Strategie voor verandermanagement voor een succesvolle ERP-implementatie
Veranderingsbeheer, ERP en de cultuur van jouw organisatie
Veranderingsprocessen worden vaak gekenmerkt door grote opschudding en verstoring van de werkwijzen van een organisatie. Alle projecten gaan gepaard met leercurves - vooral een grote verandering zoals de implementatie van een nieuw ERP-systeem. Zonder de juiste planning, opleiding en ondersteuning kunnen veranderingsprojecten resulteren in aanzienlijke prestatieverliezen, tot grote ergernis van leiderschapsteams, managers en individuele medewerkers (die over het algemeen verkocht zijn aan een nieuw systeem als het antwoord op al hun problemen, in plaats van de bron van een heleboel nieuwe problemen).
Gelukkig zijn er capaciteiten en competenties die elke organisatie kan overnemen en inzetten om digitale transformatieprojecten beter beheersbaar, minder ambigu en zekerder qua effecten en voordelen te maken.
Dit zijn natuurlijk de principes van verandermanagement. De verandermanagementstrategieën voor een succesvolle ERP-implementatie zijn dezelfde strategieën die je zou gebruiken voor elk ander groot veranderingsproject.
Maar wat velen zich niet realiseren, is dat verandermanagement niet iets is dat je simpelweg kunt zien als een proces.
Het belang van verandermanagement bij ERP-implementatie
Een Unit4 Strategic Business Architect beschreef organisaties ooit als een soort chocolate chip cookies. Individuele projecten zijn als chocolate chips: ze staan op zichzelf, maar elk project draagt bij aan de algehele kwaliteit en effectiviteit van het koekje. Het koekjesdeeg is het medium dat de chocolate chips ondersteunt - het houdt ze bij elkaar, geeft ze context en laat ze bijdragen wat ze moeten bijdragen aan het geheel. In deze analogie is het koekjesdeeg het equivalent van de houding en cultuur van de organisatie.
Eerder dan een individueel proces, wordt veranderingsmanagement best gezien als een onderdeel van het koekjesdeeg van de organisatie. Het is niet iets dat ervoor zorgt dat een bepaald project (zoals je ERP-implementatie) slaagt, het is het medium waarbinnen een implementatieproject kan slagen, een kernonderdeel van de manier waarop je organisatie werkt.
Click to read ERP product brochure (NL)
Best practices voor ERP-veranderingsbeheer
Change management kan het best worden gezien als een set gedragingen waarmee mensen succesvol gebruik kunnen maken van nieuwe systemen en processen. Deze gedragingen omvatten de informatie, training en tools waarmee je mensen kunt uitrusten om de tool, het systeem of het proces dat je implementeert - in dit geval een nieuwe ERP - met succes aan te nemen.
Onthoud dat verandering uiteindelijk over mensen gaat
Het belangrijkste onderdeel van deze vergelijking zijn natuurlijk mensen. In dienstverlenende organisaties is verandermanagement zelfs nog essentiëler vanwege de manier waarop verandering je mensen kan beïnvloeden - in termen van hun welzijn, prestaties, emotionele toestand - en als gevolg daarvan de effectiviteit van je hele organisatie.
- Verandering heeft invloed op de manier waarop mensen hun werk doen - het kan stressvol en verwarrend zijn en in sommige gevallen kan het zelfs de prestaties negatief beïnvloeden.
- De manier waarop veranderingen je mensen beïnvloeden, moet daarom met mededogen en geduld worden benaderd om positieve resultaten te ondersteunen.
- En de activiteit in het programma moet rekening houden met de verschillende manieren waarop mensen op verandering reageren.
Veranderingsprojecten zijn leerprojecten
Leren is natuurlijk niet iets dat van de ene op de andere dag gebeurt - en je ERP-implementatie zal dat ook niet doen. Iedereen, van de leiding tot beneden, zal een leercurve moeten volgen om ervoor te zorgen dat het systeem goed wordt ingebed - en dan zullen ze nog een leercurve moeten volgen om uit te vinden hoe ze het nieuwe systeem het beste kunnen gebruiken.
Dit betekent dat je uiteindelijk geen succesvolle ERP-implementatie kunt garanderen puur door "traditionele" change management benaderingen zoals het ontwikkelen en delen van een visie, het verwoorden van een case for change, het betrekken van stakeholders en het voorbereiden van de juiste training. Al deze dingen zijn noodzakelijk, maar niet voldoende, omdat ze niet ingaan op de 4 belangrijkste redenen waarom mensen zich verzetten tegen verandering.
De 4 redenen waarom mensen zich verzetten tegen verandering
- Gebrek aan tijd om te focussen
- Angst voor het onbekende
- Wantrouwen in de uitvoer van de verandering
- Een gebrek aan tijdige informatie
Communicatie en betrokkenheid zijn van vitaal belang - net als een grondig implementatieplan dat samen met jouw leverancier, jouw IT-team en jouw senior stakeholders wordt opgesteld. Maar het is slechts het begin van het proces.
Succesvol veranderingsmanagement gaat over het helpen van jouw mensen om verandering onderdeel te maken van jouw culturele DNA
"Change enablement' is de veel uitgebreidere set competenties en praktijken die de typische praktijken van change management helpen overstijgen. Het bereiken van een cultuur van veranderingsbekwaamheid vereist een zorgvuldige mix van communicatie, strategische partnerschappen, het opbouwen van relaties en leren. Het is niet eenvoudig om deze componenten van elkaar te scheiden, en het vinden van de juiste balans is essentieel. Maar op zijn minst zullen ze het volgende omvatten:
Communicatie: dit omvat alles van het verwoorden van een case voor verandering - niet alleen in de context van jouw ERP-project, maar in de bredere context van de voortdurende transformatie van de organisatie. Het omvat ook betrokkenheid van werknemers en belanghebbenden en een grondige analyse van wat jouw mensen ervaren en voelen voor, tijdens en na het project.
Strategische partnerschappen: je implementatieprojectteam moet er niet alleen zijn om ervoor te zorgen dat de juiste vakjes worden aangevinkt en Gantt-diagrammen worden gemaakt. Hun taak - met name op het niveau van leiderschap - zal zijn om niet alleen de uitdagingen te begrijpen die jouw implementatie aansturen, maar ook om de voorwaarden te scheppen waarin de hele organisatie het bijbehorende proces kan omarmen.
Relaties opbouwen: ERP-implementatieprojecten zijn notoir "cross-silo" zaken: ze vereisen inbreng van meerdere verschillende afdelingen en functies die traditioneel misschien denken dat hun bevoegdheden en verantwoordelijkheden elkaar wederzijds uitsluiten (het meest voor de hand liggend is het kantoor van de CFO en de financiële afdeling, de IT-afdeling en de CIO, en de HR-afdeling en CHRO, maar mogelijk ook anderen). Personen die binnen deze functies werken - en in het bijzonder hun leiders op C-niveau - moeten bereid zijn om op persoonlijk niveau samen te werken om het project tot een goed einde te brengen en ervoor te zorgen dat hun verschillende inspanningen op elkaar zijn afgestemd.
Leren: Dit is meer dan een toegewijde verkopersopleiding over de functionaliteiten van jouw nieuwe systeem (en meer dan uitleg over de nieuwe architectuur aan uw eigen IT-teams.) "Leren" moet alles omvatten van het begrijpen hoe jouw huidige systemen operationele processen ondersteunen, hoe jouw nieuwe systeem deze functionaliteiten zal vervangen, uitbreiden of verouderen, en de verschillende mensen die door het proces zullen worden beïnvloed. Het gaat er ook om dat de organisatie zichzelf leert kennen door een inventarisatie te maken van de vaardigheden, bekwaamheden, ervaringen en capaciteiten van het huidige personeelsbestand. Je moet de impact documenteren die het nieuwe systeem en de onboarding ervan zullen hebben op de werkprocessen, het welzijn en de persoonlijke betrokkenheid van jouw mensen, en trainingsstrategieën implementeren voor zowel hen als hun managers en directeuren, en waar nodig bereid zijn om jouw geplande implementatieproces aan te passen om dit leren te vergemakkelijken en hun werkleven gemakkelijker te maken.
Hoe kan Unit4 j helpen?
Unit4 heeft meer dan 40 jaar ervaring in het ontwerpen van ERP-software voor service- en mensgerichte organisaties. Als zodanig zijn onze oplossingen afgestemd op jouw specifieke behoeften en integreren ze met onze FP&A-, HCM- en PSA-oplossingen om een end-to-end systeem te creëren voor het beheer van jouw backoffice op een manier die de administratieve last voor jouw teams vermindert en hen in staat stelt meer tijd te investeren in processen en activiteiten die waarde toevoegen voor jou en je klanten.
Onze oplossingsarchitecten, consultants en partners zijn ook experts in de processen en filosofieën achter verandermanagement en enablement en zijn er om je te helpen bij elke stap van het implementatieproces van jouw nieuwe systeem op een manier die een harmonieuze en positieve ervaring creëert voor jouw hele organisatie.
Als je meer wilt weten over wat onze oplossingen jou en jouw mensen kunnen bieden, bekijk dan hier onze speciale productpagina's of klik hier om een demo te boeken.
