FP&A: transformeer je teams van planners tot adviseurs

De gebeurtenissen van het afgelopen jaar hebben een verschuiving veroorzaakt. Niet alleen in de toekomstplannen van organisaties, maar ook in de manier waarop die plannen tot stand komen. Managers en teams die werken met Financiële Planning en Analyse (FP&A), zien een toenemende vraag naar scenarioplanning en input op strategisch niveau. Om dit te bereiken is verandering nodig van de manier waarop FP&A werkt. Die verandering wordt niet bereikt met de tools en methodes van gisteren.

Financiële Planning en Analyse heeft al geruime tijd een belangrijke stem als het gaat om de strategische toekomst van de onderneming. Maar soms wordt het vermogen om het operationele management te ondersteunen beperkt door de tijd die besteed moet worden aan het verzamelen en verifiëren van bedrijfsgegevens.

Niet alleen slokt dit werk veel tijd op die aan waardevollere taken kan worden besteed. Als gegevens niet actueel zijn en de nauwkeurigheid ervan wordt betwist, zullen alle analyses die erop gebaseerd zijn worden ondermijnd. Daarmee vermindert het de doeltreffendheid van FP&A in het ondersteunen van beslissingen.

Om betekenisvol inzicht te verschaffen moeten FP&A teams onmiddellijk toegang hebben tot bedrijfs-kritische data. Tools waarmee ze die data kunnen interpreteren, en mensen die in staat zijn om scenarioplannen te maken. Daardoor kan de C-Suite zich concentreren op welke kant het op moet met het bedrijf. Om deze beslissingen te kunnen nemen, moet men een duidelijk zicht hebben op de beschikbare operationele hefbomen, en weten wat elk van die hefbomen in een bepaalde situatie kunnen doen. Alleen met een volledig begrip weet je zeker wanneer je welke hefboom moet overhalen.

Doordat de behoefte aan scenarioplanning en de datastromen toeneemt, transformeert het FP&A team van een spreadsheet-afhankelijk team naar een betrouwbare bedrijfsadviseur. De spreadsheet blijft een effectieve analyse tool, maar voldoet niet meer aan de eisen van vandaag.

Als je bijvoorbeeld niet alleen een helder beeld wilt hebben van de winstgevendheid, maar ook van diverse niet-financiële KPI's, zal zelfs het meest capabele team niet in staat zijn om dat in Excel zichtbaar te maken. Het kost simpelweg te veel tijd. Snelheid en nauwkeurigheid zijn van cruciaal belang en een spreadsheet kan eenvoudigweg niet de dimensionaliteit en interactiviteit leveren die nodig is voor een effectieve analyse.

In plaats van te blijven worstelen met de beperkingen van FP&A in de 20e eeuw, kunnen teams beter voor technologieën kiezen waarmee ze toekomstgericht transformeren. In oktober 2020 ontdekte analist BARC in hun Topical Survey, Sound Decisions in Dynamic Times, dat 56% van de organisaties actief bezig is met het invoeren en moderniseren van hun software. Maar liefst 76% van de toonaangevende organisaties is van plan om specialistische software te gebruiken voor bedrijfsplanning, simulaties en scenarioanalyses.

Met deze tools kunnen gegevens vanuit verschillende perspectieven worden geanalyseerd, kunnen trends worden vastgesteld en kunnen waarschuwingen worden afgegeven wanneer bepaalde waarden de ingestelde parameters overschrijden. Statistische technieken zijn ingebouwd in toepassingen die eenvoudige vormen van correlatie mogelijk maken. Je kunt deze gebruiken om voorspellende, op drivers gebaseerde modellen te bouwen. Zo krijgt jouw organisatie toegang tot meer gegevens (vooral ongestructureerde gegevens en gegevens van buiten de eigen systemen), kan ze betere inzichten samenstellen en de besluitvorming versnellen.

Daarnaast brengen ze teams dichter bij elkaar van bedrijven die actief zijn in verschillende regio's. Met cloud-gebaseerde oplossingen die in elke taal en op elk apparaat toegankelijk zijn. Dankzij deze geavanceerde flexibiliteit en samenwerking kunnen jouw mensen gebruikmaken van nieuwe mogelijkheden, zoals continue planning die verder gaat dan budgettering en voorspellingen. Ook kun je geautomatiseerde rapporten en management-waarschuwingen laten maken.

Het gebruik van nieuwe technologie heeft een enorm transformerend effect op het vermogen van je teams om nuttige inzichten en modellen te leveren aan de organisatie. En om het vertrouwen en respect te verhogen.

Bij Unit4 hebben we gezien dat organisaties 90% minder tijd nodig hadden om rapporten op te stellen, nadat ze onze oplossingen hebben geïmplementeerd. Ze profiteren van hun vermogen om nuttige informatie te verstrekken aan het bedrijf.

De nieuwste digitale tools creëren een kans om de status van de FP&A afdeling als een betrouwbare adviseur voor senior leiderschap te herbevestigen. Het biedt ook de mogelijkheid om FP&A-activiteiten in het hele bedrijf efficiënt te laten werken, en niet alleen binnen de grenzen van de financiële afdeling. Het helpt om finance verder in lijn te brengen met de behoeften en structuur van de organisatie, haar cultuur, en de waarden van de belangrijkste stakeholders. Deze nieuwe rol voor FP&A creëert een organisatie die slimmer over zichzelf denkt, meer innovatieve beslissingen kan nemen en zich nadrukkelijker kan richten op de zaken die de prestaties beïnvloeden.