Comment les équipes responsables des achats et des finances peuvent économiser davantage grâce à la visibilité des dépenses
Aucune relation professionnelle n’est aussi symbiotique que celle qui lie le directeur produit et le directeur financier – dans la théorie, du moins. Lorsque ces deux dirigeants n’opèrent pas à l’unisson, l’organisation se retrouve à laisser de l’argent sur la table.
Investir dans la relation entre le directeur produit et le directeur financier porte ses fruits, pour les organisations qui prennent ce partenariat au sérieux. Les achats et les finances partagent un langage commun : celui des euros et des centimes. Alors, quelle est la clé d’une relation professionnelle étroite ? La visibilité des dépenses.
4 façons dont la visibilité des dépenses peut améliorer la relation entre le directeur produit et le directeur financier
Une source unique d’informations exactes fournit les informations décisionnelles dont vos collègues ont besoin pour comprendre les dépenses historiques et actuelles, et aide à prévoir avec précision les dépenses futures. Étant donné l’impératif stratégique de la gestion des coûts, voici quelques façons dont les données analytiques avancées concernant les dépenses peuvent renforcer l’alignement entre les achats et les finances.
1. Dynamiser la performance et l’innovation
La production de rapports et l’analyse des données concernant les dépenses ne devraient pas nécessiter les connaissances d’un expert en science des données. Elles ne devraient pas non plus reposer sur une multitude de feuilles de calcul Excel, devant être importées dans un outil d’information décisionnelle distinct et nécessitant une cartographie des données, ainsi que des intégrations avec des logiciels tiers.
Les équipes responsables des achats doivent adopter pleinement l’automatisation et déléguer les tâches manuelles sujettes aux erreurs. L’intelligence artificielle (IA) peut exécuter un certain nombre de ces tâches, afin de fournir beaucoup plus rapidement une analyse instantanée des dépenses et des conditions de paiement. L’équipe responsable des achats peut ainsi se concentrer sur la création de valeur, à l’image des relations avec les fournisseurs, qui constituent l’étincelle de l’innovation.
Ce qui ravira vraiment vos collègues au sein du département des finances, toutefois, c’est la capacité qu’offre une solution dédiée aux données analytiques sur les dépenses d’identifier, de clarifier et de normaliser les catégories de dépenses non gérées. Une analyse complète des montants et des types de dépenses devant être gérés aidera le service des achats à prendre des mesures afin de réduire les scénarios de dépenses hors-contrats. .
2. Une intégrité des données qui élimine les silos
Vos collègues au sein du service financier doivent établir des prévisions précises et des scénarios de gestion des coûts, afin de protéger l’organisation contre d’éventuels chocs économiques futurs ; toutefois, ils ne peuvent pas les créer dans un silo. Lorsque les dépenses sont gérées depuis un emplacement centralisé unique, les achats et les finances peuvent travailler ensemble, avec une source unique d’informations exactes. L’intégrité des données est essentielle à cette fin. Voici pourquoi :
- La visibilité des dépenses externes permettra d’identifier les domaines dans lesquels les dépenses peuvent être réduites.
- Les capacités de données analytiques permettront d’identifier les risques et les opportunités.
- Une infrastructure numérique solide favorisera la conformité et l’alignement des objectifs et de la stratégie de l’entreprise.
Cela va au-delà du simple contrôle des encaissements et dépenses. Désormais, les directeurs produit peuvent fournir aux équipes financières des informations stratégiques concernant la chaîne d’approvisionnement. En travaillant ensemble, les achats et les finances peuvent ainsi piloter la planification et l’exécution des activités.
3. Des prises de décision fondées sur des tableaux de bord, pas sur des boules de cristal
Les événements de 2020 ont clairement démontré que les données en temps réel constituent un avantage concurrentiel. Une vision holistique des dépenses sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement, avec des tableaux de bord dédiés, encourage des prises de décision plus rapides et plus précises, sans boules de cristal ou experts en science des données.
L’analyse des modèles de dépenses au fil du temps permet d’établir des données de référence et des indicateurs, afin de documenter les négociations avec les fournisseurs et d’identifier les causes de perte de valeur, ainsi que l’exposition aux risques dans la chaîne d’approvisionnement. Il en résulte des relations plus solides avec les fournisseurs sur le long terme, ainsi que la possibilité de mettre en œuvre des stratégies générant des gains rapides sur le court terme.
4. Combler l’écart entre le directeur produit et le directeur financier
De nombreuses entreprises et fournisseurs ont subi des pertes irréparables en 2020. Pour celles qui sont parvenues à franchir le cap, une relation de travail solide entre le directeur produit et le directeur financier est importante pour l’avenir de l’organisation. Cette relation nécessite des données précises provenant d’une source unique d’informations exactes, permettant la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels. Toute entreprise qui aspire sérieusement à redevenir plus résiliente investira dans cette relation opérationnelle cruciale.
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