Strategisk förändringsledning viktigt för framgångsrik ERP-implementering

Förändringsledning, ERP och organisationskultur

Nya processer innebär ofta stora förändringar och kan störa en organisations sätt att arbeta.Alla projekt har en inlärningskurva, särskilt när det gäller stora förändringar som införandet av ett nytt affärssystem. Utan grundlig planering, utbildning och stöd kan förändringsprojektet innebära lägre effektivitet. Detta kan vara frustrerande för ledningsgruppen, chefer och enskilda medarbetare, som kanske har förväntat sig att det nya systemet ska lösa alla problem, men i stället ställs inför en mängd nya utmaningar.

Som tur är kan organisationer utnyttjapraxis för att göra digitaliseringsprojekt mer hanterbara, mindre osäkra och mer tillförlitliga när det gäller effekter och fördelar. Det är här principerna för förändringshantering kommer in i bilden. De strategier för förändringshantering som används för en framgångsrik ERP-implementering är sammastrategier som skulle användas i alla andra större förändringsprojekt.

Men vad många inte inser är att förändringsledning inte bara kan ses som en process.

Betydelsen av förändringshantering vid ERP-implementering

En lösningsarkitekt på Unit4 beskrev en gång organisationer som chokladkakor. Enskilda projekt jämfördes med chokladbitar, de är fristående, men varje projekt bidrar till kakans övergripande kvalitet och effektivitet. Kakdegen är det medium som håller ihop chokladbitarna, ger dem sammanhållning och göratt de kan bidra till helheten. I denna jämförelse representerar kakdegen organisationens attityd och kultur.

I stället för att ses som en isolerad process bör förändringshantering ses som en integrerad del av organisationens kaka. Detär inte något som automatiskt säkerställer att ett specifikt projekt, t.ex. implementeringen av ett ERP-system, blir framgångsrikt. Men förändringsledning fungerarsom ett medium som gör det möjligt att lyckas med implementeringsprojekt, och det är en central del av organisationens sätt att arbeta.

Bästa praxis för förändringshantering vid implementering av ERP-system

Förändringshantering handlarom att framgångsrikt införa nya system och processer. Det handlar om att förse medarbetarna med nödvändig information, utbildning och verktyg för att implementera det nya affärssystemet.

Det är viktigt att komma ihåg att förändringsledning i grund och botten handlarom människor. I tjänstebaserade organisationer är detta särskiltviktigt på grund av hur förändringar kan påverka medarbetarna, både när det gäller välbefinnande, prestation och känslomässigt tillstånd, samt organisationens effektivitet som helhet.

Här är några viktigapunkter att komma ihåg när det gällerförändringshantering:

• Förändringar kan påverka hur medarbetarna utförsina arbetsuppgifter, vilketkan vara stressande och förvirrande. I vissa fall kan det till och med ha en negativ inverkan på prestationen.
• För att uppnå positivaresultat med förändringarna är det viktigtatt hantera dem med medkänsla och tålamod.
• Aktiviteterna i förändringsprogrammet måste ta hänsyntill de olika sätt på vilka människor reagerar på förändringar.

Förändringsprojekt är en inlärningsprocess

Det är viktigtatt inse att inlärning inte sker över en natt, och detta gäller även implementeringen av ett ERP-system. Alla inblandade, från ledningen och nedåt, måste lära sig hur man säkerställer att systemet fungerar korrekt. Sedan måste de också lära sig hur man bäst utnyttjar det nya systemet.

Det innebär att man inte kan garantera en framgångsrik implementering av ERP-systemet bara genom att använda "traditionella" metoder för förändringshantering, som att utveckla och kommunicera en vision, förklara skälen till förändringen, engagera intressenter och tillhandahålla nödvändig utbildning. Även om dessa åtgärder är viktiga är de inte tillräckliga, eftersomde inte tar hänsyn till de fyra främsta orsakerna till att människor motsätter sig förändringar.

Fyra anledningar till att människor motsätter sig förändringar:

1. Brist på tid att fokusera.
2. Rädsla för det okända.
3. Misstro mot förändringsprocessen.
4. Brist på aktuell information.

För att uppnå en framgångsrik förändringshantering är kommunikation och engagemang avgörande. Det krävs också en grundlig implementeringsplan som tas fram i samarbete med leverantören, IT-avdelningen och viktiga intressenter. Detta är dock bara början på processen.

Framgångsrik förändringshantering handlar om att hjälpa medarbetarna att internalisera förändringar som en del av organisationens kulturella DNA. "Förändringsaktivering omfattar en omfattande uppsättning kompetenser och metoder som går utövertraditionell förändringshantering. För att skapa en förändringsfrämjande kultur krävs en balans mellankommunikation, strategiska partnerskap, relationsbyggande och lärande.

Nedan följernågra viktiga elementsom bör ingå:

Kommunikation: Det handlar om att argumentera för förändringen, inte bara i samband med ERP-projektet, utan också i samband med organisationens övergripande förändringsresa. Det handlar också om att involvera medarbetare och intressenter, samt att noggrant analysera medarbetarnas erfarenheter och känslor före, under och efter projektet.

Strategiska partnerskap: Projektgruppen för implementeringen bör inte bara fokusera på att uppfylla krav och förbereda Gant-diagram. Deras roll, särskilt på ledningsnivå, är att förstå de utmaningar som uppstårunder implementeringen och att underlätta för hela organisationen att ta till sig förändringsprocessen.

Bygga relationer: ERP-implementeringsprojekt involverar olika avdelningar och funktionersom traditionellt har ansett att deras ansvarsområden är oförenliga. Det är viktigtatt anställda inom dessa funktioner, särskilt högre chefer, är villiga att arbeta tillsammans på en personlig nivå för att säkerställa samordning av insatserna.

Utbildning: Detta omfattar mer än bara utbildning i användningen av det nya systemet. "Lärande" handlarom att förstå hur de nuvarande systemenstöder operativa processer, hur det nya systemet kommer att ersätta, utöka eller avskaffa dessa funktioner och kartlägga kompetenser, färdigheter, erfarenhet och kapacitet hos den nuvarande arbetsstyrkan. Organisationen måste också bedöma hur införandet av det nya systemet påverkar medarbetarnas arbetsflöde, välbefinnande och engagemang, samt implementera utbildningsstrategier för både medarbetare och chefer. Vid behov bör man vara beredd att justera implementeringsprocessen för att underlätta detta lärande och göra arbetet enklare.

Hur kan Unit4 hjälpa till?

Med över 40 års erfarenhet av att utveckla ERP-programvara kan Unit4 erbjuda skräddarsydda lösningar som passar era specifika behov. Våra lösningar integreras sömlöst med våra FP&A-, HCM- och PSA-lösningar vilket skapar ett holistiskt system för att hantera back office. Detta minskarden administrativa bördanså att medarbetare kan fokusera mer på processer och aktiviteter som skapar värde för organisationen och dess kunder.

Våra lösningsarkitekter, konsulter och partners är experter på processerna och filosofin bakom förändringshantering och aktivering. De finns tillgängliga för att hjälpa er genom alla faser av implementeringsprocessen och säkerställa en positiv upplevelse för hela organisationen.

Om du vill veta mer om vad våra lösningar kan erbjuda er kan du besöka våra produktsidor för mer information eller boka en demo genom att klicka här.