Behindert Ihre Auslastungsrate die Rentabilität?

Hier gehen wir darauf ein, warum eine effektive Ressourcennutzung heute wahrscheinlich der wichtigste Aspekt des Geschäftsbetriebs für ein Dienstleistungsunternehmen ist. Und warum eine höhere Auslastungsrate mehr produktive Arbeit und gesenkte Kosten bedeutet. 

Was ist die Auslastungsrate?

Die Auslastungsrate in Dienstleistungsunternehmen ist der Prozentsatz der Zeit, die mit abrechenbaren Projekten im Vergleich zur Gesamtarbeitszeit verbracht wird, sie misst also, wie beschäftigt die Menschen sind. 

Die Auslastung ist eine entscheidende Kennzahl, weil Geschäftsführer verstehen müssen, wie viel ihre Mitarbeitenden mit abrechenbaren Aufgaben im Vergleich zu nicht abrechenbaren Aufgaben verbringen. Abrechenbare Auslastung und durchschnittlicher Stundensatz sind kritisch für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. 

Die meisten Organisationen möchten zwischen abrechenbarer Auslastung und produktiver Auslastung unterscheiden können, was die Gesamtauslastung einschließt, sowie Marketing, Vertrieb, allgemeines Management, Schulung und interne Projekte. 

Auslastung ist entscheidend für die Gesamtrentabilität und Produktivität einer Organisation. Sie sollte zusammen mit dem Gesamtumsatz und dem Gewinn pro Person betrachtet werden. In der Regel ist der größte Treiber für die Auslastung die Reife des Geschäftsentwicklungsprozesses (Marketing, Vertrieb und wiederkehrende Einnahmen). 

Wie berechnet man die Auslastung?

Das Projektmanagement wird zunehmend strategisch, da Unternehmen versuchen, die Gewinnspanne zu verbessern und Ressourcen zu maximieren, daher ist es wichtig, die Auslastungsrateformel richtig zu verstehen. 

Abrechenbare Stunden 

Auslastung = ------------------------- x 100 

Gesamtarbeitsstunden 

Sobald Sie genau wissen, wie Sie die Auslastungsrate berechnen und sie als Kennzahl verwenden, ist es leicht zu erkennen, wie sie die Rentabilität Ihrer Organisation beeinflusst. Wenn Sie Ihre Ressourcen nicht vollständig nutzen, lassen Sie Gewinne liegen. Gehen Sie tiefer und Sie werden feststellen, dass Ihre Auslastungsrate fast jeden Aspekt Ihrer Betriebsabläufe beeinflusst. 

Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Dienstleistungen verkaufen. Ohne Auslastungsdaten wird Ihr Vertriebsteam nicht unbedingt jedem Lead verfolgen, aber wenn sie die Auslastungsraten haben, können sie Leads verfolgen, die zu profitabler Arbeit führen, im Rahmen bleiben und sich auf Ihre Spezialisierung konzentrieren. Dies hilft Ihnen, bessere Kunden zu gewinnen und ein fokussierteres Vertriebsteam zu führen. 

Kleine Änderungen können zu großen Gewinnen führen

Eine Auslastungsrate von 100 % zu erreichen, ist nicht machbar, da Ihre Mitarbeitenden auch andere nicht abrechenbare Aktivitäten wie berufliche Entwicklung, Geschäftsentwicklung, möglicherweise Reisen zu Kundenstandorten und administrative Aufgaben haben werden.  

Die Umfrage ergab, dass 42 % der dienstleistungsorientierten Unternehmen keine Auslastungsrate von 80 % erreicht haben und 16 % keine Auslastung von 70 %. 

Ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden, die 220 Tage im Jahr arbeiten und $1.000 pro Mitarbeiter pro Tag an abrechenbaren Einnahmen erzielen, mit einer Auslastungsrate von 70 % und einer Marge von 15 % wird in einem Jahr Einnahmen von $30,8 Mio. und einen Gewinn von $4,62 Mio. sehen. 

Wenn wir die Auslastung auf 73,5 % erhöhen (nur eine Steigerung um 3,5 %), steigt der Umsatz auf $32,34 Mio. – eine Steigerung von etwa 5 %.  

Da sich die Kosten des Unternehmens jedoch nicht geändert haben, kann diese zusätzliche $1,54 Mio. direkt zur Marge hinzugefügt werden. Dies bedeutet, dass wir durch eine Steigerung der Auslastung um 3,5 % die Marge von 15 % auf 19 % und den Gesamtgewinn um 33 % steigern können. 

Eine erhöhte Auslastung bedeutet mehr als nur mehr Geld verdienen: 

• Gut ausgelastete Mitarbeitende sind zufriedener und engagierter und bleiben tendenziell länger im Unternehmen. 
• Reduzierte Mitarbeiterzahl bedeutet, dass Gehälter besser verwaltbar sind. 
• Einzelne Projekte sind profitabler, sodass Sie mehr abrechenbare Arbeit übernehmen können. 
• Die Servicebereitstellung verbessert sich, sodass Ihre Kunden zufriedener sind. 

Wie man die Auslastung maximiert

Auslastungsherausforderungen beeinflussen die Fähigkeit von Dienstleistungsunternehmen Projekte rechtzeitig abzuschließen. Aus der Umfrage ging hervor, dass fast die Hälfte (45 %) mindestens ein Viertel ihrer Projekte nicht rechtzeitig abgeschlossen hat. Der IT-Dienstleistungssektor hatte mit 52 % am meisten Schwierigkeiten, ein Viertel der Projekte rechtzeitig abzuschließen. IT-Dienstleistungsleiter werden jedoch auf die Herausforderung von aufkommenden Technologien wie KI, Ressourcenprobleme und die wechselnde Natur von Digitalisierungsprojekten hinweisen, da Anforderungen während des Projektzeitraums oft entstehen. 

Herausforderungen zu bewältigen und die Auslastungsraten zu erhöhen, kann nur durch ein gründliches Verständnis von Auslastung, Aktivität und finanzieller Leistung erreicht werden. Die Identifizierung der aktuellen Auslastungsniveaus ist notwendig, aber die Fähigkeit, sie zu maximieren, ist eine andere. 

Werfen wir einen Blick auf die Schritte, die erforderlich sind, um Ihr Unternehmen von der reinen Zeiterfassung zu einer Kultur zu führen, die ihre Prozesse, Abläufe und Einstellungen so strukturiert, dass die Zeit als Ihr kostbarstes Gut betrachtet wird.