Was ist das Besondere an projektbasierter ERP-Software?

Dienstleistungsunternehmen sind einzigartig auf Menschen fokussierte Organisationen. Sie sind auf das Wissen und die Fähigkeiten einer talentierten Belegschaft angewiesen, um eine Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen zu verkaufen, zu besetzen und bereitzustellen - typischerweise auf projekt- oder vertragsbasierter Grundlage.

In einer Umgebung, in der der wertvollste Teil der Organisation jeden Tag nach Hause geht, sind die grundlegenden finanziellen Anforderungen für servicebasierte Unternehmen sehr unterschiedlich von klassischen Fertigungs- und Lieferkettenunternehmen. Anstatt sich darauf zu konzentrieren, Menschen als Ergänzung zu physischen Ressourcen zu verwalten, benötigen projektbasierte Unternehmen Funktionalitäten zur Verwaltung von Ressourcen (Menschen) und Projekten (Aufgaben).

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Der Unterschied zwischen produktionslinienbasierten ERP-Systemen und projektbasierten ERP-Systemen

Traditionelle ERP-Systeme sind fest in der Welt des physischen Ressourcenmanagements für die Fertigungsindustrie verwurzelt und eignen sich daher nicht für eine Welt, in der Ressourcen oft weniger greifbar sind und das Management von einem völlig anderen Abhängigkeitssystem abhängt. ERP für ein projektbasiertes Unternehmen muss diese Unterschiede berücksichtigen und Finanz- und Personalabteilungen dabei unterstützen, Arbeitsstunden genau zu erfassen, die Mitarbeiterbindung zu überwachen und zu optimieren. Es muss sicherzustellen, dass Ressourcen in einer Weise auf Projekte abgestimmt werden, die die bestmögliche Nutzung der derzeitigen Fähigkeiten Ihrer Organisation ermöglicht und gleichzeitig dazu beiträgt, die Kompetenzen zu entwickeln, die für Ihre strategische Zukunft relevant sein werden.

Projektbasierte ERP-Software wurde mit der organisatorischen Logik von projektorientierten Dienstleistungsunternehmen im Hinterkopf entwickelt. Dabei liegt der Fokus auf Menschen und Aufgaben, anstatt auf festen physischen Produktionsressourcen und -prozessen.

Ein projektbasiertes ERP-System ist im Wesentlichen ein ERP-System für das Projektmanagement - ein integriertes Informationsmanagement-Tool, das die Erfassung und den Fluss von Informationen über Abteilungen und Funktionen hinweg verwaltet, um die Finanzen, Lieferketten, Betriebsabläufe und Personalaktivitäten eines Unternehmens zu steuern und zu integrieren.

Es umfasst eine gemeinsame unternehmensweite Datenbank und verschiedene Anwendungsmodule zur Unterstützung grundlegender Geschäftsaktivitäten wie Buchhaltung, Finanzen, Vertrieb, Marketing, Ressourcen- und Projektmanagement sowie Personalmanagement. Ein ERP-System wird verwendet, um Geschäftsprozesse zu standardisieren und Berichte, Erkenntnisse und Kontrolle für Umsatz, Kosten und Abrechnungen bereitzustellen. Der Wert eines solchen Systems besteht darin, kritische Informationen für eine fundierte und zeitnahe Entscheidungsfindung innerhalb der gesamten Organisation zu analysieren und zu teilen.

Immer mehr projektbasierte ERP-Anbieter integrieren auch umfangreiche Talentmanagement-Funktionen, um die Einstellung, Einarbeitung, Vergütung und Belohnung der Mitarbeiter zu unterstützen, die das Kernkapital von servicebasierten Unternehmen darstellen. Die zunehmende Integration von maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz zielt darauf ab, die Datenqualität zu verbessern und frische Einblicke zu liefern. Die mobile Erreichbarkeit ist ein wesentliches Erfordernis für heutige hybride, projektbasierte Unternehmen, um virtuelle Arbeitsstile und Organisationen zu unterstützen.

Im Laufe der letzten zwanzig Jahre wurden den meisten ERP-Anwendungen Module für Projektbuchhaltung, Ressourcenmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung hinzugefügt. Heutzutage bieten die meisten projektbasierten ERP-Anbieter auch Erweiterungen für Human Capital Management (HCM) oder Talentmanagement an, um die wichtige Rolle der Rekrutierung und Bindung einer talentierten Belegschaft in der heutigen Wirtschaft hervorzuheben.

Die Unterstützung für spezialisierte Abrechnungsmethoden und komplexe Umsatzrealisierungsregeln für Zeit und Material, unfertige Arbeiten, ergebnisbasierte Abrechnungen, prozentuale Fertigstellung und abonnementbasierte Verträge sind ebenfalls wichtige Erweiterungen für projektbasierte ERP-Systeme. Künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und Robotic Process Automation sind aufregende neue Funktionen, die ERP-Anbieter hinzufügen, um Kontenabstimmungen zu optimieren und Analysen von Rechnungen und Bestellungen, Cash-Management und vorausschauende Analysen bereitzustellen.

Müssen Sie den Wechsel vollziehen?

Obwohl moderne, cloudbasierte Finanz- und Buchhaltungsanwendungen seit fast 20 Jahren verfügbar und erschwinglich sind, setzen immer noch 3% der Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit ausschließlich über Tabellenkalkulationen um. Weitere 3% verwenden selbst entwickelte Anwendungen, und weitere 20% verlassen sich auf eine Kombination aus veralteten lokalen Anwendungen und Tabellenkalkulationen.

Dies ist eine besorgniserregende Situation, insbesondere angesichts einer Umgebung beispielloser Veränderungen. Die Abhängigkeit von einem Flickenteppich aus veralteten Systemen und Prozessen setzt Ihr Unternehmen erheblichen Risiken aus:

• Veraltete Systeme sind sehr kostspielig in Bezug auf Aktualisierung und Wartung. Oftmals fallen hohe Kosten für Programmierer und Beratungsleistungen an, um komplexe Anpassungen und individuelle Integrationen zu bewältigen. Aufgrund der Komplexität, die mit Upgrades auf neue Versionen einhergeht, sind sie oft mehrere Jahre veraltet.
• Legacy-Systeme verhindern eine globale Konsolidierung und Integration von erworbenen Unternehmen. Dies führt zu redundanten Finanz- und Betriebsteams und macht einen globalen Überblick über die Geschäftstätigkeit unmöglich. Dies bedeutet, dass einzelne Geschäftseinheiten und Regionen nicht die Unterstützung erhalten, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein.
• Sie können auch ein systemisches Unvermögen zur Unterstützung des Wachstums verursachen, indem sie die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle, Geschäftsbereiche, Personaltypen oder Einnahmetypen erschweren oder unmöglich machen.
• Sie erfordern möglicherweise umfangreiche manuelle Workarounds und Beratungsgebühren, um Anpassungen vorzunehmen, was es schwierig oder unmöglich macht, neue Berichts- und Rechnungslegungsstandards zu übernehmen oder mehrere Einträge/Mehr-Währungsoperationen zu unterstützen.
• Ein Mangel an Datentransparenz kann erhebliche Auswirkungen auf die Geschäftsleistung haben. Führungskräfte auf allen Ebenen müssen eine gute Vorstellung von der Leistung haben, um zukünftigen Personalbedarf vorherzusagen und Probleme zu identifizieren, bevor sie unkontrollierbar werden.
• Darüber hinaus birgt die Verwendung von Tabellenkalkulationen erhebliche Risiken aus verschiedenen Richtungen. Da die Buchhaltung in Tabellenkalkulationen auf menschlicher Eingabe beruht, um die Genauigkeit der Zahlen zu gewährleisten, kann bereits der kleinste Fehler teuer werden und Ihre Organisation unnötigen Sicherheits- und Compliance-Risiken durch versehentliche Datenverletzungen aussetzen. Die European Spreadsheet Risk Interest Group hat mehrere Fälle von Verlusten aufgrund von Tabellenkalkulationsfehlern dokumentiert, die sich über mehrere Jahrzehnte auf Milliarden von Dollar summieren.

Wenn Ihnen dies vertraut klingt, könnte es an der Zeit sein, Ihre Legacy-Systeme durch ein modernes cloudbasiertes ERP-System zu ersetzen. Ein solches System kann Ihnen dabei helfen, Ihre betrieblichen Daten zu integrieren, Kernprozesse zu automatisieren und eine engagierte und positive Umgebung für Ihre neue, hybride Belegschaft zu schaffen und Sie von einigen der gerade beschriebenen Herausforderungen zu befreien.

Neben der Verringerung der Risiken durch die Einführung geeigneter neuer Software kann Ihr Unternehmen sowohl die Kosten senken als auch schnell einen Return on Investment erzielen, indem Sie Ihre Arbeitsabläufe durch Automatisierung von Routineaufgaben und die Beseitigung der Notwendigkeit, die Genauigkeit von Daten manuell zu überprüfen, sowie durch Echtzeit-Datenvisualisierung beschleunigen. Sie stellen sicher, dass die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beherrschbar und relevant für ihre Fähigkeiten und ihre berufliche Entwicklung bleibt, und begrenzen gleichzeitig die Zeit, die sie mit administrativen Aufgaben verbringen.

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Wenn Sie der Meinung sind, dass es an der Zeit ist, den Sprung zu einem modernen ERP-System zu wagen, das den Anforderungen Ihrer mitarbeiterorientierten Organisation gerecht wird, laden Sie den aktuellen Käuferleitfaden von Service Performance Insight für projektbasierte ERP-Lösungen herunter. Darin erfahren Sie auch mehr über die Module, die ein projektbasiertes ERP-System enthalten sollte, welche Lösungen auf dem Markt verfügbar sind und wie Sie einen Auswahlprozess durchführen können, der eine umfassende Einbindung aller Interessengruppen sicherstellt und die richtige Lösung für Ihre Bedürfnisse findet.