Ta kontroll över alla inköp med Unit4 Source-to-Contract Spend Analytics
Man kanske inte alltid tänker på inköpsavdelningen som en strategisk funktion, men när organisationer utformar strategier i moderna verksamhetsmiljöer blir inköpsavdelningens strategiska roll allt viktigare.
För att göra detta, och det gäller även för hela organisationen, krävs modern teknik för att samla data och möjliggöra analys, generera insikter och stödja strategiska processer med olika funktioner.
Många inköpsfunktioner håller på att bli en del av den strategiska förändringsresa som verksamheten genomgår och de som lyckas får mer än två gånger högre avkastning på sina investeringar än sina konkurrenter och är mer benägna att betraktas som en affärspartner.
I denna blogg skall vi titta närmare på spendanalysens roll i utformningen av en agil inköpsstrategi, värdet av detta för hela organisationen samt hur verktyg kan hjälpa till med detta.
Inköp utanför policy
Inköp som inte görs enligt gällande riktlinjer och policy är ett stort problem för inköpare. Så kallad ”tail spending” utgör cirka 80 procent av transaktionerna men bara 20 procent av inköpsvolymen och moderna inköpschefer (CPO) ser minskningen av dessa inköp som en topprioritet för sin funktion.
Chris Sawchuk på Hackett Group bekräftar ”att inköpsavdelningen behöver bättre kontroll på alla kostnader har blivit en ledningsfråga i många organisationer \[...] bara för att upptäcka att de inte har korrekta data för att göra dessa bedömningar, eller insyn i hela organisationen."
Det är tydligt att inköpsavdelningen behöver utveckla strategier för att hantera kostnader, och kanske har ett tryck uppifrån att göra det, men saknar de nödvändiga verktygen för att samla in data på ett enkelt sätt och säkerställa synlighet och effektivitet i detta.
Värdet av spendanalys
Historiskt har organisationer kanske gett ekonomiavdelningen i uppdrag att hålla reda på och hantera utgifter med hjälp av statiska kalkylbladsprogram som Excel. Den här typen av manuella processer kan ta mycket tid i anspråk, med tabeller i tabeller och rapporter, manuell kategorisering av data och svårigheter att hantera data från olika källor.
En stor del av problemet är att inköpsavdelningen inte kan se all utgiftsdata och att många inköpsteam begränsas av spridda, oklassificerade data i alltför många olika system för att kunna fatta bra beslut och driva förbättringar som påverkar sista raden.
Ju mer organisationen och inköpsbehoven växer, desto svårare blir den här uppgiften. Och då har vi inte ens nämnt de praktiska problemen med Excel, till exempel versionshistorik, spårning av vem som gjort ändringar och när, och att säkerställa att data är korrekta. Enbart den manuella arbetsbelastningen kan bli för mycket att hantera för inköpsavdelningen.
Siffror målar upp en drastisk bild, för organisationer med exempelvis årliga inköp på 1 miljard dollar innebär detta 10 miljoner dollar i inköp utanför policy. Denna nivå är inte bara oroväckande i dagens klimat, utan visar också vilken nivå av data som behöver konsolideras och analyseras.
Hackett Group fann att 44% av organisationerna, till följd av inköp utanför policy, har fått ökade kostnader för inköpsprocessen, 41% har fått ökade risker i leverantörsbasen och 33% har fått missnöjda interna kunder.
Med alla dessa frågor i åtanke behöver organisationer ett mer effektivt, repeterbart och exakt sätt att hålla kolla på dessa inköp och de uppgifter som följer med dem.
Hur kan Unit4 Source-to-Contract Advanced Spend Analytics hjälpa er?
Spendanalys är lösningen på problem som mänskliga fel, Excel-beroende, flera datakällor och brist på insyn i inköp både inom och utanför policy.
Unit4 Spend Analytics ger er de funktioner ni behöver för att upptäcka, förstå och hantera inköp utanför policy samt öka inköpsavdelningens strategiska värde. Läs om hur vårt verktyg för spendanalys hjälper er att:
1. Uppfylla strategiska mål
Manuella arbetsuppgifter och brist på tid för dataanalys kan hämma avdelningens förmåga att uppnå strategiska mål.
Genom att öka insynen i leveranskedjan med hjälp av moderna verktyg kan ni se möjligheterna att diversifiera era leveranser, effektivisera administrationen och utforma strategier utifrån detta i stället för att fastna i manuella arbetsuppgifter.
2. Öka transparensen och noggrannheten
När all data, inte bara inköpsdata, kontrolleras inom ERP är det mycket lättare att kategorisera, konsolidera och jämföra data.
Genom att samla data på ett ställe får ni den insyn i verksamhetens kostnader ni behöver för att styra, följa upp och förutse framtida inköpskostnader.
Denna transparens skapar möjligheter för exempelvis automatisering och att synliggöra kategorier där organisationen kanske bara förlitar sig på ett fåtal leverantörer. En automatiserad lösning kan varna inköpsansvariga för olika risk scenarier.
Click to read Unit4 ERP Excellence beyond Excel (Gated)
3. Optimera direkta kostnader
Inköp utanför policy kan underminera det arbete som en inköpsfunktion utför och direkta kostnader kan ofta ignoreras. Genom att minska antalet inköp utanför policy kan inköpsavdelningen ägna tid åt att optimera direkta kostnader som kanske vanligtvis inte hinns med på grund av tidsödande manuella arbetsuppgifter och äldre system.
4. Minska den manuella arbetsbelastningen och frigör tid för analys
Datakonsolidering är enkelt när det stöds av ERP och detta gör att upphandlingsdata enkelt kan omvandlas till rapporter och insikt. Unit4:s Spend Analytics-modul kan dessutom underlätta manuella processer genom AI-driven datarensning, maskininlärning och regelstyrd kategorisering.
5. Förstå inköp utanför policy
Att konsolidera inköpsdata är naturligtvis viktigt, men för att kunna utforma en strategi behöver inköpsavdelningen också stöd för att analysera data. När mindre tid läggs på manuellt team har medarbetarna tid och energi att analysera data och med flera dashboards och avancerade rapporteringsfunktioner blir detta mycket enklare.
6. Tillföra värde till ekonomiavdelningen
Med en gemensam datakälla, och med mer tid på inköpsavdelningen för analys av inköpsdata, kan dessa två viktiga funktioner stödja varandra bättre. Läs mer om detta här.
När inköpsavdelningen kan förse ekonomiavdelningen med insiktsfull inköpsrapportering kan de arbeta tillsammans för att utforma flexibla strategier som bygger på och hjälper varandra i stället för att arbeta med oberoende strategier.
För att ta reda på mer om Unit4 Source-to-Contract Spend Analytics besök vår dedikerade webbsida, läs våra kundberättelser eller kontakta oss idag!
