Hva er ERP? \[En guide for nybegynnere]

Hva er ERP?

En definisjon av ERP kan hjelpe oss med å forstå hva begrepet refererer til, men å se nærmere på  hva ERP gjør kan avdekke verdien av ERP og hvorfor det hjelper så mange moderne organisasjoner med å oppnå de resultatene de ønsker.

Definisjonen av ERP

ERP kan enkelt defineres som en samling av programvarer. «Enterprise Resource Planning» (ERP) er et samlebegrep som beskriver flere deler av integrert programvare som en organisasjon bruker til den daglige driften.

ERP kan inneholde programvare for økonomi, personal, innkjøp, prosjektstyring, ytelsesstyring og mer. Ved å integrere forretningsfunksjoner kan de enkelt dele data i stedet for å eksistere uavhengig av hverandre, med et hovedmål om å optimalisere forretningsdriften.

Hva er et ERP-system?

ERP-programvare gir deg mulighet til å administrere mennesker, penger og ressurser slik at du enkelt kan kontrollere og analysere dataene deres.

Det spiller ingen rolle om du er en skole, en veldedig organisasjon, en tjenesteleverandør, et konsulentfirma, en bilforhandler eller en salgsbasert virksomhet – alle organisasjoner er avhengige av penger og mennesker for å fungere. Hvordan en organisasjon optimaliserer disse to viktige ressursene, er avgjørende for dens suksess.

ERP er en moderne dataløsning som gir deg full åpenhet og synlighet for alle medarbeidere, økonomier og prosjekter, noe som gir «trippel verdi» til organisasjonen din.

Tenk på hvordan mennesker og penger samhandler kontinuerlig gjennom de daglige forretningsprosessene. ERP gjør det enkelt å samle inn, organisere og distribuere data.

Når data er integrert og kan ses i et helhetlig perspektiv, kan toppledelsen få en fullstendig forståelse av data og nyansene i dem, noe som gjør prognoser, rapportering og compliance, blant annet, mye enklere.

De organisasjonene som har god oversikt over alle dataene sine, for flere forretningsfunksjoner, kan analysere disse dataene og utforme strategier for kontinuerlig optimalisering av prosesser, noe som fører til vedvarende vekst.

Click to read ERP product brochure Gated

Eksempler på ERP-systemer

Det finnes to typer ERP-løsninger: lokal maskinvare (on-premises) og digital distribusjon i skyen.

Markedsandelen for offentlige skytjenester er imidlertid i vekst, og selv om den i dag ligger på 42 %, forventes den å øke med 15 % i løpet av de neste fem årene, mens lokalbaserte tjenester kun vil vokse med 4 % – ifølge IDC.

Skyen baner vei for optimaliserte ERP-prosesser og viser betydelige egenskaper og en innovasjonstakt som til slutt vil forstyrre og overskygge on-premises ERP-løsninger.

Kort fortalt om historien til ERP

Forkortelsen «ERP» ble først brukt på 1990-tallet av Gartner-konsernet, men ERP var ganske annerledes enn det som eksisterer i dag. ERPs popularitet på 90-tallet var et resultat av at leverandørene utnyttet frykten rundt år 2000.

Situasjonen i 2000 viste at små IT-feil og forglemmelser potensielt kunne bli kostbare, og ERP ble solgt som løsningen for å gi virksomheter en moderne IT-løsning som kunne bygge opp organisasjonens robusthet. Siden den gang har lokalbaserte ERP-systemer blitt stadig mer brukt, helt til skyen kom på banen.

Tidlig på nittitallet begynte store bedrifter å lage «sky»-produkter, noe som ga opphav til begrepet, og skybasert databehandling markerte en ny utvikling innen dataadministrering. Skyen er nå en del av våre daglige IT-prosesser, og det ble snart åpenbart at ERP kunne utvikle seg betydelig innenfor skyen.

Det siste kapittelet i ERP-historien er integrasjonen med kunstig intelligens og automatisering, som har vist seg å øke produktiviteten for nærmest alle virksomheter, slik at mange team kan fokusere på strategiske oppgaver i stedet for datakonsolidering- og håndtering.

On-premises ERP vs. skybasert ERP

On-premises – Siden ERP ble lansert på 1990-tallet, har det vært nødvendig med en fysisk tilstedeværelse for å få nok datakraft til at ERP kunne fungere. Maskinvaren ble kjørt i selskapets lokaler, og store servere ble plassert i samme bygning som de ansatte.

Dette gjorde at ERP ble ganske dyrt, ikke bare for den opprinnelige programvarelisensen, men også for selve maskinvaren og vedlikeholdskostnadene. Hvis noe gikk galt, måtte en tekniker rykke ut og ta seg av maskinvaren.

Skybaserte løsninger – Skyen leveres av en «software-as-a-service’»-modell (SaaS), og dette samarbeidet gjør det mulig for nettverket å operere digitalt «i skyen» i stedet for å eksistere fysisk i lokalene dine.

Skyen har mange fordeler, men etter hvert som verden har tatt i bruk fjernarbeid og hybridarbeid, er skyen blitt en nødvendighet og en åpenbar løsning på problemene som fysisk maskinvare medfører når det gjelder compliance, vedlikehold og bærekraft.

Skyen er en forbedring av lokalbaserte systemer snarere enn et alternativ, ettersom skyen kan muliggjøre automatisering og kunstig intelligens, i tillegg til mye enklere vedlikehold og datasikkerhet.

Som et resultat av dette vil kunder med lokale ERP-systemer migrere for å oppnå kostnadsbesparelser, blant andre fordeler, mens nye kunder vil finnes der umiddelbart.

De viktigste fordelene medCloudERP

• Integrasjon – Når ERP ligger i skyen, blir dataene fra viktige forretningsfunksjoner integrert. Funksjonene kan samarbeide om rapporter, analysere data på en helhetlig måte og mer, noe som gir organisasjonen én enkelt sannhetskilde med mulighet til å samle inn data raskt.
• Automatisering – Bruk av automatisering for repetitive oppgaver på lavt nivå, for eksempel dataregistrering og rapportgenerering, kan hjelpe deg med å optimalisere de ansattes tid og samtidig redusere menneskelige feil. Teamene kan konsentrere seg om oppgaver som krever menneskelig arbeidskraft, for eksempel prognoser, dataanalyse og personaladministrasjon.
• Samarbeid – Skyen skaper en felles sannhetskilde for data, noe som betyr at forretningsfunksjoner kan samarbeide på en naturlig måte. Team som HRl og Økonomi kan enkelt kommunisere og dele data, i stedet for å bli hemmet av gamle systemer og silodata.
• Tilgjengelighet – Skyen er tilgjengelig hvor som helst og når som helst takket være den digitale serveren. Dette betyr at eksterne og hybride arbeidsmiljøer er mye enklere å navigere i, ettersom materialer kan oppdateres og gjøres tilgjengelig i sanntid, hvor som helst.
• Skalerbarhet – Når organisasjonen vokser, vil du utvilsomt få flere krav til datahåndtering. Med en lokal løsning kan dette koste mye å oppgradere, mens en skyløsning kan vokse med deg.
• Sikkerhet – Skyservere har mange sikkerhetsfordeler sammenlignet med lokale og eldre ERP-systemer. Store aktører som Microsoft har sine egne skyservere som overvåkes nøye og til og med er klarert av myndighetene og andre store bedrifter.

Komponenter i et ERP-system

ERP består av flere komponenter som forsøker å optimalisere vanlige forretningsprosesser og drift, selv om ulike leverandører vil dekke ulike områder for å oppnå ulike resultater.

• Økonomistyring  – Ta kontroll over hvert trinn i oppføring-til-rapport-syklusen ved å bruke ett integrert system for hele organisasjonen. Konsolider alle dataene for enkel tilgang og oversikt, uansett tid og sted.
• Prosjektledelse – Gi teamene dine en komplett løsning for administrasjon av hele prosjektsyklusen fra prosjektopprettelse til endelig faktura og prosjektavslutning. ERP kan hjelpe til med å registrere prosjektdata, slik at fremtidige prosjekter kan bli optimalisert, noe som er vanskelig uten datasynlighet.
• HR – Med et robust HR-system kan du administrere og analysere arbeidsstyrken din med en sentralisert database for å registrere og overvåke medarbeiderdata, samtidig som du reduserer mengden av administrative oppgaver.
• Innkjøpsstyring – Reduser kostnadene og effektiviser prosessene i alle faser av innkjøpssyklusen gjennom kontraktsadministrasjon, innkjøp, ordreoppfyllelse, fakturaavstemming og betaling.

Hvem kan dra nytte av ERP?

Det er en vanlig misforståelse at ERP bare er for store bedrifter. Dette er ikke tilfellet, ettersom ERP kan være til nytte for alle typer organisasjoner av ulik størrelse og på ulike måter.

• Store bedrifter – Store bedrifter kan ofte ha mange kompliserte prosesser. Enten det dreier seg om å administrere økonomi og personalavdelinger i internasjonale datterselskaper eller rett og slett ha større krav til samsvar, kan digital transformasjon med en ERP-pakke bidra til å forbedre de kompliserte prosessene og forene teamene.
• Små og mellomstore bedrifter – Noen mindre bedrifter antar kanskje at en investering i ERP vil gi avtagende avkastning, men det er faktisk verdt det. Mindre bedrifter kan skalere mye enklere med ERP i skyen, gjøre organisasjonen mer robust og få et overtak på konkurrentene med effektivisert kontordrift.

Uansett størrelsen på organisasjonen din har ERP-programvare mange bruksområder for ulike bransjer, blant annet:

• Offentlig sektor – Organisasjoner i offentlig sektor har mye å tjene på CloudERP. Mange av disse organisasjonene har mange kontorprosesser som er forankret i gamle systemer. Offentlig sektor kan forbedre produktiviteten ved å gå over til ERP enten det er en kommune, en veldedig organisasjon eller en privat institusjon.
• Tjenesteytende virkesomheter – Tjenesteytende selskaper kan redusere arbeidet til økonomiteamene sine og forbedre personalavdelingen med en ERP-suite. Enten det dreier seg om et konsekvent og effektivt faktureringssystem, optimal ytelse fra de ansatte eller bedre innkjøpspraksis, kan de forbedre bunnlinjen.
• Ideelle organisasjoner – Ideelle organisasjoner, kanskje enda mer enn andre organisasjoner, må fokusere på å øke produktiviteten og effektivisere driften, slik at de kan løse både gjenværende arbeid og dagens etterspørsel. ERP-programvare kan sikre compliance, bedre rapportering til interessenter, giversporing og effektiv bruk av budsjetter.
• Høyere utdanning – Høyere utdanning er en annen bransje som opplever konstant etterspørsel, og som kontinuerlig ønsker å optimalisere kontordriften og kostnadene. Det erviktig å bruke tiden til akademikere og ansatte på best mulig måte, maksimere finansieringen og sørge for at teknologien ikke hindrer vekst eller investeringsmuligheter.

Slik kan Unit4 hjelpe din virksomhet med digital transformasjon

Det å velge en ERP-leverandør er en utfordring i seg selv, men hos Unit4 setter vi mennesker først og sørger for at implementeringen blir rask og enkel. Du kan se vår pakke med skybaserte ERP-løsninger på vår nettside, der vi går gjennom fordelene og bruken av hvert produkt i bloggene våre.

Alternativt kan du høre fra bransjeforskere samt våre fornøyde kunder som forteller om hvordan vi har hjulpet organisasjoner av alle størrelser med å ta i bruk ERP.

Ofte stilte spørsmål

Hvilke fordeler har et ERP-system for en organisasjon?

Et ERP-system integrerer data fra ulike forretningsfunksjoner i én enkelt sannhetskilde, noe som gjør det enklere å administrere og analysere dem. Denne integrasjonen gir full åpenhet og synlighet for mennesker, økonomi og prosjekter, noe som forbedrer prognoser, rapportering og samsvar.

Hvordan forbedrer Cloud ERP  sikkerheten?

ERP-løsninger i skyen driftes ofte av store skyleverandører, som Microsoft Azure, som tilbyr robuste sikkerhetstiltak og konstant overvåking fra sine egne interne sikkerhetsteam. Disse leverandørene har omfattende ressurser for å ivareta datasikkerheten, som ofte overgår kapasiteten til lokale systemer.

Hvorfor bør jeg migrere fra on-premises til skybasert ERP?

Det kan være flere grunner til at organisasjoner migrerer til skybasert ERP, blant annet integrerte data, kostnadsbesparelser, forbedret vedlikehold, økt skalerbarhet og muligheten til å utnytte kunstig intelligens og automatisering for å øke produktiviteten.

Hvilke faktorer bør man ta hensyn til når man velger en ERP-leverandør?

Når man skal velge en ERP-leverandør, bør man vurdere hvor enkel implementeringen er, de spesifikke fordelene og bruksområdene til produktene, kundereferanser og support som tilbys under onboardningprosessen. I Unit4 legger vi vekt på å sette medarbeiderne først og tilbyr en omfattende pakke med skybaserte ERP-løsninger.