Rentabilität steigern durch die Reduzierung der Days Sales Outstanding
Dienstleistungsunternehmen bieten ihren Kunden Dienstleistungen oder Waren im Austausch für deren Geld an.
Wie schnell sie nach der Rechnungsstellung Zahlungen erhalten, kann daher Aufschluss über den Zustand ihres Cashflows geben - diese Finanzkennzahl wird als Außenstandsdauer (Days Sales Outstanding, DSO) bezeichnet.
Von entscheidender Bedeutung ist, dass Dienstleistungsunternehmen präzise Finanzberichte und Analyseprozesse benötigen, um sicherzustellen, dass sie stets den Überblick über ihre finanzielle Lage behalten und ausstehende Umsätze im Blick haben, die eingeholt werden müssen.
Führungskräfte verlassen sich auf ihre Finanzabteilungen, um Geld zu verfolgen, ausstehende Zahlungen zu begleichen und einen gesunden Cashflow aufrechtzuerhalten. Finanzteams verlassen sich auf die DSO-Kennzahl, um den Führungskräften einen wichtigen KPI für die Finanzlage zu liefern, und benötigen prägnante und genaue Methoden zur Erstellung einer genauen DSO.
In diesem Blog erfahren Sie, was die Kennzahl "Außenstandsdauer der Verkäufe" ist, warum es so wichtig ist, sie im Auge zu behalten, und wie Sie diese Kennzahl genau überwachen können, um die finanzielle Gesundheit sicherzustellen und effektiv darüber zu berichten - lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Was sind Außenstandstage?
Die Finanzkennzahl Außenstandstage (Days Sales Outstanding, DSO) misst, wie lange es dauert, bis Ihr Unternehmen nach der Erbringung einer Dienstleistung eine Zahlung von einem Kunden erhält, und gibt so einen wertvollen Einblick in die finanzielle Gesundheit des Unternehmens und die Kundenzufriedenheit.
Die Außenstandstage sind ein wichtiges Maß für einen gesunden Cashflow. Führungskräfte wollen sicherstellen, dass sie über das ihnen geschuldete Geld verfügen, und genaue Methoden zur Verfolgung von Zahlungen anwenden, damit ein Unternehmen, wenn es sich entscheidet, Geld auszugeben, nicht erst den Zahlungen hinterherlaufen muss, um dies zu tun.
Darüber hinaus können die Außenstandstage bis zu einem gewissen Grad helfen, die Kundenzufriedenheit zu messen. Wenn die Außenstandsdauer sinkt, könnte dies ein Indikator dafür sein, dass die Qualität der erbrachten Dienstleistung nachgelassen hat - wenn ein Kunde zufrieden ist, wird er in der Regel auch zahlen.
Wie lautet die Formel für die Außenstandstage (Days Sales Outstanding, DSO)?
DSO ist einer der wichtigsten KPIs für Finanzmanager, da er misst, wie lange es dauert, Zahlungen von Kunden einzuziehen. Die Zahl wird berechnet, indem man die Anzahl der Forderungen durch den Gesamtumsatz multipliziert mit der Anzahl der Tage in einer Periode dividiert.
DSO = (durchschnittlicher Forderungsbestand im Zeitraum/Kreditverkäufe im Zeitraum) × Anzahl der Tage im Zeitraum.
Für Finanzfachleute mag dies eine einfache Formel sein, aber sie wird immer komplexer, je mehr ein Unternehmen wächst.
Wenn Sie fünf Kunden haben, ist es recht einfach, die Zahlungen mit DSO zu verfolgen. Wenn Sie jedoch mehrere einzelne Geschäftseinheiten haben, möglicherweise in verschiedenen Ländern, und Tausende von Zahlungen getätigt werden, ist es viel einfacher, Fehler zu machen und Zahlungen zu verpassen.
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Warum ist die Forderungslaufzeit wichtig?
Eine hohe Außenstandsdauer deutet darauf hin, dass ein Unternehmen länger braucht, um seine Forderungen einzutreiben, und daher Schulden in seinen Büchern hält, was sich negativ auf den Cashflow auswirkt.
Die Finanzteams müssen sicherstellen, dass sie über genaue Zeit- und Kostenerfassungsprozesse verfügen und dass die Berichterstattung über diese Kennzahl an die Geschäftsleitung ebenfalls genau und zeitnah erfolgt.
Eine niedrige DSO zeigt an, dass Rechnungen schnell erstellt, Ausgaben genau verfolgt und Zahlungen pünktlich eingezogen werden, was zu einem gesunden Cashflow und einer hohen Rentabilität führt, auf die sich Dienstleistungsunternehmen verlassen.
Laut SPI ist der Prozentsatz der aufgrund von Fehlern neu erstellten Rechnungen in den letzten Jahren um mehr als 10 % gestiegen, und die DSO hat sich von 43,5 auf 46,8 Tage erhöht.
Dies zeigt, dass Dienstleistungsunternehmen genaue und benutzerfreundliche Methoden zur Messung der DSO und zur Abrechnung mit den Kunden benötigen, um sicherzustellen, dass die Zahl der Abrechnungsfehler gering bleibt. Diese Fehler werden wahrscheinlich durch Ermüdung aufgrund der manuellen Dateneingabe oder durch die Überlastung der Finanzteams aufgrund von Talentmangel verursacht.
Wie können dienstleistungsorientierte Unternehmen die Genauigkeit der DSO-Berichterstattung sicherstellen?
Es sollte klar sein, dass DSO ein wichtiger KPI für dienstleistungsorientierte Unternehmen ist, um ihre finanzielle Gesundheit zu bewerten, und Führungskräfte sind besonders an der Berichterstattung über diese Kennzahl interessiert.
Daher benötigen die Unternehmen klare Prozesse und Tools, um sicherzustellen, dass die Außenstandsdauer der Verkäufe genau und zuverlässig gemessen und gemeldet werden kann.
1. Automatisieren Sie den Prozess
Die Formel für die Außenstandsdauer ist zwar nicht besonders schwierig, aber selbst die einfachsten Berechnungen können Fehler enthalten, wenn die Finanzteams nicht ausreichend geschult, engagiert oder befähigt sind.
Angesichts des weltweiten Mangels an qualifizierten Buchhaltern verfügen die Finanzteams möglicherweise nicht über die erforderliche Anzahl von Mitarbeitenden, um die Arbeitsbelastung zu bewältigen. Wenn es an Personal mangelt, muss das Büro des CFO auf digitale Tools zurückgreifen, die KI-Automatisierung für Genauigkeit nutzen können.
Selbst die besten Finanzteams können ermüden, vor allem in großen Unternehmen mit komplexem Arbeitsaufkommen, während die KI-Automatisierung dies nicht tut. Ein dienstleistungsorientiertes Unternehmen kann die Anzahl der Abrechnungsfehler mit der Genauigkeit, die KI-Automatisierung bieten kann, reduzieren.
Darüber hinaus können die richtigen KI-Tools auch fortschrittliche Berichtsfunktionen bieten, d. h. DSO-Berechnungen können nicht nur genau sein, sondern auch leicht in genaue Berichte umgewandelt werden, mit zusätzlichen Datenvisualisierungen und Prognosen, so dass Führungskräfte mit leicht lesbaren Berichten bestens informiert bleiben können.
2. Integration mit externen Anwendungen
Bei der Verfolgung ausstehender Zahlungen muss ein Unternehmen in irgendeiner Weise mit seinen Bankauszügen interagieren, was zumeist auf digitalem Wege geschieht. Daher werden Unternehmen, die die Cloud nutzen, die DSO-Messung viel einfacher und zeitnaher durchführen können, wenn sie eine Bankanwendung eines Drittanbieters, Ihr CRM und andere Anwendungen problemlos integrieren und mit ihnen kommunizieren können.
Die Automatisierungsfunktionen der Cloud können DSO-Berechnungen noch einfacher machen, wenn sie einen genauen Datenfluss von Ihrer Bankanwendung aufrechterhalten können. Auf diese Weise können Sie komplexe Probleme wie Währungsänderungen für verschiedene Geschäftsbereiche lösen und sicherstellen, dass Ihr DSO nahezu in Echtzeit aktualisiert wird.
Diese Fähigkeit bedeutet auch, dass ein Großteil der Interaktionen zwischen einer Bankanwendung und Ihrer ERP- oder Buchhaltungssoftware automatisiert werden kann. Dadurch verringert sich der manuelle Aufwand für die Pflege des Datenflusses und die manuelle Berechnung der DSO, was zu einer enormen Produktivitätssteigerung führt.
3. Sicherstellen, dass die Mitarbeitenden geschult sind
Die Implementierung eines jeden Prozesses ist von entscheidender Bedeutung. Selbst diejenigen, die sich auf die manuelle DSO-Berechnung verlassen, sollten sicherstellen, dass die Finanzmitarbeitenden ausreichend darin geschult sind, wie eine genaue DSO zu erstellen ist und wo der Prozess optimiert werden kann.
Doch auch digitale Lösungen für die DSO-Berechnung erfordern eine enge Zusammenarbeit mit dem CFO, um eine ausreichende Akzeptanz zu erreichen. Die Implementierung einer neuen digitalen Lösung kann zu Fehlern führen, wenn sie nicht korrekt durchgeführt wird.
Durch die Definition des Prozesses für die Berechnung der Außenstandsdauer, die Überwachung und die Berichterstattung sowie eine ausreichende Schulung in diesem Prozess kann ein Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ausreichend geschult sind, wodurch die Anzahl der Fehler, die durch mangelnde Kenntnisse der bereitgestellten Tools verursacht werden, verringert wird.
Wie Unit4 Ihnen helfen kann
Der Einsatz einer automatisierten Lösung innerhalb von Unit4 ERPx kann durch die Automatisierung von Routineaufgaben zur Sicherstellung der Genauigkeit beitragen. Diese Art von Software erfasst Echtzeitdaten aus allen Kanälen, so dass dienstleistungsorientierte Unternehmen in jeder Phase ihres Projekts einen genauen Überblick haben.
Unit4 ERP Financial Management bietet Module wie Zeit- und Spesenabrechnung, Buchhaltung, Budgetierung, Cash Management, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Hauptbuch sowie Finanzanalysen. Mit diesen Funktionen haben die Finanzverantwortlichen eine bessere Kontrolle über ihre Finanzoperationen mit integrierten Daten.
Durch die Zentralisierung von Ressourcenmanagement, Projektmanagement, Finanzwesen und Kundenbeziehungsmanagement bietet ERPx eine zusammenhängende Plattform, die Datensilos beseitigt und die Effizienz verbessert.
Mit ausgefeilten Analyse- und Automatisierungsfunktionen können Finanzteams einen besseren Einblick in die Zahlungstrends ihrer Kunden gewinnen, um die Rentabilität zu maximieren und gleichzeitig Fehler in diesem Prozess zu reduzieren.
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