Wat is ERP? \[Een beginnershandleiding]

Wat is ERP?

Een definitie van ERP helpt ons begrijpen waar de term naar verwijst, maar een verkenning van wat ERP doet helpt bij het demonstreren van de waarde van ERP en waarom het zoveel moderne organisaties ondersteunt bij het bereiken van de beoogde resultaten.

Definitie van ERP

ERP kan eenvoudigweg worden gedefinieerd als een verzameling software. Enterprise Resource Planning (ERP) is een overkoepelende term die verschillende stukjes geïntegreerde software beschrijft die een organisatie gebruikt om haar dagelijkse werkzaamheden uit te voeren.

ERP kan software bevatten voor financiën, personeelszaken, inkoop, projectbeheer, prestatiebeheer en meer. Door bedrijfsfuncties te integreren, kunnen ze gemakkelijk gegevens delen in plaats van onafhankelijk van elkaar te bestaan, met als hoofddoel het optimaliseren van de bedrijfsvoering.

Wat is een ERP-systeem?

Met ERP-software kun je je mensen, geld en activa beheren zodat je hun gegevens gemakkelijk kunt controleren en analyseren.

Het maakt niet uit of je een school, liefdadigheidsinstelling, zakelijke dienstverlener, adviesbureau, gemeente of commercieel bedrijf bent, alle organisaties zijn afhankelijk van geld en mensen om te kunnen functioneren. De mate van succes is afhankelijk van hoe een organisatie deze twee belangrijke bronnen optimaliseert.

ERP biedt een moderne oplossing die je volledige transparantie en zichtbaarheid geeft van data over al je medewerkers, financiën en projecten, en hiermee waarde toevoegt aan je organisatie.

Bedenk hoe mensen en geld voortdurend met elkaar in contact staan tijdens de dagelijkse bedrijfsprocessen. ERP maakt het eenvoudig om gegevens te verzamelen, organiseren en door te spelen.

Wanneer data wordt geïntegreerd en holistisch kan worden bekeken, kan het management een ongeëvenaard inzicht krijgen in gegevens en de nuances ervan, waardoor onder andere voorspellen, rapportage en compliance veel gemakkelijker worden.

Organisaties die duidelijk zicht hebben op al hun gegevens, over alle bedrijfsfuncties heen, kunnen deze gegevens analyseren en strategieën vormen om processen voortdurend te optimaliseren, wat leidt tot duurzame groei.

Voorbeelden van ERP-systemen

Er zijn twee soorten ERP-implementatie: on-premise versus een digitale implementatie in de cloud.

Het marktaandeel van publieke cloudservices zit in de lift. Momenteel zit het gebruikspercentage op 42% en dit zal de komende 5 jaar naar verwachting met 15% toenemen, terwijl on-premises slechts met 4% groeit – zoals gerapporteerd door IDC.

De cloud maakt de weg vrij voor geoptimaliseerde ERP-processen en toont aanzienlijke mogelijkheden en en een innovatietempo dat uiteindelijk on-premises ERP-implementaties zal verstoren en overschaduwen.

Click to read ERP product brochure (NL) Gated 

Een korte geschiedenis van ERP

Het acroniem 'ERP' werd voor het eerst bedacht in de jaren 90 door de Gartner groep, maar was heel anders dan wat er vandaag de dag bestaat. De populariteit van ERP in de jaren 90 was het resultaat van leveranciers die inspeelden op de angst rond de millenniumfout in de informatica.

Het millenniumdebacle toonde aan dat kleine IT-fouten en -vergissingen mogelijk kostbaar kunnen zijn, en ERP werd verkocht als de oplossing die bedrijven voorzag van een moderne oplossing voor IT waarmee de veerkracht van de organisatie kan worden vergroot. Sindsdien is het gebruik van on-premises ERP-systemen toegenomen, tot de opkomst van de cloud.

In het begin van de jaren negentig begonnen grote organisaties cloud-producten te ontwikkelen, waarmee de term in het leven werd geroepen, en het tijdperk van cloudcomputing markeerde een nieuwe evolutie binnen data management. De cloud maakt nu deel uit van onze dagelijkse IT-processen en het werd al snel duidelijk dat ERP zich sterk kon ontwikkelen binnen de cloud.

Het nieuwste hoofdstuk in het ERP-verhaal is integratie met AI en automatisering, die een grote vaardigheid laat zien in het verhogen van de productiviteit in alle activiteiten, waardoor veel teams zich weer kunnen richten op strategische taken in plaats van op het consolideren en beheren van gegevens.

ERP on-premises vs. cloudgebaseerde ERP

On-premises - Sinds het begin van ERP in de jaren 90 was er een fysieke operatie nodig om de rekenkracht voor ERP te leveren. Hardware draaide op kantoren en grote servers werden in hetzelfde gebouw gehuisvest als de werknemers.

Dit maakte ERP behoorlijk duur, niet alleen voor de initiële softwarelicentie, maar ook voor de hardware en de onderhoudskosten. Bovendien moest er, als er iets mis ging, een technicus worden opgeroepen om de hardware fysiek te repareren.

Cloudgebaseerde oplossingen - De cloud wordt geleverd door een 'software-as-a-service (SaaS) model. Deze samenwerking zorgt ervoor dat het netwerk digitaal 'in de cloud' werkt in plaats van fysiek op je locatie.

De cloud heeft veel voordelen, maar nu we wereldwijd de laatste tijd meer op afstand en hybride zijn gaan werken, wordt de cloud een noodzaak en een voor de hand liggende oplossing voor de problemen die fysieke hardware met zich meebrengt op het gebied van compliance, onderhoud en duurzaamheid.

De cloud is eerder een verbetering van on-premises systemen dan een alternatief, omdat de mogelijkheden van de cloud automatisering en AI mogelijk maken, evenals veel eenvoudiger onderhoud en cyberbeveiliging.

Met als resultaat dat organisaties met on-premise ERP-systemen zullen migreren vanwege de kostenbesparingen naast andere voordelen.

Belangrijkste voordelen van cloudgebaseerde ERP

• Integratie - Als ERP in de cloud draait, worden de gegevens van de belangrijkste bedrijfsfuncties geïntegreerd. De functies kunnen samenwerken aan rapporten, gegevens holistisch analyseren en nog veel meer, waardoor een organisatie beschikt over één enkele bron van waarheid en snel gegevens kan verzamelen.
• Automatisering - Automatisering van lage repetitieve taken, zoals het invoeren van gegevens en het genereren van rapporten, kan je helpen om de tijd van je medewerkers beter te benutten en menselijke fouten te verminderen. Teams kunnen hun energie richten op taken die een menselijke aanpak vereisen, zoals prognoses, gegevensanalyse en personeelsbeheer.
• Samenwerking - De cloud creëert een enkele bron van waarheid voor gegevens, wat betekent dat bedrijfsfuncties op natuurlijke wijze kunnen samenwerken. Teams zoals HR en financiën kunnen gemakkelijk communiceren en data delen in plaats van belemmerd te worden door legacysystemen en data in silo's.
• Toegankelijkheid - De cloud is overal en altijd toegankelijk dankzij de digitale server. Dit betekent dat externe en hybride werkomgevingen veel eenvoudiger zijn, omdat ze overal in realtime bijgewerkt en toegankelijk zijn.
• Schaalbaarheid - Als je organisatie groeit, zul je ongetwijfeld meer eisen stellen aan datamanagement. Met een on-premises oplossing kan dit veel kosten om te upgraden, terwijl een cloud-oplossing met je mee kan groeien.
• Beveiliging - Cloud-servers hebben veel beveiligingsvoordelen ten opzichte van on-premise en legacy ERP-systemen. Grote spelers zoals Microsoft hebben hun eigen cloud-servers die zwaar worden beveiligd en zelfs worden vertrouwd door de overheid en andere grote organisaties.

Componenten van een ERP-systeem

ERP bestaat uit meerdere componenten die erop gericht zijn om gemeenschappelijke bedrijfsprocessen en -operaties te optimaliseren. Verschillende leveranciers bestrijken echter verschillende gebieden afhankelijk van de resultaten.

• Financial Management - Krijg controle over elke fase van je 'record-to-report'-cyclus in een enkel geïntegreerd systeem voor de hele organisatie, consolideer al je gegevens, voor volledige controle en zichtbaarheid, altijd en overal.{3]
• Project Management - Geef je teams een complete oplossing voor het beheer van de hele projectcyclus, van projectaanmaak tot eindfactuur en projectafsluiting. ERP kan je helpen bij het vastleggen van projectgegevens, zodat je je toekomstige projecten kunt optimaliseren. Dat is lastig als je geen inzicht in de gegevens hebt.
• HR - Met een robuust kernsysteem voor HR kun je je personeelsbestand beheren en analyseren met een gecentraliseerde database om personeelsgegevens vast te leggen en te controleren, terwijl je de last van administratieve taken vermindert.
• Procurement Management - Reguleer je kosten en stroomlijn processen voor elke fase van de inkoopcyclus via contractbeheer, inkoop, orderverwerking en de afstemming en betaling van facturen.

Voor wie is ERP?

Een andere misvatting is dat ERP alleen voor grote organisaties is. Dit is niet het geval, want ERP kan allerlei organisaties van verschillende grootte op verschillende manieren ten goede komen.

• Grote organisaties - Grote organisaties zijn vaak erg complex. Of het nu gaat om het beheren van financiën en HR in internationale dochterondernemingen of gewoon om de grotere druk op naleving, digitale transformatie met een ERP-suite kan helpen om deze complexiteit te consolideren en teams te verenigen.
• Kleine tot middelgrote organisaties - Sommige kleinere bedrijven denken misschien dat een investering in ERP minder rendement oplevert, maar er is veel te winnen. Kleinere bedrijven kunnen veel gemakkelijker schalen met ERP in de cloud, organisatorische veerkracht opbouwen en de concurrentie de baas zijn met gestroomlijnde back-office activiteiten.

Ongeacht de grootte van je organisatie kent ERP-software vele toepassingen in verschillende branches, waaronder:

• Publieke sector - Organisaties in de publieke sector hebben veel te winnen bij cloudgebaseerde ERP. Veel van deze organisaties hebben veel back-office processen die vastzitten in legacy systemen. De publieke sector kan de productiviteit verbeteren door over te stappen op ERP. 
• Zakelijke dienstverleners  - Dienstverlenende organisaties kunnen het werk van hun financiële teams verminderen en een betere HR-ervaring vinden met een ERP-suite. Of het nu gaat om een consistent en efficiënt facturatiesysteem, het optimaal inzetten van hun huidige personeel of betere inkooppraktijken, ze kunnen hun resultaat verbeteren.
• [Non-profit organisaties - Non-profitorganisaties moeten zich, misschien wel meer dan andere organisaties, richten op het verhogen van de productiviteit en het stroomlijnen van hun activiteiten, zodat ze kunnen voldoen aan historische achterstanden en de vraag van vandaag. ERP-software kan zorgen voor naleving, betere rapportage aan belanghebbenden het volgen van donateurs en een efficiënt gebruik van budgetten.
• Hoger onderwijs - Ook het hoger onderwijs is een sector waar voortdurend vraag naar is en die voortdurend op zoek is naar manieren om de back-office operaties en kosten te optimaliseren. Het is van vitaal belang om de tijd van academici en medewerkers optimaal te benutten, de financiering te maximaliseren en ervoor te zorgen dat je technologie geen belemmering vormt voor groei of investeringsmogelijkheden.

Hoe Unit4 je kan helpen je activiteiten digitaal te transformeren

Het kiezen van een ERP-leverancier is uitdaging op zichzelf, maar bij Unit4 zetten we mensen op de eerste plaats en zorgen we voor een beknopte en eenvoudige implementatie. Je kunt onze {6][7}[2} cloudgebaseerde ERP-oplossingen bekijken op onze website waar we de voordelen en het gebruik van elk product toelichten in onze blogs.

Of kom meer te weten van markt  onderzoekers evenals getuigenissen en verhalen van onze tevreden klanten van organisaties van alle groottes en branches.

Veelgestelde vragen

Welke voordelen biedt een ERP-systeem voor een organisatie?

Een ERP-systeem integreert gegevens van verschillende bedrijfsfuncties in één enkele bron van waarheid, waardoor ze gemakkelijker te beheren en te analyseren zijn. Deze integratie zorgt voor volledige transparantie en zichtbaarheid van mensen, financiën en projecten, wat prognoses, rapportage en naleving verbetert.

Hoe verbetert cloudgebaseerde ERP de beveiliging?

ERP-oplossingen in de cloud worden vaak gehost door grote cloudproviders, zoals Microsoft Azure, die verbeterde beveiligingsmaatregelen en constante monitoring van hun eigen interne beveiligingsteams bieden. Deze providers beschikken over uitgebreide middelen om data security te garanderen, die vaak de mogelijkheden van on-premises systemen overtreffen.

Waarom zou ik migreren van on-premises ERP naar cloudgebaseerde ERP?

Organisaties stappen mogelijk over naar cloudgebaseede ERP om verschillende redenen, waaronder geïntegreerde gegevens, kostenbesparingen, beter onderhoud, verbeterde schaalbaarheid en de mogelijkheid om AI en automatisering in te zetten voor een hogere productiviteit.

Welke factoren moet je in overweging nemen bij het kiezen van een ERP-leverancier?

Let bij het kiezen van een ERP-leverancier op het gemak van de implementatie, de specifieke voordelen en het gebruik van hun producten, getuigenissen van klanten en de ondersteuning tijdens de onboarding. Unit4 legt bijvoorbeeld de nadruk op een mensgerichte benadering en biedt een uitgebreid pakket aan cloudgebaseerde ERP-oplossingen.