Votre taux d'utilisation nuit-il à votre rentabilité ?
Les analystes de PAC ont récemment mené une enquête basée sur les opinions de 250 entreprises de services en Europe, alors qu'elles reconstruisent leurs stratégies post-pandémie.
Ils ont examiné les attentes en matière de revenus et de rentabilité, les moteurs de croissance future, ainsi que la manière dont des éléments tels que la taille des transactions, la taille de la clientèle et les taux d'utilisation évoluent.
Ici, nous creusons profondément pour comprendre pourquoi l'utilisation efficace des ressources est probablement l'aspect le plus important des opérations commerciales pour une société de services aujourd'hui. Et comment un taux d'utilisation plus élevé signifie un travail plus productif et des coûts réduits.
Qu'est-ce que le taux d'utilisation?
Le taux d'utilisation dans les entreprises de services est le pourcentage de temps passé sur des projets facturables par rapport au temps total travaillé, ce qui mesure le degré d'occupation des collaborateurs.
L'utilisation est une mesure cruciale car les dirigeants d'entreprise doivent comprendre pleinement combien de temps leurs collaborateurs consacrent aux tâches facturables plutôt qu'aux tâches non facturables. L'utilisation facturable et le tarif horaire moyen sont essentiels pour la santé financière d'une entreprise.
La plupart des entreprises souhaitent pouvoir distinguer l'utilisation facturable et l'utilisation productive, qui est l'utilisation globale, y compris le marketing, les ventes, la gestion générale, la formation et les projets internes.
L'utilisation est essentielle à la rentabilité et à la productivité globales de l'entreprise. Elle doit être examinée conjointement avec le chiffre d'affaires total et le bénéfice par personne. En général, le principal moteur de l'utilisation est la maturité du processus de développement commercial (marketing, ventes et revenus récurrents).
Comment calculer l'utilisation
La gestion de projet devient de plus en plus stratégique alors que les entreprises cherchent à améliorer leur rentabilité et à maximiser leurs ressources, il est donc essentiel de bien comprendre la formule du taux d'utilisation.
Heures facturables
Utilisation = ------------------------- x 100
Heures totales
Une fois que vous savez exactement comment calculer le taux d'utilisation et l'utiliser comme indicateur, il est facile de voir comment il affecte la rentabilité de votre organisation. Si vous n'utilisez pas pleinement vos ressources, vous laissez des profits sur la table. Creusez plus profondément et vous verrez que votre taux d'utilisation affecte presque tous les aspects de vos opérations.
Pensez à la manière dont vous vendez vos services. Sans données d'utilisation, votre équipe commerciale ne poursuivra pas nécessairement chaque opportunité, mais lorsque vous disposez des taux d'utilisation, ils peuvent poursuivre les opportunités qui se traduisent par un travail rentable, dans les limites de la portée et axé sur votre spécialisation. Cela vous aidera à attirer de meilleurs clients et à gérer une équipe commerciale plus concentrée.
De petits changements peuvent entraîner de grands gains
La perturbation de la pandémie a entraîné une chute de l'utilisation, mais alors que l'industrie des services revenait à une certaine normalité, l'enquête a révélé que de nombreuses entreprises en Europe travaillaient toujours à un niveau suboptimal.
La majorité (59 %) ont atteint un niveau d'utilisation de plus de 80 %, et 19 % n'ont pas atteint un taux d'utilisation de 70 %. Et cette situation était encore plus grave dans d'autres régions du monde en dehors de l'Europe.
Une entreprise comptant 200 collaborateurs facturant 220 jours par an et générant 1000 € par collaborateurs et par jour de revenus facturables avec un taux d'utilisation de 70 % et une marge de 15 % verra un chiffre d'affaires de 30,8 millions d’euros et un bénéfice de 4,62 millions d’euros en un an.
Si nous augmentons l'utilisation à 73,5 % (juste une augmentation de 3,5 %), le chiffre d'affaires passe à 32,34 millions d’euros, une augmentation d'environ 5 %.
Cependant, comme les coûts de l'entreprise n'ont pas changé, ces 1,54 million d’euros supplémentaires peuvent être ajoutés directement à la marge. Cela signifie que si nous augmentons l'utilisation de 3,5 %, nous pouvons augmenter la marge de 15 % à 19 % et le bénéfice total de 33 %.
Une utilisation accrue signifie plus que simplement gagner plus d'argent :
- Les collaborateurs sont plus satisfaites et plus engagées et, ont tendance à rester plus longtemps dans l'entreprise.
- Une réduction des effectifs signifie que les salaires sont plus gérables.
- Les projets individuels sont plus rentables, vous pouvez donc prendre plus de travail facturable.
- Les niveaux de prestation de services s'améliorent, de sorte que vos clients sont plus satisfaits.
Une mesure clé que les entreprises de services utilisent pour mesurer la satisfaction clients est le Net Promoter Score. Dans cette enquête, 95 % des entreprises ont déclaré avoir une vision claire de leur notation actuelle. Maximiser les taux d'utilisation devrait également aider les entreprises à augmenter cette note auprès de leurs clients.
Comment maximiser l'utilisation
Les défis liés à l'utilisation ont un impact sur la capacité des sociétés de services à livrer des projets à temps. L'enquête montre que l'architecture et l'ingénierie étaient le secteur le mieux performant, avec les deux tiers atteignant 80 % d'utilisation. En termes de zone géographique, 75 % des entreprises de la région DACH avaient un taux d'utilisation de 80 %, et 16 % des entreprises de la région Benelux avaient un taux d'utilisation de moins de 50 %.
Surmonter les défis et augmenter les taux d'utilisation ne peut être réalisé qu'en comprenant parfaitement l'utilisation, l'activité et la performance financière. Identifier les niveaux d'utilisation actuels est nécessaire, mais la capacité à les maximiser en est une autre.
Examinons les étapes nécessaires pour aider votre entreprise à passer de la simple surveillance du temps à encourager une culture qui structure ses processus, ses flux de travail et ses attitudes de manière à traiter le temps comme votre bien le plus précieux.
ÉTAPE 1
Qu'est-ce que nous mesurons exactement?
Les heures productives non facturables peuvent être tout aussi importantes pour le travail stratégique et opérationnel qui contribue à maintenir l'entreprise en marche.
La plupart des gens dans votre entreprise ne travailleront pas sur des projets facturables 100 % du temps, vous devez donc tenir compte du temps productif non facturable ainsi que du temps de vacances et, bien sûr, de l'imprévu qui éloigne les gens de leurs tâches prévues lors de l'examen de « l’utilisation totale».
ÉTAPE 2
Quel objectif devriez-vous viser?
Les différentes industries de services auront des objectifs différents, mais des niveaux réalistes et atteignables vont de aussi haut que 98 % dans les cabinets d'avocats à environ 60 % dans certaines parties de l'industrie des communications.
Vous pouvez décider du bon taux pour votre entreprise en explorant les moyennes de l'industrie et en étudiant les habitudes des concurrents performants. Fixez un objectif minimum et maximum plutôt que d'essayer d'atteindre un niveau trop élevé - pousser les gens trop fort peut entraîner une performance médiocre, un mécontentement et des taux de rotation plus élevés.
ÉTAPE 3
Qu'est-ce que j'y gagne ?
Maximiser vos niveaux d'utilisation ne signifie pas tirer un travail supplémentaire de vos collaborateurs. Cela signifie redessiner la culture et développer des incitations qui rendent la réalisation des objectifs intéressante.
La transparence des données de projet en temps réel dans toute l'entreprise est essentielle. Gardez votre perspective stratégique. Rendez les objectifs d'utilisation de chaque projet visible afin qu'ils puissent atteindre la rentabilité.
ÉTAPE 4
Commencez petit
Fixez des objectifs atteignables. L'épuisement professionnel et la fatigue des projets ne vont pas augmenter la rentabilité. Souvent, ce n'est pas le fait de ne pas travailler assez intelligemment ou assez dur qui empêche des améliorations dans l'utilisation. Ce sont les tueurs cachés, tels que le manque de visibilité, l'expansion de la portée et la mauvaise allocation des ressources, qui sont contre-productifs.
Cependant, le bon mélange de comportement opérationnel et l'adoption des bons outils de gestion et de collaboration peuvent résoudre ces problèmes.
ÉTAPE 5
Choisir les bons outils pour le travail
L'introduction de nouvelles technologies pour aider à intégrer les opérations peut améliorer considérablement les taux d'utilisation, même dans les entreprises qui se portent déjà bien.
Les bons outils seront différents pour différentes organisations et dépendront de la taille, de la maturité et de l'avancée dans le voyage inévitable de transformation digitale.
Les entreprises qui utilisent encore des feuilles de calcul Excel ou Google pour suivre l'utilisation et facturer le temps, verront des gains immédiats en passant à une solution d'automatisation des services professionnels car les informations sont intégrées, la visibilité augmente et il est possible de prendre des décisions plus éclairées sur la manière de saisir les opportunités.
Et les entreprises plus matures qui ont déjà adopté la transformation digitale peuvent passer à une solution ERP complète pour voir des résultats encore plus impressionnants.
En conclusion
Les entreprises de services font partie d'un marché orienté utilisateurs qui ont vocation à fournir aux collaborateurs les bons outils pour générer les bonnes informations qui conduiront à des améliorations significatives des performances. La capture du temps et des dépenses et la facturation ne peuvent pas être gérées efficacement avec des systèmes informatiques hérités ou des feuilles de calcul.
Pour de nombreuses entreprises, il existe un écart critique entre leurs systèmes informatiques et de gestion de projet et leur approche de la gestion des ressources. Il y a eu une accélération significative du nombre d'entreprises de services investissant dans une plateforme plus robuste pour gérer les ressources et les projets de manière plus intégrée afin de satisfaire leurs clients et de travailler de manière plus rentable.
Comment Unit4 peut-il aider à améliorer vos processus d'achat ?
Les systèmes informatiques hérités intensifs en main-d'œuvre et les processus manuels ne répondent plus aux exigences, alors pourquoi les laisser freiner votre entreprise ? Il existe de nombreuses utilisations et avantages des solutions digitales spécialisées pour les sociétés de services, et toutes aident les dirigeants d'entreprise à améliorer l'efficacité des coûts tout au long d'un projet.
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