Qu'est-ce qui différencie les logiciels ERP orientés projets ?

Les sociétés de services sont des organisations exclusivement axées sur les personnes. Elles s'appuient sur les connaissances et les compétences d'une main-d'œuvre talentueuse pour vendre, recruter et fournir une gamme de produits et de services, généralement dans le cadre d'un projet ou d'un contrat.  

Dans un environnement où la partie la plus précieuse de l'entreprise rentre chez elle à la fin de chaque journée, les exigences financières fondamentales des sociétés de services sont très différentes de celles des entreprises classiques axées sur la fabrication et la chaîne d'approvisionnement.  Plutôt que de se concentrer sur la gestion des personnes comme complément des ressources physiques, les entreprises orientées projets ont besoin de fonctionnalités pour gérer les ressources (personnes) et les projets (tâches).  

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La différence entre l'ERP basé sur la ligne de production et l'ERP basé sur le projet  

Les systèmes ERP traditionnels sont fermement ancrés dans le monde de la gestion des ressources physiques des industries manufacturières, ce qui les rend inadaptés à un monde où les ressources sont souvent beaucoup moins tangibles et où la gestion dépend d'un système de dépendances complètement différent. L'ERP pour une entreprise basée sur des projets doit tenir compte de ces différences, en aidant les équipes financières et RH à suivre avec précision les heures travaillées, à contrôler et à optimiser l'engagement des employés, et à s'assurer que les ressources sont adaptées aux projets de manière à utiliser au mieux les compétences dont votre organisation dispose actuellement tout en aidant à développer les ensembles de compétences qui seront pertinents pour votre avenir stratégique.  

Les logiciels ERP basés sur les projets sont conçus en tenant compte de la logique organisationnelle des entreprises de services axées sur les projets, en mettant l'accent sur les personnes et les tâches plutôt que sur les ressources et les processus de fabrication physiques et rigides.  

Un système ERP basé sur des projets est essentiellement un système ERP de gestion de projets. Il s’agit d’un outil de gestion de l'information intégré qui gère la saisie et le flux d'informations entre les départements et les fonctions afin de gérer et d'intégrer les activités financières, la chaîne d'approvisionnement, les opérations et les ressources humaines d'une entreprise.  

Il comprend une base de données commune à l'ensemble de l'entreprise et divers modules d'application pour soutenir les activités fondamentales de l'entreprise, telles que la comptabilité, la finance, les ventes, le marketing, la gestion des ressources et des projets et la gestion du capital humain. Un système ERP est utilisé pour normaliser les processus d'entreprise et fournir des rapports, des informations et des contrôles sur les recettes, les coûts et la facturation. La valeur d'un tel système est de permettre l'analyse et le partage d'informations critiques au sein de l'entreprise pour une prise de décision plus perspicace et plus rapide. 

De plus, les fournisseurs d'applications ERP basées sur des projets ajoutent également de riches capacités de gestion des talents pour soutenir le recrutement, l'intégration, la rémunération et la récompense des employés qui sont l'atout principal des entreprises basées sur les services. L'intégration plus récente de l'apprentissage automatique et de l'intelligence artificielle vise à améliorer la précision des données et à fournir de nouvelles perspectives. La priorité au mobile est une exigence clé pour les entreprises hybrides d'aujourd'hui, basées sur des projets, avec un accès sécurisé depuis n'importe où pour soutenir les styles de travail et les organisations virtuels.  

Au cours des vingt dernières années, des modules de comptabilité de projet, de gestion des ressources, de saisie du temps et de facturation ont été ajoutés à de nombreuses applications ERP. Aujourd'hui, la plupart des fournisseurs d'ERP basés sur des projets incluent également des extensions de gestion du capital humain (HCM) ou de gestion des talents afin d'accentuer le rôle important que jouent le recrutement et l'engagement d'une main-d'œuvre talentueuse dans l'économie d'aujourd'hui.   

La prise en charge de méthodes de facturation spécialisées et de règles complexes de reconnaissance des revenus pour les contrats en régie, les travaux en cours, les contrats basés sur les livrables, les contrats à l'avancement et les contrats d'abonnement sont également des extensions importantes de l'ERP basé sur des projets. L'intelligence artificielle, l'apprentissage automatique et l'automatisation des processus robotiques sont de nouvelles fonctionnalités intéressantes que les fournisseurs d'ERP ajoutent pour rationaliser les rapprochements de comptes et fournir une analyse des factures et des bons de commande, une gestion de la trésorerie et des analyses prédictives.  

Devez-vous passer au Cloud ?  

Bien que des applications financières et comptables "modernes, basées sur le cloud" soient disponibles (et abordables) depuis près de 20 ans, 3 % des entreprises gèrent encore leurs opérations entièrement à l'aide de feuilles de calcul. Trois autres pour cent utilisent des applications maison, et 20 autres pour cent s'appuient sur une combinaison d'applications patrimoniales sur site et de feuilles de calcul.  

Cette situation est inquiétante, d'autant plus que les entreprises sont confrontées à un environnement de changement sans précédent. S'appuyer sur un amalgame de systèmes et de processus obsolètes expose votre entreprise à des risques considérables : 

• Les systèmes obsolètes sont très coûteux à mettre à jour et à entretenir - ils entraînent souvent des coûts élevés en termes d'honoraires de programmeurs et de consultants pour traiter les personnalisations complexes et les intégrations ponctuelles. Ils sont souvent dépassés de plusieurs années en raison de la complexité de la mise à niveau vers les nouvelles versions.  
• Les systèmes existants empêchent la consolidation et l'intégration globales des entreprises acquises. Il en résulte une redondance des équipes financières et opérationnelles et l'impossibilité d'avoir une vision globale des opérations, ce qui signifie que les unités commerciales et les régions n'ont pas le soutien dont elles ont besoin pour réussir.  
• Ils peuvent également entraîner une incapacité systémique à soutenir la croissance en causant des difficultés à développer de nouveaux modèles d'entreprise et de nouvelles lignes d'activité, ou de nouveaux types de personnel ou de revenus.  
• Ils peuvent nécessiter des solutions manuelles excessives et des frais de conseil pour être modifiés, ce qui rend difficile ou impossible l'adoption de nouvelles normes de reporting et de comptabilité ou la prise en charge d'opérations à entrées multiples ou multidevises.  
• Le manque de visibilité des données peut avoir un impact significatif sur les performances de l'entreprise. Les dirigeants à tous les niveaux doivent avoir une bonne idée des performances pour prévoir les besoins futurs en personnel et identifier les problèmes avant qu'ils ne deviennent ingérables.  
• En outre, l'utilisation de feuilles de calcul crée une exposition à des risques considérables dans de multiples directions. Comme la comptabilité sur tableur repose sur une saisie humaine pour garantir l'exactitude des chiffres, la moindre erreur peut vous coûter cher - et exposer votre organisation à des risques inutiles en matière de sécurité et de conformité en raison d'atteintes accidentelles à la protection des données. L'European Spreadsheet Risk Interest Group a recensé de nombreux cas de pertes liées à des feuilles de calcul qui se chiffrent en milliards de dollars depuis plusieurs décennies. 

Si cela vous semble familier, il est peut-être temps d'envisager le remplacement de vos anciens systèmes par un système ERP moderne basé sur le Cloud qui peut vous aider à intégrer vos données opérationnelles, à automatiser les processus de base et à créer un environnement plus engageant et plus positif pour votre main-d'œuvre nouvellement hybride. (Et de vous libérer de certains des maux de tête que nous venons de décrire).  

Au-delà de la réduction des risques que présente l'adoption d'un nouveau logiciel approprié, votre entreprise peut à la fois réduire ses coûts et atteindre rapidement un retour sur investissement en accélérant ses flux de travail (grâce à l'automatisation des tâches de routine, à la suppression de la nécessité de vérifier manuellement l'exactitude des données et à la visibilité des données en temps réel) et en veillant à ce que la charge de travail de vos collaborateurs reste gérable et adaptée à leurs compétences et à leurs trajectoires de développement, tout en limitant le temps qu'ils consacrent à la gestion des frais généraux administratifs.