Så kan inköps- och ekonomiansvariga spara pengar med en bättre kostnadsöversikt

Ingen jobbar så tätt ihop som inköpschefen och ekonomichefen i en organisation – det ska åtminstone vara så. Om dessa två chefer inte är samordnade kan det leda till att pengar kastas i sjön.

Att stärka relationen mellan inköpschef och CFO kommer med största sannolikhet att ge utdelning. Upphandling och ekonomi talar samma språk: kronor och öre. Så vad är nyckeln till en nära arbetsrelation? JoBra kostnadsöversikt.

Fyra sätt som en bra kostnadsöversikt kan stärka samarbetet mellan inköpchefen och ekonomichefen

En gemensam datakälla kan tillhandahålla den realtidsinformation som behövs för att förstå historiska och pågående inköp samt förutsäga framtida behov. En strategisk och effektiv hantering är absolut nödvändig och här är några sätt på vilka avancerad kostnadsanalys kan stärka samarbetet mellan inköp och ekonomi.

1. Förbättrad prestation och innovation

Det borde inte krävas en dataanalytiker för att hämta rapporter och analysera data. Informationen ska inte heller komma från flera excelark som måste importeras till ett separat verktyg, vilket kräver datamappning och integration med tredjepartsprogram.

Inköpsavdelningar måste gå från manuella uppgifter som ofta går fel till automatisering. Artificiell intelligens (AI) kan hantera flera av dessa uppgifter och dessutom göra en analys av utgifter och betalningsvillkor på en bråkdel av tiden. Detta säkerställer att inköpsavdelningen kan fokusera på värdeskapande, såsom relationer med leverantörer som bidrar till utveckling.

Men det som ekonomiavdelningen skulle uppskatta är ett verktyg som kan identifiera och normalisera ohanterade utgiftstyper. En fullständig analys av mängden och typen av utgifter som måste hanteras hjälper upphandlingen att vidta åtgärder för att minska antalet inköp som inte följer processen.

2. Dataintegritet som bryter ner silos

För att undvika obehagliga överraskningar måste ekonomiavdelningen skapa korrekta prognoser och scenarier för kostnadshantering. Detta kan inte göras i silos. De är först när inköp och ekonomi har samsyn som de kan samverka effektivt. Dataintegritet är avgörande för detta eftersom:

• Bättre utgiftsöversikt gör det möjligt att identifiera områden där utgifterna kan minskas.
• Analysfunktionerna identifierar både risker och möjligheter.
• En stark digital infrastruktur kommer underlätta regelefterlevnad och stödja företagets mål och strategi.

Detta är innefattar mer än att bara följa kronor in och kronor ut. Nu kan inköpschefer tillhandahålla strategisk information från leverantörskedjan till ekonomiavdelningen. Genom att arbeta tillsammans kan upphandling och ekonomi driva planering och genomförande.

3. Fatta beslut baserade på data – inte kristallkulor

Händelserna 2020 gjorde det klart att realtidsdata är en konkurrensfördel. Genom att ha en helhetssyn på inköpsprocessen genom hela försörjningskedjan med tydliga instrumentpaneler kan ni fatta bättre beslut snabbare. Kristallkulor och dataanalytiker är helt onödiga.

Genom analys av konsumtionsmönster över tid får du en överblick över leverantörsförhandlingar, besparingsområden och lyfta fram risker i leverantörskedjan. Resultatet är starkare band med leverantörer över tid och förmåga att implementera kortsiktiga strategier för snabba beslut.

4. Minska avståndet mellan inköpchefen och ekonomichefen

Många företag och leverantörer upplevde utmaningar och förluster under 2020. För de som tagit sig igenom är relationen mellan inköpschef och CFO med största sannolikhet stärkt och viktig för företagets framtid. Det kräver korrekta data och samsyn så att strategiska och operativa mål kan förverkligas. Alla företag som menar allvar med att bli mer motståndskraftiga bör investera i detta avgörande samarbete.

Hur kan Unit4 hjälpa dig?

Unit4:s Source-to-Contract-lösning från Scanmarket ger organisationer en komplett plattform för samtliga steg i hanteringen av leverantörer och avtal. Genom att automatisera de rutinmässiga processerna kan intressenter fatta beslut utifrån företablerade parametrar och upphandlingsteamen kan fokusera på att skapa och implementera en strategisk modell för sourcing och leverantörshantering.

Ta reda på mer om vad våra lösningar kan göra för dig. Gå till vår sida för kostnadsanalys här eller klicka här för att boka en demonstration.