Was ist ERP? (Ein Leitfaden für Einsteiger)

Was ist ERP?

Eine Definition von ERP gibt Aufschluss über die Bedeutung des Begriffs. Aber wenn wir uns ansehen, wie ERP funktioniert, wird klar, welche Vorteile ERP bietet und warum so viele moderne Unternehmen damit die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Definition von ERP

ERP ist im Prinzip eine Sammlung von Software. Enterprise Resource Planning (ERP) ist ein Oberbegriff für verschiedene integrierte Softwareanwendungen, die Unternehmen für ihre täglichen Abläufe einsetzen.

ERP kann Software für Finanzen, Personalwesen, Beschaffung, Projektmanagement, Leistungsmanagement und mehr umfassen. Wenn Geschäftsbereiche integriert werden, können sie problemlos Daten austauschen und sind nicht mehr voneinander isoliert. Das Hauptziel besteht darin, den Geschäftsbetrieb zu optimieren.

Was ist ein ERP-System?

Mit ERP-Software managen Sie Ihre Mitarbeitenden, Finanzen und Assets, sodass Sie die betreffenden Daten leicht kontrollieren und analysieren können.

Ob Schule, Wohltätigkeitsorganisation, Dienstleister, Beratungsunternehmen, Autohändler oder Vertriebsunternehmen – Geld und Mitarbeitende halten den Betrieb am Laufen. Und die Art und Weise, wie ein Unternehmen diese beiden wichtigen Ressourcen optimiert, ist ausschlaggebend für den Erfolg.

ERP bietet eine moderne Datenlösung mit voller Transparenz und Sichtbarkeit für all Ihre Mitarbeitenden, Finanzen und Projekte. Kurzum: dreifacher Wert für Ihr Unternehmen.

In den täglichen Geschäftsprozessen findet eine ständige Interaktion zwischen Menschen und Geld statt. Mit ERP lassen sich die relevanten Daten mühelos sammeln, organisieren und verteilen.

Integrierte Daten können ganzheitlich betrachtet werden, sodass Führungskräfte einen hervorragenden Einblick in die Daten und ihre Nuancen erhalten. Dadurch werden Aufgaben wie Forecasting, Reporting und Compliance deutlich erleichtert.

Unternehmen, die einen klaren Überblick über sämtliche Daten in allen Geschäftsfunktionen haben, können diese Daten analysieren und Strategien entwickeln, um ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Dies führt zu nachhaltigem Wachstum.

Beispiele für ERP-Systeme

ERP kann auf zwei Arten implementiert werden: als lokale Hardware und als digitale Bereitstellung über die Cloud.

Der Marktanteil der Public Cloud-Dienste wächst zunehmend. Während er derzeit bei 42 % liegt, wird er in den nächsten 5 Jahren voraussichtlich um 15 % steigen. Die lokale Bereitstellung dagegen wird laut IDC um nur 4 % wachsen.

Die Cloud ebnet den Weg für optimierte ERP-Prozesse und besticht mit wichtigen Funktionen sowie einem Innovationstempo, das letztendlich die lokale ERP-Bereitstellung in den Schatten stellen wird.

Click to read ERP product brochure Gated DE

Eine kurze Geschichte des ERP

Das Akronym „ERP“ wurde erstmals in den 1990er Jahren von der Gartner-Gruppe verwendet, unterschied sich aber deutlich von dem, was wir heute darunter verstehen. Die Popularität von ERP in den 90er Jahren war darauf zurückzuführen, dass Anbieter versuchten, aus der Angst vor dem Jahr-2000-Problem Kapital zu schlagen.

Das Jahr-2000-Debakel hat gezeigt, dass kleine IT-Fehler und Versäumnisse kostspielig sein können, und ERP wurde Unternehmen als eine moderne IT-Lösung verkauft, die die Resilienz des Unternehmens erhöht. Seither ist die Zahl der lokalen ERP-Systeme stetig gestiegen – bis zum Aufkommen der Cloud.

In den frühen Nullerjahren begannen große Unternehmen mit der Entwicklung von Cloud-Produkten und prägten damit erstmals den Begriff „Cloud“. Das Zeitalter des Cloud-Computing markierte eine neue Entwicklung beim Datenmanagement. Heute ist die Cloud Teil unserer täglichen IT-Prozesse, und es wurde schnell klar, dass sich ERP innerhalb der Cloud stark weiterentwickeln könnte.

Das neueste Kapitel in der Geschichte des ERP ist die Integration mit KI und Automatisierung. Diese Integration hat das Potenzial, die Produktivität im gesamten Betrieb zu steigern, sodass sich viele Teams wieder verstärkt auf strategische Aufgaben konzentrieren können, statt auf die Konsolidierung und das Management von Daten.

Lokales ERP vs. cloudbasiertes ERP

Lokal: Seit den Anfängen von ERP in den 1990er Jahren bedurfte es physischer Hardware, um die nötige Rechenleistung für ERP bereitzustellen. Die Hardware wurde auf dem Firmengelände betrieben, und die riesigen Server befanden sich im selben Gebäude wie die Mitarbeitenden.

Das machte ERP ziemlich teuer, nicht nur in Bezug auf die anfängliche Softwarelizenz, sondern auch die eigentliche Hardware und die Wartungskosten. Und wenn etwas schief ging, musste ein Techniker bestellt werden, der sich vor Ort um die Hardware kümmerte.

Cloudbasierte Lösungen: Die Cloud wird über ein Software-as-a-Service (SaaS)-Modell bereitgestellt. So kann das Netzwerk digital in der Cloud betrieben werden, statt über physische Hardware auf Ihrem Firmengelände.

Die Cloud bietet etliche Vorteile, doch angesichts der vermehrten Remote- und Hybrid-Arbeit in der letzten Zeit wird sie zunehmend unverzichtbar und erweist sich als offensichtliche Lösung für all die Probleme, die physische Hardware in Bezug auf Compliance, Wartung und Nachhaltigkeit mit sich bringt.

Gegenüber den lokalen Systemen ist die Cloud eher eine Verbesserung als eine Alternative, denn Cloud-Funktionen ermöglichen Automatisierung und KI und erleichtern sowohl die Wartung als auch die Cybersicherheit ungemein.

Entsprechend führen Kunden mit lokalen ERP-Systemen die Migration durch, um Kosten zu sparen, während neue Kunden sofort davon profitieren.

Die wichtigsten Vorteile von Cloud-ERP

Integration: Bei cloudbasiertem ERP lassen sich die Daten der wichtigsten Geschäftsbereiche integrieren. Entsprechend können diese Bereiche beispielsweise gemeinsam an Reports arbeiten und Daten ganzheitlich analysieren. Das Unternehmen profitiert von einer Single Source of Truth (zentrale Datenquelle) und kann Daten schnell erfassen.

• Automatisierung: Dank der Automatisierung einfacher, sich wiederholender Aufgaben – darunter die Dateneingabe und die Erstellung von Reports – stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden mehr Zeit für strategisch wichtige Aufgaben haben, während Sie gleichzeitig das Risiko menschlicher Fehler minimieren. Teams können sich voll und ganz auf Aufgaben konzentrieren, die menschliches Fingerspitzengefühl erfordern, z. B. Forecasting, Datenanalysen und Personalmanagement.
• Zusammenarbeit: Durch die Cloud entsteht eine sogenannte Single Source of Truth, eine zentrale Datenquelle. Dies ebnet den Weg für die nahtlose Zusammenarbeit von Geschäftsbereichen. Personal- und Finanzteams können problemlos miteinander kommunizieren und Daten austauschen, statt durch Legacy-Systeme und isolierte Daten behindert zu werden.
• Zugänglichkeit: Die Cloud ist dank eines digitalen Servers überall und jederzeit zugänglich. Das bedeutet, dass Remote- und Hybrid-Arbeitsumgebungen viel einfacher zu handhaben sind, weil jegliche Unterlagen in Echtzeit und von überall aus aktualisiert und abgerufen werden können.
• Skalierbarkeit: Im Zuge des Wachstums Ihres Unternehmens steigen die Anforderungen an das Datenmanagement. Bei einer lokalen Lösung können entsprechende Upgrades sehr teuer werden. Eine Cloud-Lösung kann dagegen mit Ihnen wachsen.
• Sicherheit: Cloud-Server bieten zahlreiche Sicherheitsvorteile gegenüber lokalen und älteren ERP-Systemen. Große Anbieter wie Microsoft haben ihre eigenen Cloud-Server, die streng überwacht werden und denen sogar die Regierung und andere große Unternehmen vertrauen.

Komponenten eines ERP-Systems

Ein ERP-System besteht aus mehreren Komponenten, die darauf abzielen, typische Geschäftsprozesse und -abläufe zu optimieren. Verschiedene Anbieter decken unterschiedliche Bereiche ab, um unterschiedliche Ergebnisse zu erzielen.

• Finanzmanagement: Übernehmen Sie die Kontrolle über jede Phase Ihres Record-to-Report-Zyklus mit einem zentralen, integrierten, unternehmensweiten System. Konsolidieren Sie all Ihre Daten, um jederzeit und überall von umfassender Kontrolle und Transparenz zu profitieren.
• Projektmanagement: Stellen Sie Ihren Teams eine Komplettlösung für die Verwaltung des gesamten Projektzyklus zur Verfügung, von der Projekterstellung über die Rechnungslegung bis hin zum Projektabschluss. ERP hilft Ihnen bei der Aufzeichnung von Projektdaten und erleichtert dadurch die Optimierung künftiger Projekte – was ohne Datentransparenz nur schwer möglich wäre.
• HR-Kernfunktionen: Durch ein robustes HR-Kernsystem erhalten Sie eine zentrale Datenbank, um Ihre Belegschaft zu verwalten und zu analysieren, Mitarbeiterdaten zu erfassen und zu überwachen und gleichzeitig mühsame Verwaltungsaufgaben zu verringern.
• Beschaffungsmanagement: Regulieren Sie die Kosten und optimieren Sie Prozesse entlang des gesamten Beschaffungszyklus – vom Vertragsmanagement und Einkauf über Auftragserfüllung bis hin zum Abgleich von Rechnungen und zur Zahlung.

Wer kann ERP nutzen?

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass ERP nur für Großunternehmen geeignet ist. Dies ist keineswegs der Fall, denn Unternehmen unterschiedlicher Art und Größe können auf verschiedene Weise von ERP profitieren.

• Großunternehmen: Großunternehmen zeichnen sich oft durch komplexe Strukturen aus, beispielsweise beim Finanz- und Personalmanagement in internationalen Niederlassungen oder der Einhaltung von Vorschriften. Die Einführung einer ERP-Suite im Rahmen der digitalen Transformation kann dazu beitragen, diese Komplexität zu überwinden und Teams zusammenzuführen.
• Kleine und mittlere Unternehmen: Einige kleinere Unternehmen denken womöglich, dass sich eine Investition in ERP nicht ausreichend rentiert – dies ist jedoch nicht der Fall. Kleinere Unternehmen können mit ERP in der Cloud viel einfacher skalieren, ihre Resilienz stärken und sich dank optimierter Back-Office-Abläufe einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Ganz gleich, wie groß Ihr Unternehmen ist – ERP-Software lässt sich in den verschiedenen Branchen vielseitig einsetzen. Hier einige Beispiele:

Öffentlicher Sektor: Organisationen des öffentlichen Sektors können enorm von Cloud-ERP profitieren. Bei vielen dieser Organisationen sind die Back-Office-Prozesse in Legacy-Systemen verankert. Durch eine Umstellung auf ERP kann der öffentliche Sektor seine Produktivität verbessern, egal ob es sich um eine Stadtverwaltung, eine Wohltätigkeitsorganisation oder eine private Einrichtung handelt.

Dienstleistungsunternehmen: Dienstleistungsorientierte Unternehmen können mit einer ERP-Suite den Arbeitsaufwand ihrer Finanzteams reduzieren und ihre HR-Prozesse verbessern. Entsprechend optimieren sie ihr Ergebnis – sei es durch ein konsistentes und effizientes System zur Rechnungsstellung, den optimalen Einsatz der vorhandenen Mitarbeitenden oder bessere Beschaffungspraktiken.

Nonprofit-Organisationen: Bei Nonprofit-Organisationen ist es vermutlich noch wichtiger als bei anderen Unternehmen, dass sie sich auf Steigerung der Produktivität und die allgemeine Optimierung ihrer Abläufe konzentrieren, denn nur dann können sie Rückstande aufholen und gleichzeitig den aktuellen Bedarf decken. ERP-Software kann die Einhaltung von Vorschriften erleichtern, das Reporting an die Stakeholder verbessern, die Nachverfolgung von Spendern ermöglichen und den effizienten Einsatz der Budgets sicherstellen.

Hochschulen: Das Hochschulwesen ist eine weitere Branche, die ständig unter Druck steht und nach Möglichkeiten zur Optimierung ihrer Back-Office-Abläufe und Kosten sucht. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Zeit von Lehrkräften und Mitarbeitenden optimal zu nutzen, die Finanzierung zu maximieren und sicherzustellen, dass Technologie weder das Wachstum noch die Investitionsmöglichkeiten behindert.

Wie Unit4 Sie bei der digitalen Transformation Ihrer Abläufe unterstützten kann

Die Wahl eines ERP-Anbieters ist eine Herausforderung, doch wir bei Unit4 stellen den Menschen in den Mittelpunkt und sorgen dafür, dass die Implementierung zielgenau und einfach ist. Sie können sich auf unserer Website Einblick in unsere Suite cloudbasierter ERP-Lösungen verschaffen. In unseren Blogs beschreiben wir die Vorteile und die Verwendung der verschiedenen Produkte.

Ebenso können Sie von Branchenanalysten sowie von unseren zufriedenen Kunden hören, die berichten, wie wir Unternehmen jeder Größe bei der Einführung von ERP geholfen haben.

Häufig gestellte Fragen

Welche Vorteile bietet ein ERP-System einem Unternehmen?

Ein ERP-System integriert Daten aus verschiedenen Geschäftsbereichen in einer Single Source of Truth (zentrale Datenquelle) und erleichtert so die Verwaltung und Analyse der Daten. Diese Integration sorgt für umfassende Transparenz und Sichtbarkeit in Bezug auf Personal, Finanzen und Projekte und kann so das Forecasting, das Reporting und die Compliance verbessern.

Inwiefern verbessert Cloud-ERP die Sicherheit?

Cloud-ERP-Lösungen werden häufig von großen Cloud-Anbietern wie Microsoft Azure gehostet, die umfassende Sicherheitsmaßnahmen und eine kontinuierliche Überwachung durch ihre eigenen internen Sicherheitsteams bereitstellen. Diese Anbieter verfügen über umfangreiche Ressourcen zur Gewährleistung der Datensicherheit, die oft die Möglichkeiten lokaler Systeme übertreffen.

Warum sollte ich von einem lokalen System auf cloudbasiertes ERP migrieren?

Unternehmen können aus verschiedenen Gründen auf ein cloudbasiertes ERP-System umsteigen. Dazu gehören Datenintegration, Kosteneinsparungen, verbesserte Wartung, höhere Skalierbarkeit und die Möglichkeit, KI und Automatisierung zur Steigerung der Produktivität zu nutzen.

Welche Faktoren sollten bei der Auswahl eines ERP-Anbieters berücksichtigt werden?

Achten Sie bei der Auswahl eines ERP-Anbieters auf die Einfachheit der Implementierung, die spezifischen Vorteile und den Nutzen der Produkte, Erfahrungsberichte von Kunden und die Unterstützung während des Onboarding-Prozesses. Unit4 nutzt beispielsweise einen Ansatz, bei dem der Mensch im Mittelpunkt steht, und bietet eine umfassende Suite von cloudbasierten ERP-Lösungen.