Hoe procurement en finance meer kunnen besparen met inzicht in uitgaven

Er is geen zakelijke relatie die zo symbiotisch is als de CPO en de CFO, althans, zo zou het moeten zijn. Als deze twee leidinggevenden niet op één lijn zitten, betekent dit dat er geld blijft liggen.

Een investering in de CPO-CFO-relatie zal zijn vruchten afwerpen voor organisaties die dit partnerschap serieus nemen. Inkoop en Finance spreken dezelfde taal: euro's. Wat is dan de sleutel tot een hechte werkrelatie? Zichtbaarheid van de uitgaven.

4 manieren waarop zichtbaarheid van uitgaven de relatie tussen CPO en CFO kan verbeteren

Eén  bron van waarheid biedt de bedrijfsinformatie die je collega's nodig hebben om inzicht te krijgen in historische en huidige uitgaven en om toekomstige uitgaven nauwkeurig te voorspellen. Gezien de strategische noodzaak van kostenbeheer zijn hier slechts enkele manieren waarop geavanceerde uitgavenanalyse de afstemming tussen Inkoop en Finance kan versterken.

1. Prestaties en innovatie stimuleren

Voor het opstellen van rapporten en het analyseren van uitgavengegevens zou niet de kennis van een informaticus nodig moeten zijn. Het moet ook niet komen van meerdere Excel-spreadsheets die geïmporteerd moeten worden in een aparte bedrijfsinformatietool waarvoor data mapping en software-integraties van derden nodig zijn.

Inkoopteams moeten vertrouwen op automatisering en de handmatige foutgevoelige taken uit handen geven. Kunstmatige intelligentie (AI) kan een aantal van deze taken aan om in een fractie van de tijd een onmiddellijke analyse van uitgaven en betalingsvoorwaarden te geven. Hierdoor heeft je inkoop team de ruimte vrij om zich te richten op waardecreatie, zoals relaties met leveranciers die de vonk voor innovatie geven.

Maar waar je vrienden bij Finance echt blij mee zullen zijn, is de mogelijkheid om met een oplossing voor uitgavenanalyse onbeheerde uitgavencategorieën te identificeren, te verduidelijken en te normaliseren. Een complete analyse van de hoeveelheid en soorten uitgaven die onder beheer moeten worden gebracht, helpt Inkoop om maatregelen te nemen om afwijkende uitgavenscenario's terug te dringen.

2. Gegevensintegriteit die silo's doorbreekt

Je collega's bij Finance moeten nauwkeurige prognoses en kostenbeheersingsscenario's opstellen om de organisatie te beschermen tegen toekomstige economische veranderingen, maar ze kunnen die niet in een silo maken. Wanneer uitgaven op één centrale plaats worden beheerd, kunnen Inkoop en Finance samenwerken vanuit één bron van waarheid. De integriteit van de gegevens is hiervoor essentieel. Dit is waarom:

• Zicht op externe uitgaven zal helpen gebieden te identificeren waar uitgaven kunnen worden verminderd.
• Analysemogelijkheden zullen risico's en kansen signaleren.
• Een sterke digitale infrastructuur zal naleving en afstemming van bedrijfsdoelen en -strategie ondersteunen.

Dit gaat verder dan het controleren van geld in en geld uit. Nu kunnen CPO's strategische informatie uit de toeleveringsketen verschaffen aan financiële teams. Door samen te werken kunnen Inkoop en Finance de bedrijfsplanning en -uitvoering sturen.

3. Besluitvorming met dashboards, niet met kristallen bollen

De gebeurtenissen van 2020 hebben duidelijk gemaakt dat realtime gegevens een concurrentievoordeel zijn. Snellere en nauwkeurigere besluitvorming is mogelijk met een holistisch beeld van de uitgaven in de hele toeleveringsketen met gecureerde dashboards, zonder kristallen bol of informatici.

Door uitgavenpatronen in de loop van de tijd te analyseren worden uitgangswaarden en benchmarks vastgesteld die informatie opleveren voor onderhandelingen met leveranciers, gebieden identificeren waar waarde weglekt en blootstelling aan risico's in de toeleveringsketen plaatsvindt. Het resultaat is sterkere relaties met leveranciers op de lange termijn en de mogelijkheid om op korte termijn quick-win-strategieën toe te passen.

4. De kloof tussen de CPO en de CFO dichten

Veel bedrijven en leveranciers hebben in 2020 onherstelbare verliezen geleden. Voor degenen die de draai hebben gemaakt, is een sterke werkrelatie tussen de CPO en de CFO belangrijk voor de toekomst van de organisatie. Dit vereist nauwkeurige gegevens uit één bron van waarheid, zodat strategische en operationele doelen kunnen worden gerealiseerd. Elke organisatie die serieus veerkrachtiger wil worden, zal investeren in deze cruciale zakenrelatie.

Hoe kan Unit4 je helpen?

Unit4 Source to Contract van Scanmarket biedt organisaties een uniform platform voor elke fase van leveranciers- en transactiebeheer, met automatisering voor routineprocessen die belanghebbenden in staat stelt beslissingen te nemen binnen vooraf vastgestelde parameters en waarmee inkoopteams zich kunnen concentreren op het creëren en uitvoeren van een strategische aanpak van inkoop- en leveranciersbeheer.

Ontdek wat onze oplossingen voor jou kunnen doen: bekijk hier onze pagina uitgavenanalyse of klik hier om een demo af te spreken.