Entwickeln Sie Strategien zur Kontrolle ungeplanter Ausgaben mit Unit4 Source-to-Contract Spend Analytics
Die Beschaffungsfunktion wird oft nicht als strategischer Partner betrachtet. Da jedoch für viele Unternehmen der Fokus mittlerweile auf der Fähigkeit zur Strategieentwicklung in modernen Betriebsumgebungen liegt, gewinnt die strategische Rolle der Beschaffungsfunktion zunehmend an Bedeutung.
Wie auch in anderen Bereichen des Unternehmens wird dafür moderne Technologie benötigt
Nur damit ist es möglich, Daten zu sammeln und Plattformen bereitzustellen, die Daten analysieren, Erkenntnisse generieren und strategische Prozesse mit verschiedenen Funktionen unterstützen.
Viele Beschaffungsfunktionen werden Teil dieses strategischen Wandels im operativen Geschäft. Diejenigen, die erfolgreich sind, erzielen einen 2,2-mal höheren ROI als Mitbewerber und werden mit 5-mal höherer Wahrscheinlichkeit als Geschäftspartner angesehen.
Heute beschäftigen wir uns mit der Rolle der Ausgabenanalyse (Spend Analytics) bei der Entwicklung einer agilen Beschaffungsstrategie, dem Nutzen dieser Strategie für das gesamte Unternehmen sowie mit der Frage, wie Datentools helfen und wie die entsprechenden Anbieter effektiv bewertet werden können – weitere Informationen finden Sie in diesem Blog!
Das Problem der ungeplanten Ausgaben
Ungeplante Ausgaben sind für Beschaffungsteams ein großes Problem. Die Nebenausgaben, der sogenannte Tail-Spend, machen etwa 80 % der Transaktionen, aber nur 20 % des Ausgabenvolumens aus, und moderne Chief Procurement Officers (CPOs) sehen die Reduzierung ungeplanter Ausgaben als eine ihrer obersten Prioritäten an.
Chris Sawchuk von der Hackett Group bestätigt, dass „die Notwendigkeit einer besseren Ausgabenverwaltung durch Beschaffungsteams mittlerweile in vielen Unternehmen auf Vorstandsebene diskutiert wird \[...] – nur um dann festzustellen, dass das Unternehmen nicht über die erforderlichen bereinigten und genauen Daten verfügt, um eine Bewertung vorzunehmen, oder dass es keinen unternehmensweiten Überblick gibt.“
Klar ist, dass die Beschaffungsfunktion Strategien für das Kostenmanagement entwickeln muss und dabei eventuell Druck von oben bekommt. Es fehlt jedoch an den nötigen Tools, um die erforderlichen Daten auf überschaubare Weise zu erfassen und Transparenz und Effizienz zu gewährleisten.
Die Vorteile von Spend Analytics-Tools
In der Vergangenheit haben Unternehmen ihre Finanzteams damit betraut, die Ausgaben mit statischen Spreadsheet-Anwendungen wie Excel nachzuverfolgen und zu verwalten. Diese manuellen Prozesse können jedoch viel Zeit in Anspruch nehmen, da es gilt, Tabellen in andere Tabellen und Berichte einzufügen, Daten manuell zu kategorisieren und Daten aus verschiedenen Quellen mühsam zu verwalten.
Ein Großteil des Problems besteht darin, dass die Beschaffungsfunktion ihre Ausgabendaten nicht einsehen kann. Verstreute, nicht klassifizierte Daten in zu vielen unterschiedlichen Systemen hindern Beschaffungsteams daran, fundierte Entscheidungen zu treffen und das Geschäftsergebnis nachhaltig zu verbessern.
Je mehr Ihr Unternehmen und Ihre Beschaffungsanforderungen wachsen, desto schwieriger wird diese Aufgabe. Ganz zu schweigen von den praktischen Problemen, die Excel mit sich bringt, wie z. B. die Versionskontrolle, die Nachverfolgung, wer wann Änderungen vorgenommen hat, und die Sicherstellung, dass die Daten korrekt und fehlerfrei sind. Allein der manuelle Arbeitsaufwand kann für Beschaffungsteams eine große Belastung darstellen.
Die Zahlen zeichnen ein noch drastischeres Bild: Bei Unternehmen mit jährlichen Einkäufen in Höhe von 1 Milliarde US-Dollar gibt es 10 Millionen US-Dollar an nicht verwalteten ungeplanten Ausgaben. Dieses Niveau ungeplanter Ausgaben ist angesichts der aktuellen Wirtschaftslage nicht nur bedenklich, sondern vermittelt auch einen Eindruck vom Umfang der Daten, die konsolidiert und analysiert werden müssen.
Die Hackett Group stellte fest, dass bei 44 % der Unternehmen infolge der ungeplanten Ausgaben höhere Kosten für den Einkaufsprozess entstanden sind. Bei 41 % hat sich das Risiko in der Lieferkette erhöht und bei 33 % gibt es unzufriedene interne Kunden.
All diese Probleme verdeutlichen, warum Unternehmen eine effizientere, wiederholbare und genauere Methode zur Überwachung ungeplanter Ausgaben und der damit verbundenen Datenmanagementaufgaben benötigen.
Wie kann das Modul Unit4 Source-to-Contract Advanced Spend Analytics helfen?
Nur mit Spend Analytics-Software lassen sich Probleme, die durch menschliche Fehler, Excel-Abhängigkeit, unterschiedliche Datenquellen und mangelnde Transparenz bei verwalteten und ungeplanten Ausgaben entstehen, überwinden.
Das Spend Analytics-Modul von Unit4 bietet Ihnen alle Funktionen, die Sie benötigen, um ungeplante Ausgaben zu verwalten und den strategischen Wert Ihrer Beschaffungsteams neu zu definieren. Nachfolgend zeigen wir Ihnen 6 Möglichkeiten zur Schaffung von strategischem Mehrwert mit unserem Ausgabenmanagement-Tool:
1. Strategische Ziele erreichen
Zunehmender Druck von Führungskräften, manuelle Arbeitsabläufe und unzureichende Zeit für Datenanalysen können die Fähigkeit Ihres Teams, strategische Ziele zu erreichen, beeinträchtigen.
Datentools sorgen für mehr Transparenz in der Lieferkette und zeigen Möglichkeiten auf, das Angebot zu diversifizieren und die Effizienz des Liefermanagements zu steigern. Teams können daraus eine Strategie ableiten, statt in manuellen Aufgaben zu versinken.
2. Transparenz und Genauigkeit erhöhen
Wenn all Ihre Daten, nicht nur die Beschaffungsdaten, innerhalb von ERP kontrolliert werden, ist es angesichts der verbesserten Transparenz viel einfacher, die Daten zu kategorisieren, zu konsolidieren und zu vergleichen.
Eine zentrale Datenquelle liefert Ihnen die Business Intelligence, die Sie benötigen, um vergangene und aktuelle Ausgaben nachzuvollziehen und künftige Ausgaben mit größter Genauigkeit vorherzusagen.
Diese Transparenz eröffnet viele Möglichkeiten für Aspekte wie die Automatisierung. So können etwa Kategorien identifiziert werden, in denen sich ein großer Prozentsatz der Unternehmensausgaben auf einige wenige Lieferanten konzentriert. Eine automatisierte Lösung kann die Beschaffungsverantwortlichen also auf risikoreiche Ausgabenszenarien aufmerksam machen.
3. Direkte Ausgaben optimieren
Ungeplante Ausgaben können die Arbeit einer Beschaffungsfunktion untergraben, und direkte Ausgaben werden oft ignoriert. Indem Sie das Problem der ungeplanten Ausgaben lösen, können Ihre Teams auch mehr Zeit für die Optimierung der direkten Ausgaben aufwenden, die bei manuellen Arbeitsabläufen und Legacy-Systemen möglicherweise nicht einmal in Betracht gezogen werden.
4. Manuellen Arbeitsaufwand reduzieren und mehr Zeit für Analysen gewinnen
Die Datenkonsolidierung ist einfach, wenn sie von ERP unterstützt wird, und noch dazu ermöglicht sie die mühelose Umwandlung von Beschaffungsdaten in Berichte und mehr. Wichtig ist, dass das Spend Analytics-Modul von Unit4 manuelle Prozesse durch KI-gestützte Datenbereinigung, maschinelles Lernen und regelbasierte Kategorisierung unterstützen kann.
5. Ungeplante Ausgaben verstehen, statt sie nur zu kontrollieren
Die Konsolidierung von Beschaffungsdaten ist zweifellos von entscheidender Bedeutung, aber um eine Strategie zu entwickeln, brauchen Beschaffungsteams auch Unterstützung bei der Analyse der Daten. Da weniger Zeit für manuelle Aufgaben aufgewendet werden muss, haben Teams die nötige Zeit und Energie, Daten zu analysieren – und dies wird durch verschiedene Dashboards und erweiterte Berichtsfunktionen weiter vereinfacht.
6. Mehrwert für Finanzteams schaffen
Mit einer Single Source of Truth (zentrale Datenquelle) über alle Funktionen hinweg und mehr Zeit zur Analyse der Beschaffungsdaten durch Beschaffungsteams können sich diese beiden wichtigen Funktionen gegenseitig besser unterstützen. Die umfassenden Möglichkeiten entdecken Sie in diesem Whitepaper.
Wenn die Beschaffungsfunktion in der Lage ist, ihre Ausgaben an die Finanzteams des Unternehmens weiterzuleiten, können beide Teams gemeinsam agile Strategien entwickeln, um sich gegenseitig zu unterstützen, anstatt unabhängige Strategien zu verfolgen, die sich jederzeit ändern können.
Wenn Sie mehr über das Modul Unit4 Source-to-Contract Spend Analytics erfahren möchten, besuchen Sie unsere Webseite, sehen Sie sich die Kundenstorys an oder sprechen Sie noch heute mit dem Vertrieb!
