Utvikle strategier for å kontrollere ukontrollert forbruk med Unit4 Source-to-Contract Spend Analytics
Innkjøp blir ofte oversett som en strategisk aktør. Men i takt med at mange organisasjoner fokuserer på muligheten til å utforme strategier i moderne driftsmiljøer, blir innkjøpets strategiske rolle stadig viktigere.
Og som med resten av organisasjonen er moderne teknologi nødvendig for å samle inn data og tilby plattformer som kan analysere data, generere innsikt og støtte strategiske prosesser med ulike funksjoner.
Mange innkjøpsfunksjoner blir en del av dette strategiske skiftet i drift. De som lykkes, oppnår 2,2 ganger høyere avkastning på investeringen enn konkurrentene og har 5 ganger større sannsynlighet for å bli ansett som en forretningspartner.
I dag skal vi se på rollen forbruksanalyse spiller i utformingen av en fleksibel innkjøpsstrategi, verdien av dette for organisasjonen som helhet, samt hvordan dataverktøy kan hjelpe, og hvordan du kan evaluere disse leverandørene på en effektiv måte – les mer i denne bloggen!
Problemet med ukontrollert forbruk
Ukontrollert forbruk er et stort problem for innkjøpere. Småinnkjøp utgjør omtrent 80 % av transaksjonene, men bare 20 % av forbruksvolumet. Moderne ledere for innkjøp (CPO-er) anser reduksjon av uvanlig forbruk som en viktig prioritet i rollen.
Chris Sawchuk fra Hackett Group bekrefter at «behovet for at innkjøpsavdelingen skal bli bedre til å kontrollere forbruket, begynner å bli diskutert på styrenivå i mange selskaper [...], men så oppdager de at de ikke har rene og nøyaktige data for å vurdere dette, eller at de ikke har oversikt over hele virksomheten.»
Det er tydelig at innkjøpsavdelingen må utvikle strategier for å styre kostnadene, og kanskje blir de presset fra øverste hold til å gjøre det. Men de mangler verktøyene de trenger for å samle inn disse dataene på en håndterbar måte og for å sikre synlighet og effektivitet i dette arbeidet.
Verdien av verktøy for forbruksanalyse
Tidligere har organisasjoner gitt økonomiteamene sine oppgaven med å holde oversikt over og administrere forbruk ved hjelp av statiske regnearkprogrammer som Excel. Denne typen manuelle prosesser kan være tidkrevende når man skal trekke tabeller inn i andre tabeller og rapporter, kategorisere data manuelt og slite med å håndtere data fra ulike kilder.
Mye av problemet er at innkjøpsteamene ikke ser sine egne forbruksdata. De er begrenset av spredte, uklassifiserte data i for mange ulike systemer til at de kan ta gode beslutninger og forbedre bunnlinjen.
Jo mer organisasjonen og innkjøpsbehovene vokser, desto vanskeligere blir denne oppgaven. For ikke å snakke om de praktiske problemene med Excel, som versjonshistorikk, sporing av hvem som har gjort endringer, og når, og sikring av at dataene er nøyaktige og feilfrie. Bare de manuelle arbeidsmengdene kan være mye å håndtere for innkjøpsteamene.
Tallene tegner et mer drastisk bilde: For selskaper med årlige innkjøp på 1 milliard dollar tilsvarer dette 10 millioner dollar i ukontrollert, uvanlig forbruk. Dette er ikke bare bekymringsfullt i dagens klima, men det viser også hvor mye data som må konsolideres og analyseres.
Hackett Group fant ut at resultatet av uvanlig forbruk er at 44 % av organisasjonene har fått økte kostnader i innkjøpsprosessen, 41 % har fått økt risiko i leverandørbasen og 33 % har misfornøyde interne kunder.
Med tanke på alle disse problemene trenger organisasjoner en mer effektiv, repeterbar og nøyaktig måte å overvåke uvanlig forbruk og de tilhørende dataoppgavene på.
Hvordan kan Unit4 Source-to-Contract Advanced Spend Analytics-modulen hjelpe?
Programvare for forbruksanalyse er den eneste løsningen på problemene med menneskelige feil, avhengighet av Excel, ulike datakilder og manglende oversikt over både kontrollert og ukontrollert forbruk.
Unit4s Spend Analytics-modul kan gi deg alle funksjonene du trenger for å kontrollere ukontrollert forbruk og tenke nytt om innkjøpsteamets strategiske verdi. Her er seks måter vi kan hjelpe deg med å skape strategisk verdi på, med vårt verktøy for forbrukskontroll:
1. Oppnå strategiske mål
Med økende press fra ledelsen om å nå strategiske mål kan manuelle arbeidsbelastninger og lite tid til dataanalyse hindre teamet i å nå de strategiske målene.
Økt innsyn i leverandørkjeden med dataverktøy viser mulighetene for å spre forsyningene og effektivisere leverandørstyringen, slik at teamene kan legge en strategi ut fra dette heller enn med manuelle oppgaver.
2. Øk åpenhet og nøyaktighet
Når alle dataene, ikke bare innkjøpsdataene, kontrolleres i ERP-systemet, er det mye enklere å kategorisere, konsolidere og sammenligne dem med denne forbedrede oversikten.Én enkelt kilde til sannhet vil gi forretningsinformasjonen du trenger for å forstå tidligere og nåværende utgifter, og som hjelper med å lage nøyaktige prognoser for fremtidige utgifter.
Denne åpenheten skaper mange muligheter for automatisering. Du kan identifisere kategorier der selskapet kanskje er avhengig av bare noen få leverandører for en stor andel av utgiftene. Da kan en automatisert løsning varsle innkjøpsansvarlige om forbruksscenarioer med høy risiko.
Click to read Unit4 ERP Excellence beyond Excel (Gated)
3. Optimaliser direkte forbruk
Ukontrollert forbruk kan undergrave arbeidet til en innkjøpsfunksjon, og direkte utgifter kan ofte bli ignorert. Når teamene dine har løst problemet med ukontrollert forbruk, kan de også bruke tid på å optimalisere direkte forbruk, noe som kanskje ikke engang blir tatt i betraktning på grunn av manuelle arbeidsbelastninger og utdaterte systemer.
4. Reduser den manuelle arbeidsbelastningen og frigjør tid til analyse
Datakonsolidering er enkelt når det støttes av ERP, og dette gjør at innkjøpsdata kan gjøres om til rapporter og mer. Unit4s Spend Analytics-modul kan dessuten forenkle manuelle prosesser ved hjelp av KI-drevet datarensing, maskinlæring og regelstyrt kategorisering.
5. Forstå ukontrollert forbruk, ikke bare kontroller det
Det er selvsagt viktig å konsolidere innkjøpsdata. Men for å kunne utarbeide en strategi trenger innkjøpsteamene også støtte til å analysere data. Når teamene bruker mindre tid på manuelle oppgaver, kan de bruke tid og energi på å analysere data. Med flere dashbord og avanserte rapporteringsmuligheter er dette mye enklere.
6. Tilfør verdi til økonomiteamene
Innkjøps- og økonomiteam kan støtte hverandre bedre med én enkelt kilde til datasannhet for alle funksjoner og med mer tid for innkjøpsteamene til å analysere forbruksdata. Oppdag alle mulighetene i denne rapporten.
Når innkjøpsavdelingen kan rapportere forbruket til organisasjonens økonomiteam, kan de samarbeide om å utforme fleksible strategier som støtter hverandre, i stedet for å ha uavhengige strategier som må endres.
Hvis du vil vite mer om Unit4 Source-to-Contract Spend Analytics-modulen, kan du se vår dedikerte nettside, lese kundehistorier eller snakke med salgsavdelingen i dag!
