Hindrer utnyttelsesgraden lønnsomheten?
Analytikere hos PAC gjennomførte nylig en undersøkelse basert på synspunktene til 400 tjenestebaserte selskaper i Europa og Nord-Amerika De undersøkte forventninger til omsetning og lønnsomhet, fremtidige vekstmotorer, og hvordan faktorer som avtalestørrelse, størrelse på kundebase, og utnyttelsesrater endres.
Her ser vi nærmere på hvorfor effektiv ressursutnyttelse sannsynligvis er det viktigste aspektet ved forretningsdriften for en tjenestebasert organisasjon i dag. Og hvordan en høyere utnyttelsesgrad fører til mer produktivt arbeid og lavere kostnader.
Hva er utnyttelsesgrad?
Utnyttelsesgraden i tjenesteytende virksomheter er prosentandelen av tiden som brukes på fakturerbare prosjekter i forhold til den totale arbeidstiden.
Utnyttelsesgrad er et viktig mål fordi bedriftsledere må ha full oversikt over hvor mye tid medarbeiderne bruker på fakturerbare oppgaver i stedet for ikke-fakturerbare oppgaver. Fakturerbar utnyttelse og gjennomsnittlig timepris er avgjørende for selskapets økonomiske helse.
De fleste organisasjoner ønsker å kunne skille mellom fakturerbar utnyttelse og produktiv utnyttelse, som er den totale utnyttelsen, inkludert markedsføring, salg, generell ledelse, opplæring og interne prosjekter.
Utnyttelsesgraden er avgjørende for organisasjonens samlede lønnsomhet og produktivitet. Den bør ses i sammenheng med total omsetning og fortjeneste per person. Den største faktoren som påvirker utnyttelsesgraden, er vanligvis modenheten i forretningsutviklingsprosessen (markedsføring, salg og gjentagende inntekter).
Hvordan beregne utnyttelsesegrad
Prosjektledelse blir stadig mer strategisk i takt med at bedrifter ønsker å forbedre bunnlinjen og maksimere ressursene. Derfor er det viktig å forstå formelen for utnyttelsesgrad.
Fakturerbare timer
Utnyttelsesgrad = ------------------------- x 100
Totalt antall timer
Når du vet nøyaktig hvordan du beregner utnyttelsesgraden og bruker den som målestokk, er det lett å se hvordan den påvirker organisasjonens lønnsomhet. Hvis du ikke utnytter ressursene dine fullt ut, legger du fortjenesten på bordet. Hvis du graver dypere, vil du se at utnyttelsesgraden påvirker nesten alle aspekter av virksomheten.
Tenk på hvordan du selger tjenestene dine. Uten data om utnyttelsesgraden vil ikke nødvendigvis salgsteamet ditt gå videre med alle potensielle kunder. Derimot når de har oversikt over utnyttelsesgraden, kan de gå videre med potensielle kunder som resulterer i arbeid som er lønnsomt, ligger innenfor omfanget, og som fokuserer på din spesialisering. Dette vil hjelpe deg med å få bedre kunder og et mer fokusert salgsteam.
Små endringer kan føre til store gevinster
Prosjektledelse blir stadig mer strategisk i takt med at bedrifter ønsker å forbedre bunnlinjen og maksimere ressursene. Derfor er det viktig å forstå formelen for utnyttelsesgrad.
Det er ikke mulig å oppnå en utnyttelsesgrad på 100 %, ettersom de ansatte har andre aktiviteter som ikke kan faktureres, for eksempel faglig utvikling, forretningsutvikling, eventuelle reiser til kunder og administrative oppgaver.
Undersøkelsen viste at 42 % av de tjenestebaserte firmaene ikke oppnådde en utnyttelsesgrad på 80 %, og 16 % klarte ikke å nå en utnyttelsesgrad på 70 %.
Et selskap med 200 ansatte som jobber 220 dager i året og tjener 1000 dollar per ansatt per dag i fakturerbar inntekt med en utnyttelsesgrad på 70% og en margin på 15%, vil ha en omsetning på 30.8 millioner dollar i året og et overskudd på 4.62 millioner dollar.
Hvis vi øker utnyttelsesgraden til 73.5% (en økning på kun 3.5%), øker inntektene til 32.34 millioner dollar, som er en økning på rundt 5%.
Siden selskapets kostnader ikke har endret seg, kan disse ekstra 1.54 millionene dollarene legges direkte til marginen. Det betyr at hvis vi øker utnyttelsesgraden med 3.5%, kan vi øke marginen fra 15% til 19% og det totale overskuddet med 33%.
Økt utnyttelse betyr mer enn bare å tjene mer penger:
- Medarbeidere som utnyttes godt, er mer fornøyde og engasjerte og har en tendens til å bli lenger i bedriften.
- Færre ansatte betyr at lønningene blir mer overkommelige.
- Enkeltprosjekter blir mer lønnsomme, slik at du kan påta deg mer fakturerbart arbeid.
- Tjenesteleveransene blir bedre slik at kundene blir mer fornøyde.
Hvordan maksimere utnyttelsen
Utnyttelsesutfordringer påvirker tjenesteytende virksomheters evne til å levere prosjekter i tide. Undersøkelsen viser at nesten halvparten (45 %) ikke klarte å levere minst en fjerdedel av prosjektene sine i tide. IT-tjenestesektoren slet mest, med 52 % som ikke klarte å levere en fjerdedel av prosjektene i tide. Ledere i IT-tjenestesektoren peker imidlertid på utfordringer knyttet til ny teknologi som kunstig intelligens, ressursproblemer og den flytende karakteren til digitale transformasjonsprosjekter, ettersom kravene ofte endrer seg i løpet av prosjektperioden.
For å løse utfordringene og øke utnyttelsesgraden må man ha en grundig forståelse av utnyttelsesgrad, aktivitet og økonomiske resultater. Å identifisere nåværende utnyttelsesgrad er nødvendig, men evnen til å maksimere den er noe helt annet.
La oss ta en titt på hva som skal til for å få virksomheten din til å gå fra å bare registrere tid til å oppmuntre til en kultur som strukturerer prosesser, arbeidsflyter og holdninger på en måte som gjør at tid behandles som den mest verdifulle ressursen.
TRINN 1
Hva er det vi egentlig måler?
Produktive, ikke-fakturerbare timer kan være vel så viktige for det strategiske og operasjonelle arbeidet som bidrar til med å holde virksomheten i gang.
De fleste i organisasjonen din kommer ikke til å jobbe med fakturerbare prosjekter 100% av tiden, så du må ta hensyn til produktiv, ikke-fakturerbar tid, ferietid og selvfølgelig uforutsette hendelser som tar folk bort fra de planlagte oppgavene når du ser på "total utnyttelse".
TRINN 2
Hva bør du sikte mot?
Ulike tjenestebaserte bransjer vil ha ulike mål, men realistiske, oppnåelige nivåer varierer fra 98 % i advokatfirmaer til rundt 60 % i enkelte deler av kommunikasjonsbransjen.
Du kan finne ut hva som er riktig nivå for din bedrift ved å undersøke bransjegjennomsnittet og studere vanene til konkurrenter med gode resultater. Sett et minimums- og et maksimumsmål i stedet for å prøve å nå for høyt - å presse folk for hardt kan føre til dårligere prestasjoner, misnøye og høyere frafall.
TRINN 3
Hva får jeg igjen for det?
Å maksimere utnyttelsesgradene er ikke ensbetydende med å presse ekstra arbeid ut av medarbeiderne, men å endre kulturen og utvikle insentiver som gjør det verdt å nå målene.
Åpenhet om prosjektdata i sanntid i hele organisasjonen er avgjørende. Ha et strategisk perspektiv. Gjør utnyttelsesmålene for hvert enkelt prosjekt synlige, slik at de kan oppnå lønnsomhet.
TRINN 4
Begynn i det små
Sett deg mål som er oppnåelige. Utbrenthet og prosjekttretthet øker ikke lønnsomheten. Ofte er det ikke det å ikke jobbe smart nok eller hardt nok som hindrer forbedringer i utnyttelsesgraden. Det er de skjulte årsakene, som manglende oversikt, utvidelse av omfanget og dårlig ressursallokering, som virker mot sin hensikt.
Disse problemene kan imidlertid løses ved å ta i bruk de riktige styrings- og samarbeidsverktøyene.
TRINN 5
Velge de riktige verktøy for jobben
Ved å ta i bruk ny teknologi for å integrere driften kan man oppnå betydelige forbedringer i utnyttelsesgraden, selv i organisasjoner som allerede presterer godt.
De riktige verktøyene vil variere fra organisasjon til organisasjon og avhenge av størrelse, modenhet og hvor langt man har kommet på den uunngåelige digitale transformasjonsreisen.
Bedrifter som fortsatt bruker Excel-regneark eller Google-ark til å spore utnyttelse og fakturering av tid, vil se umiddelbare gevinster ved å gå over til en ERP-løsning der informasjonen er integrert, synligheten øker og det er mulig å gjøre mer informerte vurderinger av hvordan man skal utnytte mulighetene.
Oppsummering
Konsulentselskaper er en del av et medarbeiderdrevet marked, og det å gi medarbeiderne de riktige verktøyene for å generere riktig innsikt vil føre til betydelige resultatforbedringer. Registrering og fakturering av tid og utgifter kan ikke håndteres effektivt med utdaterte IT-systemer eller regneark.
For mange bedrifter er det et kritisk gap mellom IT- og prosjektstyringssystemene og deres tilnærming til ressursstyring. Det har vært en betydelig økning i antall tjenestebaserte virksomheter som investerer i en mer robust plattform for å håndtere ressurser og prosjekter på en mer integrert måte, slik at de kan tilfredsstille kundene og jobbe mer lønnsomt.
Hvordan kan Unit4 hjelpe deg med å forbedre innkjøpsprosessene dine?
Arbeidskrevende, gamle systemer og manuelle prosesser er ikke lenger tilpasset behovene, så hvorfor la dem holde organisasjonen din tilbake? Det finnes mange bruksområder og fordeler med spesialiserte digitale løsninger for tjenestebaserte bedrifter, og alle hjelper bedriftsledere med å forbedre kostnadseffektiviteten gjennom et prosjekt.
Hvis din tjenestebaserte organisasjon ønsker å forbedre utnyttelsesgraden og ta kostnadsplanlegging og budsjettering til neste nivå, kan Unit4 tilby ERP-plattformer som er spesielt utviklet for dine unike behov.
Våre neste generasjons ERP-, HCM- og FP&A-verktøy hjelper deg med å administrere og utvikle medarbeiderne dine, tiltrekke deg talenter i verdensklasse og sikre og proaktivt oppmuntre til engasjement, læring og utvikling.
Hvis du vil vite mer, kan du klikke her for å snakke med salgsteamet vårt og se hva ERP-løsningen vår kan gjøre for organisasjonen din, og klikke her for å laste ned hele rapporten fra undersøkelsen.
