Wat maakt project gebaseerde ERP anders?

Dienstverlenende bedrijven zijn unieke mensgerichte organisaties. Ze zijn afhankelijk van de kennis en vaardigheden van een getalenteerd personeelsbestand om een reeks producten en diensten te verkopen, te bemannen en te leveren - meestal op project- of contractbasis.  

In een omgeving waar het meest waardevolle deel van de organisatie aan het einde van elke dag naar huis gaat, zijn de fundamentele financiële vereisten voor dienstverlenende bedrijven heel anders dan voor klassieke productiebedrijven en bedrijven die zich richten op de toeleveringsketen.  In plaats van zich te richten op het managen van mensen als aanvulling op fysieke resources, hebben projectgebaseerde bedrijven functionaliteit nodig voor het managen van resources (mensen) en projecten (taken).  

Click to read ERP product brochure (NL)

Het verschil tussen productielijngebaseerde ERP en projectgebaseerde ERP  

Traditionele ERP-systemen zijn echter stevig geworteld in de wereld van het beheer van fysieke middelen voor productiebedrijven - waardoor ze ongeschikt zijn voor een wereld waarin middelen vaak veel minder tastbaar zijn en het beheer afhankelijk is van een heel ander systeem van afhankelijkheden. ERP voor een projectgebaseerd bedrijf moet rekening houden met deze verschillen en moet financiële en HR-teams helpen om de gewerkte uren nauwkeurig bij te houden, de betrokkenheid van werknemers te bewaken en te optimaliseren en ervoor te zorgen dat resources worden gekoppeld aan projecten op een manier die optimaal gebruik maakt van de vaardigheden die jouw organisatie op dit moment in huis heeft en die tegelijkertijd helpt om de vaardigheden te ontwikkelen die relevant zullen zijn voor jouw strategische toekomst.  

Projectgebaseerde ERP-software is ontworpen met de organisatorische logica van projectgerichte dienstverlenende bedrijven in het achterhoofd - gericht op mensen en taken in plaats van op vaste fysieke productiemiddelen en -processen.  

Een projectgebaseerd ERP-systeem is in wezen een ERP-systeem voor projectbeheer - een geïntegreerde tool voor informatiebeheer die de vastlegging en informatiestroom tussen afdelingen en functies beheert om de financiën, toeleveringsketen, activiteiten en HR-activiteiten van een bedrijf te beheren en te integreren. 

Het omvat een gemeenschappelijke bedrijfsbrede database en verschillende applicatiemodules om fundamentele bedrijfsactiviteiten te ondersteunen, zoals boekhouding, financiën, verkoop, marketing, resource- en projectmanagement en human capital management. Een ERP-systeem wordt gebruikt om bedrijfsprocessen te standaardiseren en rapporten, inzichten en controle te bieden voor inkomsten, kosten en facturering. De waarde van een dergelijk systeem is dat kritieke informatie kan worden geanalyseerd en gedeeld binnen de organisatie voor een meer inzichtelijke en tijdige besluitvorming.  

Steeds meer leveranciers van projectgebaseerde ERP-toepassingen voegen ook uitgebreide mogelijkheden voor talentbeheer toe ter ondersteuning van het werven, in dienst nemen, compenseren en belonen van de werknemers die de kern vormen van dienstverlenende bedrijven. De meer recente integratie van machine learning en kunstmatige intelligentie heeft als doel de nauwkeurigheid van gegevens te verbeteren en nieuwe inzichten te verschaffen. Mobile-first is een belangrijke vereiste voor de huidige hybride, projectgebaseerde bedrijven met veilige toegang vanaf elke locatie om virtuele werkstijlen en organisaties te ondersteunen.  

In de afgelopen twintig jaar zijn projectadministratie, resource management en tijdregistratie, en facturatiemodules toegevoegd aan veel ERP-applicaties. Nu bevatten de meeste projectgebaseerde ERP-leveranciers ook Human Capital Management (HCM) of talentmanagement-uitbreidingen om de belangrijke rol te benadrukken die het werven en binden van getalenteerde werknemers heeft in de huidige economie.   

Ondersteuning voor gespecialiseerde factureringsmethoden en complexe regels voor omzetverantwoording voor tijd en materialen, werk in uitvoering, op te leveren producten, percentage voltooiing en abonnementscontracten zijn ook belangrijke projectgebaseerde ERP-uitbreidingen. Kunstmatige intelligentie, machine learning en robotische procesautomatisering zijn spannende nieuwe mogelijkheden die ERP-leveranciers toevoegen om accountreconciliaties te stroomlijnen en factuur- en inkooporderanalyses, cash management en voorspellende analyses te bieden.  

Moet je overstappen?  

Hoewel "moderne, cloudgebaseerde" financiële en boekhoudapplicaties al bijna 20 jaar beschikbaar - en betaalbaar - zijn, werkt 3% van de organisaties nog steeds volledig met spreadsheets. Nog eens 3% gebruikt eigen apps en nog eens 20% vertrouwt op een combinatie van oude on-prem apps en spreadsheets. 

Dit is een verontrustende situatie - vooral omdat bedrijven te maken hebben met een omgeving van ongekende verandering. Vertrouwen op een samenraapsel van verouderde systemen en processen stelt jouw bedrijf bloot aan aanzienlijke risico's. Verouderde systemen zijn erg duur om bij te werken en te onderhouden:  

• Verouderde systemen zijn erg kostbaar om bij te werken en te onderhouden - ze brengen vaak hoge kosten met zich mee voor programmeurs en consultants om complexe aanpassingen en eenmalige integraties uit te voeren. Ze zijn vaak meerdere jaren verouderd door de complexiteit van het upgraden naar nieuwe releases.  
• Legacy systemen verhinderen wereldwijde consolidatie en integratie van overgenomen bedrijven. Dit resulteert in overbodige financiële en operationele teams en maakt een globaal overzicht van de activiteiten onmogelijk - wat betekent dat individuele bedrijfseenheden en regio's niet de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben om succesvol te zijn.  
• Ze kunnen ook resulteren in een systemisch onvermogen om groei te ondersteunen door problemen te veroorzaken bij het ontwikkelen van nieuwe bedrijfsmodellen en lines of business, of personeels- of omzettypes.  
• Ze kunnen buitensporige handmatige workarounds en consultancykosten vereisen om aan te passen, waardoor het moeilijk of onmogelijk wordt om nieuwe rapportage- en boekhoudstandaarden in te voeren of multi-entry/multi-valuta operaties te ondersteunen.  
• Gebrek aan zichtbaarheid van gegevens kan aanzienlijke gevolgen hebben voor de bedrijfsprestaties. Leiders op alle niveaus moeten een goed beeld hebben van de prestaties om toekomstige personeelsbehoeften te voorspellen en problemen te identificeren voordat ze onbeheersbaar worden.  
• Daarnaast creëert het vertrouwen op spreadsheets een aanzienlijke risicoblootstelling vanuit verschillende richtingen. Omdat de boekhouding in spreadsheets afhankelijk is van menselijke input om de nauwkeurigheid van de cijfers te garanderen, kan zelfs het kleinste foutje u duur komen te staan - en uw organisatie blootstellen aan onnodige risico's op het gebied van beveiliging en compliance door onopzettelijke datalekken. De European Spreadsheet Risk Interest Group heeft meerdere gevallen gedocumenteerd van spreadsheet-gerelateerde verliezen die in totaal in de miljarden dollars lopen en die tientallen jaren teruggaan.  

Als dit je bekend in de oren klinkt, is het misschien tijd om te overwegen jouw oude systemen te vervangen door een modern ERP-systeem in de cloud dat kan helpen bij de integratie van jouw operationele gegevens, het automatiseren van kernprocessen en het creëren van een meer aantrekkelijke en positieve omgeving voor jouw nieuwe hybride personeelsbestand. (En om jezelf te bevrijden van een aantal van de hoofdpijnen die we zojuist hebben beschreven).  

Naast de verlaging van de risico's die het gebruik van geschikte nieuwe software met zich meebrengt, kan jouw bedrijf de kosten verlagen en snel een ROI bereiken door jouw workflows te versnellen (door routinetaken te automatiseren en de noodzaak weg te nemen om handmatig de nauwkeurigheid van gegevens te controleren, en door gegevens in realtime zichtbaar te maken) en door ervoor te zorgen dat de werkbelasting van jouw mensen beheersbaar blijft en relevant is voor hun vaardigheden en ontwikkelingstrajecten - terwijl ook hun tijd die wordt besteed aan het beheren van administratieve overheadkosten wordt beperkt.