FP&A: Från sifferleverans till strategisk rådgivning

Pandemin har inte bara påverkat de framtidsplaner som en verksamhet har, utan också sättet de utformas på. De som arbetar med finansiell planering och analys (FP&A) ser nu ett ökad efterfrågan på mer omfattande scenarioplanering och input på strategisk nivå. För att klara det krävs dock förändring, en förändring som är svår att få till med gamla verktyg och metoder.

Finansiell planering och analys har länge spelat en viktig roll när det gäller verksamhetens strategiska planering. Men ibland har förmågan att tillhandahålla den information som ledningen behöver varit begränsad på grund av den tid man tvingas ägna åt att samla in och verifiera data.

Det arbetet upptar inte bara resurser från andra mer värdeskapande arbetsuppgifter, om data inte är uppdaterade, eller om det råder osäkerhet huruvida de är tillförlitliga, undermineras dessutom hela analysen.

För att verksamhetsledningen skall kunna fatta verksamhetskritiska beslut krävs en tydlig bild och förståelse för olika handlingsalternativ och vad de kan leda till i olika situationer. För att kunna förse verksamheten med detta måste team inom FP&A ha tillgång till verksamhetskritiska data, verktyg att tolka dem med samt kompetensen att utforma scenarioplaner.

En viktig del är att bryta sig loss från beroendet av komplexa kalkylblad. Det bör poängteras att kalkylblad fortsatt är ett effektivt analysverktyg, men de försvårar samarbetet på arbetsplatsen och kalkylbladshanteringen blir ofta en arbetsuppgift i sig.

Om man vill göra en analys som inte enbart handlar om lönsamhet, utan även andra centrala resultatindikatorer, kommer inte ens det duktigaste analytikern att kunna ge en tydlig bild i Excel utan att det tar för lång tid. Oavsett uppgift, är tid och precision kritiska faktorer, och ett kalkylblad kan inte ge den mångsidighet och interaktionsförmåga som krävs för en effektiv analys.

Istället för att fortsätta arbeta med 1900-talets begränsningar finns nu ny teknik till hjälp. I oktober 2020 kom BARC, i sin enkät Topical Survey, Sound Decisions in Dynamic Times, fram till att 56 % av alla organisationer arbetar aktivt för att införa och modernisera sina programvaror, och så många som 76 % av organisationerna avser nu att använda specialistprogram för företagsplanering, simuleringar och scenarioanalyser.

Med de verktygen går det att analysera data från olika perspektiv, identifiera trender och konfigurera aviseringar när värden överskrider inställda parametrar. Statistiska tekniker är nu inbäddade i program som kan visa enkla korrelationsformer. Man kan använda dem för att utforma prediktiva modeller baserade på de viktigaste faktorerna. På så sätt kan en organisation få tillgång till mer data (i synnerhet ostrukturerade data samt data utanför de egna systemen), ta fram bättre statistik och snabba upp beslutsprocessen.

För verksamheter som finns på olika geografiska platser och i olika tidszoner bidrar verktygen till att föra teamen närmare varandra, i synnerhet med molnbaserade lösningar som kan nås på alla språk och enheter.

Nya verktyg ger många nya möjligheter, flexibilitet och förenklar samarbete vilket kan få stora effekter på ett teams förmåga att snabbt tillhandahålla relevant statistik och modellering till organisationen, och även stärka tillförlitligheten som en följd av detta.

På Unit4 har vi sett organisationer minska den tid som krävs för att leverera rapporter med 90 % efter att de implementerat nya lösningar.

De nya digitala verktygen ger en möjlighet att på nytt bekräfta FP&A-avdelningens status som tillförlitlig och strategisk rådgivare i verksamheten. 

Den nya rollen för FP&A symboliserar en organisation som har mer självkännedom, kan fatta mer innovativa beslut och kan fokusera på de saker som påverkar resultaten, både nu och framtiden.