Strategisk endringsledelse for vellykket ERP-implementering
Endringsledelse, ERP og organisasjonskultur i din organisasjon
Endringsprosesser innebærer ofte store forandringer og kan forstyrre organisasjonens måter å jobbe på. Alle prosjekter har en læringskurve, spesielt når det gjelder store endringer, som innføring av et nytt ERP-system. Uten grundig planlegging, opplæring og støtte kan endringsprosjekter føre til betydelig lavere effektivitet. Dette kan være frustrerende for både ledergrupper, ledere og enkeltmedarbeidere, som kanskje har forventet at det nye systemet ville løse alle problemer, men i stedet møter en rekke nye utfordringer.
Heldigvis kan organisasjoner utnytte ferdigheter og kompetanse for å gjøre digitale transformasjonsprosjekter mer håndterbare, mindre usikre og tryggere når det gjelder effekter og fordeler. Det er her prinsippene for endringsledelse kommer inn. Strategiene for endringsledelse som brukes for en vellykket ERP-implementering, er de samme strategiene som man ville benyttet i ethvert annet større endringsprosjekt.
Men det mange ikke er klar over, er at endringsledelse ikke bare kan betraktes som en prosess.
Betydningen av endringsledelse ved ERP-implementering
En strategisk forretningsarkitekt hos Unit4 ga en gang en beskrivelse av organisasjoner som kjeks med sjokoladebiter. Enkeltprosjekter ble sammenlignet med sjokoladebitene: De er selvstendige, men hvert prosjekt bidrar til kjeksens samlede kvalitet og effektivitet. Kakedeigen er det mediumet som holder sjokoladebitene sammen, gir dem sammenheng og lar dem bidra til helheten. I denne sammenligningen representerer kakedeigen organisasjonens holdning og kultur.
I stedet for å betraktes som en isolert prosess, bør endringsledelse sees på som en integrert del av organisasjonens kakedeig. Det er ikke noe som automatisk sikrer suksess for et spesifikt prosjekt, som for eksempel implementeringen av et ERP-system. Men endringsledelse fungerer som et medium som gjør det mulig å lykkes med implementeringsprosjekter, og det er en sentral del av måten organisasjonen fungerer på.
Beste praksis for endringsledelse i ERP-systemer
Endringsledelse handler om å ta i bruk nye systemer og prosesser på en vellykket måte. Det innebærer å gi medarbeiderne nødvendig informasjon, opplæring og verktøy for å kunne implementere det nye ERP-systemet.
Det er viktig å huske at endringsledelse i bunn og grunn handler om mennesker. I servicebaserte organisasjoner er det spesielt viktig på grunn av hvordan endringer kan påvirke medarbeiderne, både i form av trivsel, ytelse og følelsesmessig tilstand, samt organisasjonens effektivitet som helhet.
Her er noen nøkkelpunkter å huske på når det gjelder endringsledelse:
- Endringer kan påvirke måten medarbeiderne utfører jobben sin på, og det kan være stressende og forvirrende. I noen tilfeller kan det til og med påvirke prestasjonene negativt.
- For å oppnå positive resultater med endringene, er det viktig å håndtere dem med medfølelse og tålmodighet.
- Aktivitetene i endringsprogrammet må ta hensyn til de forskjellige måtene folk reagerer på endringer på.
Endringsprosjekter er en læringsprosess
Det er viktig å forstå at læring ikke skjer over natten, og det gjelder også for implementeringen av et ERP-system. Alle involverte, fra ledelsen og nedover, må lære hvordan de kan sikre at systemet fungerer som det skal. Deretter må de også lære seg hvordan de best kan utnytte det nye systemet.
Det betyr at du ikke kan garantere en vellykket implementering av ERP-systemet bare ved å bruke "tradisjonelle" metoder for endringsledelse, som å utvikle og kommunisere en visjon, forklare begrunnelsen for endringen, samarbeide med interessenter og gi nødvendig opplæring. Selv om disse tiltakene er viktige, er de ikke tilstrekkelige, da de ikke tar hensyn til de fire hovedårsakene til at folk motsetter seg endringer.
Fire grunner til at folk motsetter seg endring:
- Mangel på tid til å fokusere.
- Frykt for det ukjente.
- Mistillit til endringsarbeidet.
- Mangel på informasjon i tide.
For å oppnå vellykket endringsledelse, er kommunikasjon og engasjement avgjørende. I tillegg kreves en grundig implementeringsplan som utarbeides i samarbeid med leverandøren, IT-teamet og viktige interessenter. Dette er imidlertid bare begynnelsen på prosessen.
Vellykket endringsledelse handler om å hjelpe medarbeiderne med å internalisere endring som en del av organisasjonens kulturelle DNA. "Change enablement" omfatter en omfattende samling av kompetanser og praksiser som går utover tradisjonell endringsledelse. For å skape en endringsfremmende kultur er det nødvendig med en god balanse mellom kommunikasjon, strategiske partnerskap, relasjonsbygging og læring.
Nedenfor er noen nøkkelelementer som bør inkluderes:
- Kommunikasjon: Dette innebærer å argumentere for endringen, ikke bare i forbindelse med ERP-prosjektet, men også i sammenheng med organisasjonens overordnede transformasjon. Det inkluderer i tillegg å involvere ansatte og interessenter, samt å nøye analysere medarbeidernes opplevelser og følelser før, under og etter prosjektet.
- Strategiske partnerskap: Implementeringsprosjektteamet bør ikke bare fokusere på å oppfylle krav og utarbeide Gantt-diagrammer. Deres rolle, spesielt på lederplan, er å forstå utfordringene som oppstår under implementeringen, og å legge til rette for at hele organisasjonen kan omfavne endringsprosessen.
- Relasjonsbygging: ERP-implementeringsprosjekter involverer ulike avdelinger og funksjoner som tradisjonelt har trodd at deres ansvarsområder er uforenlige. Det er viktig at ansatte i disse funksjonene, spesielt øverste ledere, er villige til å samarbeide på personlig nivå for å sikre samordning av innsatsen.
- Læring: Dette omfatter mer enn bare opplæring i bruken av det nye systemet. "Læring" handler om å forstå hvordan de nåværende systemene støtter driftsprosessene, hvordan det nye systemet vil erstatte, utvide eller avskaffe disse funksjonene, samt å kartlegge kompetanse, ferdigheter, erfaringer og evner hos den nåværende arbeidsstyrken. Organisasjonen må også vurdere konsekvensene av innføringen av det nye systemet på medarbeidernes arbeidsflyt, trivsel og engasjement, og implementere opplæringsstrategier for både ansatte og ledere. Ved behov bør man være villig til å justere implementeringsprosessen for å legge til rette for denne læringen og gjøre arbeidet enklere.
Hvordan kan Unit4 hjelpe?
Med over 40 års erfaring innen utvikling av ERP-programvare for service- og menneskeorienterte organisasjoner, er Unit4 i stand til å tilby skreddersydde løsninger som passer dine spesifikke behov. Våre løsninger integreres sømløst med våre FP&A-, HCM- og PSA-løsninger, og skaper et helhetlig system for å administrere back office. Dette reduserer administrasjonsbyrden for teamene dine, slik at de kan fokusere mer på prosesser og aktiviteter som skaper verdi for deg og dine kunder.
Vårt team av løsningsarkitekter, konsulenter og partnere er eksperter på prosessene og filosofien bak endringsledelse og aktivering. De er tilgjengelige for å hjelpe deg gjennom alle faser av implementeringsprosessen, og sikre en harmonisk og positiv opplevelse for hele organisasjonen.
Hvis du ønsker å lære mer om hva våre løsninger kan tilby deg og dine medarbeidere, kan du besøke våre produktsider for mer informasjon eller bestille en demo ved å klikke her.
