktighet er som nevnt avgjørende for at en økonomifunksjon skal lykkes. Hvis grunnleggende oppgaver for dataregistrering tar opp mesteparten av arbeidstiden til økonoimavdelingen din, kan det være en alvorlig hindring for strategiske oppgaver som prognoser og rapportering, for ikke å snakke om analyse.

Manuell datakonsolidering tar mye tid - inkludert manuell sammenstilling av data i rapporter, diagrammer, lysbilder og regneark, samt å sikre at dataene er oppdaterte. Dette reduserer ikke bare tiden økonomiteamene kan bruke på strategiske oppgaver, men påvirker også energi- og produktivitetsnivået.

Den globale mangelen på kvalifiserte regnskapsførere gjør at vi må bruke de nåværende ressursene bedre, og det er ikke en effektiv løsning å ansette flere regnskapsførere, og det er heller ikke mulig i dagens arbeidsmarked. 

Tenk på at Excel er et enkelt regnearkprogram som legger mesteparten av arbeidet på brukeren. I dag kan mange moderne FP&A-verktøy ta i bruk moderne innovasjoner som kunstig intelligens og annen automatisering for å gjøre små oppgaver raske, enkle og nøyaktige, og til og med tilby andre funksjoner i tillegg.

Den globale mangelen på kvalifiserte regnskapsførere, som ifølge WSJ er økende og nå omtales i organisasjoners regnskaper, gjør at organisasjoner nå trenger verktøy for å optimalisere produktiviteten til de økonomikompetansene de allerede har.

De moderne talentene som finnes, forventer dessuten mer avanserte funksjoner i programvaren de bruker, og det kan være vanskelig å tiltrekke seg disse talentene med grunnleggende dataregistreringsoppgaver i stedet for muligheter for strategisk analyse.

4. Excel har begrensede rapporteringsmuligheter

Samarbeidsevnen til et økonomiteam hemmes helt klart av Excel, og dette kommer enda tydeligere til uttrykk i de begrensede rapporteringsmulighetene. Andre avdelinger i organisasjonen har behov for tidsriktig rapportering om økonomi, for eksempel i forbindelse med budsjetter, og til og med salgsmuligheter kan gå tapt på grunn av treg databehandling.

Det er allerede tidkrevende å lage rapporter i Excel, men når det i tillegg kommer tidkrevende dataregistrering, er det vanskelig å sikre at rapportene er innsiktsfulle eller til og med nøyaktige.  Pivottabeller kan være nyttige for å aggregere data, men da kan det oppstå problemer når sluttbrukeren er komfortabel med "slice and dice"-teknikker.

De moderne FP&A-verktøyene som allerede finnes, kan dessuten lage rapporter automatisk med intelligent AI og til og med oppdatere budsjetter i sanntid, slik at økonomifunksjonen kan være både strategisk og nøyaktig.

5. Excel kan skape sikkerhetsproblemer

Riktignok er nøyaktighet og effektivitet avgjørende for suksess, men uten sikre systemer undergraves hele prosessen.

Virksomheters økonomi avhenger av at dataene er nøyaktige og pålitelige, noe som illustrerer at Excel kanskje ikke lenger er det mest pålitelige verktøyet.

Excel er laget for bruk av én bruker, så for at andre nøkkelpersoner i et team skal få tilgang til det samme regnearket, må det hele tiden deles lenker, noe som utgjør en stor risiko, i stedet for at det er mulig å spore betrodde brukere og gjennomføre revisjoner via nettskyen.

Excel-filer lagres ofte på individuelle datamaskiner eller bærbare minnepinner, noe som kan føre til sikkerhets- og kontrollproblemer. Excel-filer kan lett deles, noe som kan føre til datainnbrudd og andre sikkerhetsrisikoer. FP&A-verktøy i nettskyen er ofte sikret av betrodde skyservere som beskytter informasjonen.

Slik kan Unit4 hjelpe deg med å bytte ut Excel med en moderne FP&A-løsning

Det er helt tydelig at Excel ikke lenger er kompatibelt med den moderne arbeidslivet. Cybersikkerheten er undergravd, det er mange problemer med arbeidsflyten, og samarbeidet får seg en kraftig knekk, for å nevne noen få eksempler på ineffektivitet.

Unit4's integrerte og skybaserte FP&A-løsning kan løse disse problemene, sikre økonomien, sørge for effektivt samarbeid i organisasjonen samt automatisere manuelle oppgaver for dataregistrering, slik at økonomiarbeiderne kan bruke ekspertisen sin til å utvikle bedriftens strategi. 

Ta kontakt med en av våre eksperter for å høre mer om vår FP&A-løsning. Du kan også lære mer om hvorfor det uavhengige analyseselskapet BARC har rangert vår løsning blant de tre beste for kundetilfredshet. 

Du kan også lytte til webinaret mitt med BARC der vi diskuterer rapporten deres og hvordan Excel kan sammenlignes med Unit4 FP&A