Daten schwarz auf weiß: Wie Beschaffungs- und Finanzteams von Ausgabentransparenz profitieren
In die Beziehung zwischen Chief Procurement Officer (CPO) und Chief Financial Officer (CFO) zu investieren, kann sich für Unternehmen als sehr vorteilhaft erweisen.
Denn kaum eine Geschäftsbeziehung ist so symbiotisch wie die zwischen Beschaffungs- und Finanzteams. So sollte es zumindest sein.
Sind diese beiden Bereiche nicht aufeinander ausgerichtet, ist meist das Unternehmen der Verlierer. Die Beschaffung und der Finanzbereich sprechen dieselbe Sprache: Euro und Cents. Was ist das Geheimnis einer erfolgreichen Zusammenarbeit? Ausgabentransparenz.
Eine bessere Ausgabentransparenz wirkt sich auf viererlei Weise auf die Beziehung zwischen Beschaffung und Finanzen aus
Eine zentrale Datenquelle liefert Ihnen die Business Intelligence, die Sie benötigen, um vergangene und aktuelle Ausgaben nachzuvollziehen und künftige Ausgaben mit größter Genauigkeit vorherzusagen. Angesichts der strategischen Bedeutung des Kostenmanagements gehen wir näher darauf ein, wie eine ausgefeilte Ausgabenanalyse auf viererlei Weise die Zusammenarbeit zwischen dem Beschaffungs- und dem Finanzteam verbessern kann.
1. Steigerung der Performance und Innovation
Es sollte kein Expertenwissen dafür erforderlich sein, Reports abzurufen und Ausgabendaten zu analysieren. Genauso wenig sollten Ihre Teams die Daten aus mehreren Excel-Spreadsheets zusammensuchen und in ein separates Business Intelligence Tool eingeben müssen, das Datenmapping und externe Softwareintegrationen erfordert.
Das Beschaffungsteam muss die Software zu seinem Vorteil nutzen und die manuellen fehleranfälligen Aufgaben automatisieren. Künstliche Intelligenz (KI) kann eine Reihe dieser Aufgaben übernehmen, um in einem Bruchteil der Zeit eine sofortige Analyse der Ausgaben und Zahlungsbedingungen bereitzustellen. Dies entlastet Ihr Beschaffungsteam, damit es sich auf das Schaffen von Mehrwert konzentrieren kann, wie zum Beispiel Anbieter- und Lieferantenbeziehungen, die Innovation vorantreiben.
Eine Lösung zur Ausgabenanalyse kann unverwaltete Ausgabenkategorien identifizieren, klären und normalisieren. Durch eine umfangreiche Analyse der zu verwaltenden Beträge und Ausgabenarten kann das Beschaffungsteam die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um ungeplante Ausgaben in den Griff zu bekommen und das Finanzteam mit übersichtlichen, verwertbaren Daten zu begeistern.
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2. Datenintegrität zur Eliminierung von Datensilos
Das Finanzteam muss genaue Forecasts und Kostenmanagementszenarien erstellen, damit das Unternehmen in Zukunft keine bösen finanziellen Überraschungen erlebt. Aber dies ist nicht möglich, wenn die Daten in verschiedenen Silos feststecken. Wenn die Ausgaben an einem zentralen Ort verwaltet werden, können das Beschaffungs- und das Finanzteam mit einer Single Source of Truth (zentrale Datenquelle) zusammenarbeiten. Dafür ist Datenintegrität unerlässlich. Und das aus gutem Grund:
- Mit einem transparenten Überblick über die externen Ausgaben lassen sich Bereiche ermitteln, in denen die Kosten reduziert werden müssen.
- Analysefunktionen ermöglichen die Identifizierung von Risiken und Chancen.
- Eine starke digitale Infrastruktur fördert die Einhaltung und Ausrichtung von Unternehmenszielen und -strategien.
Das geht weit über die simple Kontrolle der ein- und ausgehenden Beträge hinaus. Beschaffungsteams können dem Finanzbereich strategische Informationen aus der Lieferkette zur Verfügung stellen. Gemeinsam können die beiden Bereiche dann die Unternehmensplanung und Strategieumsetzung vorantreiben.
3. Keine Wahrsagerei, sondern fundierte Entscheidungen basierend auf Dashboards
Echtzeitdaten sind ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Durch einen vollständigen Überblick über die Ausgaben in der gesamten Lieferkette ist eine schnellere und genauere Entscheidungsfindung möglich. Individuell zusammengestellte Dashboards ermöglichen einfache Analysen, und zwar ganz ohne Datenwissenschaftler oder Kristallkugel.
Durch die Analyse von Ausgabenmustern über einen bestimmten Zeitraum lassen sich Baselines und Benchmarks ermitteln. Diese bilden die Grundlage für Verhandlungen mit Lieferanten und Anbietern und spielen eine wichtige Rolle bei der Identifizierung von Bereichen mit Wertverlusten und Risiken in der Lieferkette. Unternehmen stärken also langfristig die Lieferantenbeziehungen und setzen kurzfristig Quick-Win-Strategien um.
4. Beschaffung und Finanzen rücken näher zusammen
Eine starke Arbeitsbeziehung zwischen dem Beschaffungs- und dem Finanzteam ist eine Grundvoraussetzung für den künftigen Geschäftserfolg. Dies erfordert genaue Daten aus einer Single Source of Truth, damit strategische und operative Ziele realisiert werden können.
Unternehmen, die widerstandsfähiger agieren möchten, müssen in diese wichtige Geschäftsbeziehung investieren, um die Lücke zwischen Beschaffung und Finanzen schließen und eine robustere, agilere Organisation zu schaffen.
Durch die Nutzung von Ausgabentransparenz kann die Abstimmung zwischen Beschaffung und Finanzen Effizienz, Innovation und strategisches Wachstum vorantreiben und sicherstellen, dass Unternehmen in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Umfeld nicht nur überleben, sondern auch erfolgreich sind.
Die Vorteile von Unit4 Source-to-Contract by Scanmarket
Das Modul S2C Spend Analytics von Unit4 bietet eine robuste Lösung zum Erreichen der oben genannten Vorteile. Hier erfahren Sie, wie diese Software die Ausgabentransparenz in Ihrem Unternehmen verbessern und die Partnerschaft zwischen dem Beschaffungs- und dem Finanzteam stärken kann:
Umfassende Datenintegration
Spend Analytics konsolidiert alle Ausgabendaten in einer einzigen, zentralisierten Plattform, beseitigt Datensilos und stellt sicher, dass sowohl das Beschaffungs- als auch das Finanzteam mit demselben Datensatz arbeiten. Diese Integration verbessert die Datengenauigkeit und -konsistenz, was für eine fundierte Entscheidungsfindung unerlässlich ist.
Erweiterte Analyse- und Reportingfunktionen
Das Modul nutzt erweiterte Analysen, um Ausgabendaten zu analysieren und detaillierte Einblicke in Ausgabenmuster, Lieferantenleistung und potenzielle Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu erhalten. Anpassbare Dashboards bieten Transparenz in Echtzeit und ermöglichen eine schnelle und effektive Entscheidungsfindung.
Tools für die optimierte Zusammenarbeit
Spend Analytics erleichtert die nahtlose Zusammenarbeit zwischen Beschaffung und Finanzen durch gemeinsame Dashboards und Reports. Diese Transparenz sorgt dafür, dass beide Teams ihre Strategien und Ziele aufeinander abstimmen können, und fördert so eine engere Zusammenarbeit.
Lieferantenmanagement
Ein effektives Lieferantenmanagement ist sowohl für die Kostenkontrolle als auch für die Innovation von entscheidender Bedeutung. Die Software bietet Tools zur Überwachung der Leistung von Lieferanten, zur Verwaltung von Verträgen und zur Aushandlung besserer Konditionen. So wird sichergestellt, dass Beschaffung und Finanzen effektiv zusammenarbeiten können, um die Beziehungen zu den Lieferanten zu optimieren.
Compliance- und Risikomanagement
Spend Analytics hilft Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien. Die Risikomanagement-Funktionen der Software identifizieren und minimieren Risiken im Zusammenhang mit der Leistung von Lieferanten, finanzieller Stabilität und geopolitischen Faktoren und sorgen so für eine widerstandsfähige Lieferkette.
Fazit
Ausgabentransparenz ist nicht nur ein Schlagwort, sondern ein strategisches Muss. Durch den Einsatz von erweiterten Ausgabenanalyselösungen wie Unit4 S2C von Scanmarket können Unternehmen die Kluft zwischen Beschaffung und Finanzen überbrücken und so Innovation, Effizienz und strategisches Wachstum vorantreiben.
Investitionen in die Partnerschaft zwischen dem Beschaffungs- und dem Finanzteam sorgen für verbesserte Ausgabentransparenz und stärken die Position des Unternehmens im aktuellen Wettbewerbsumfeld.
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