Comment le DSO accroît la rentabilité des sociétés de services
Qu'est-ce que le DSO ?
Le DSO (Days Sales Outsanding) est un indicateur important pour les sociétés de services. Il mesure le temps qu'il faut à votre entreprise pour percevoir le paiement d'un client après la prestation d'un service. Ce qui donne une idée précieuse de la santé financière de l'entreprise et de la satisfaction clients.
Le DSO est l'un des indicateurs les plus importants pour les responsables financiers, car il mesure le temps nécessaire pour recouvrer les créances des clients. Il est calculé en divisant le nombre de créances par le total des ventes, multiplié par le nombre de jours de la période. Un DSO élevé indique que l'entreprise met plus de temps à recouvrer ses créances et qu'elle conserve donc des dettes dans ses livres, ce qui a un impact négatif sur le flux de trésorerie. Les équipes financières doivent s'assurer qu'elles utilisent des outils de reporting du temps et des dépenses précis et que leurs responsables financiers comprennent comment interpréter correctement cette mesure pour garantir une performance optimale. Après tout, si le temps et les dépenses ne sont pas suivis avec précision, il est probable qu'il y ait des erreurs dans les factures par la suite, ce qui peut entraîner des retards de paiement et une augmentation du délai de recouvrement des créances. Un DSO faible indique que les factures sont produites rapidement, que les dépenses sont suivies avec précision et que les paiements sont perçus plus rapidement, ce qui se traduit par un flux de trésorerie plus élevé et plus libre et par une rentabilité accrue.
Le DSO doit être contrôlé régulièrement par les équipes financières afin d'identifier les domaines dans lesquels des ajustements peuvent être apportés pour améliorer les délais de recouvrement et réduire le nombre de jours d'impayés. Certaines sociétés de services n'incluent pas dans leur calcul du DSO les factures qui doivent être refaites en raison d'inexactitudes ou de rejets de la part des clients, cependant elles devraient. Selon SPI, le pourcentage de factures refaites a augmenté de plus de 10 % en 2022, et le DSO est passé de 43,5 jours en 2021 à 46,8 jours. En fin de compte, si les attentes sont correctement définies et que le temps et les dépenses sont rapportés avec précision, idéalement, aucune facture ne devrait être rejetée, et le DSO sera réduit.
Quels sont les avantages de la DSO pour les entreprises du secteur tertiaire ?
La DSO a une influence significative sur la santé financière d'une société de service. En percevant rapidement les paiements, les équipes financières peuvent tenir des registres financiers précis et fournir des rapports fiables. Cela contribue à éliminer les erreurs et permet aux responsables financiers d'identifier les domaines dans lesquels des améliorations sont nécessaires. En recevant plus régulièrement des paiements en temps voulu, les équipes financières sont mieux à même de budgétiser les ressources en conséquence. En se concentrant sur la réduction du DSO par la résolution des problèmes de facturation et la rationalisation des processus de gestion du temps et des dépenses, les équipes financières peuvent gérer plus efficacement leur fonds de roulement. Cela peut se traduire par un bilan plus durable et permet de prévoir avec précision les besoins de trésorerie à court terme, avec une prise de décision mieux informée. Enfin, la réduction des DSO peut également améliorer les relations avec les clients, car les paiements peuvent être effectués plus rapidement, ce qui réduit les frictions entre les deux parties.
Comment les sociétés de services peuvent-elles garantir l'exactitude des rapports sur le temps et les dépenses ?
Les rapports sur le temps et les dépenses sont essentiels car ils permettent aux équipes de suivre avec précision leur utilisation et leur efficacité et d'éviter les pertes de revenus. Cependant, il peut être difficile de garantir la précision des rapports d'heures et de dépenses si l'on ne dispose pas des bons outils et de la bonne technologie.
1) Définissez votre processus
Définissez les données à collecter, la manière dont elles sont collectées et la manière dont elles sont rapportées. Cela permet de s'assurer que tout le monde travaille à partir du même cahier des charges et que les données sont cohérentes dans tous les services. L'utilisation d'une solution automatisée, telle que les logiciels de gestion du temps et des dépenses et d'automatisation des services professionnels (PSA) de Unit4, peut contribuer à garantir l'exactitude des données en automatisant les tâches de routine. Ce type de logiciel saisit des données en temps réel provenant de tous les canaux, ce qui permet aux entreprises du secteur tertiaire d'avoir une vision précise à chaque étape de leur projet. Les logiciels automatisés réduisent également les erreurs humaines, car la saisie manuelle des données peut être sujette à des inexactitudes.
2) Former votre équipe
Il est essentiel de former les équipes à l'établissement de rapports précis sur le temps et les dépenses. Les solutions Unit4 sont simples, automatisées et conçues pour répondre aux besoins des sociétés de services. Nous proposons également un programme de formation complet. Lorsque les employés savent comment utiliser correctement la technologie, il est possible de maintenir des rapports de temps et de dépenses précis. Grâce à une formation adéquate, les employés apprennent l'importance d'une bonne tenue des dossiers et leur impact sur l'entreprise. Grâce à une compréhension approfondie du système, ils peuvent avoir une vue d'ensemble du processus, ce qui leur permet de reconnaître les erreurs ou les omissions et d'y remédier rapidement.
3) Utiliser des logiciels
Utilisez des solutions logicielles pour vous assurer que les rapports de temps et de dépenses sont exacts. Ces solutions technologiques offrent un large éventail d'avantages, allant de la simplification du processus de saisie des données à la rationalisation de la rapidité avec laquelle les dirigeants peuvent examiner, modifier et approuver les feuilles de temps soumises. La possibilité d'exporter les données dans différents formats peut s'avérer inestimable lorsque vous devez produire des rapports de temps et de dépenses précis, conformes aux politiques de l'entreprise ou aux réglementations gouvernementales. Des rappels automatisés peuvent également être envoyés aux employés, ce qui leur permet de ne pas perdre de vue leurs feuilles de temps. En outre, de nombreux systèmes peuvent être facilement intégrés à d'autres applications professionnelles, telles que les outils de gestion de la relation client (CRM) ou de comptabilité. Toutes ces fonctionnalités combinées peuvent aider une organisation à atteindre une plus grande précision dans le suivi de ses temps et dépenses et de ses ressources.
Ordres de modification
Les ordres de modification doivent être gérés de manière appropriée. Un trop grand nombre d'ordres de modification a non seulement un impact sur le budget et le calendrier, mais est également le signe d'une dérive de la portée du projet, d'un parrainage inadéquat de la part de la direction, d'une mauvaise communication, et les ordres de modification non approuvés retardent le processus de facturation, ce qui accroît le délai de recouvrement des créances. Les responsables financiers devraient examiner les tendances financières liées à l'augmentation ou à la diminution des ordres de modification afin de mieux comprendre les problèmes sous-jacents à l'origine de la variation. Cela peut les aider à mieux comprendre quels domaines doivent être améliorés au sein de l'organisation ou si des facteurs externes doivent être pris en compte, par exemple dans les relations avec les clients ou les fournisseurs. En outre, les responsables financiers doivent s'assurer d'une bonne visibilité sur toute modification supplémentaire de la portée ou des hypothèses qui ont pu être faites au cours de l'exécution du projet, afin de garantir à tout moment l'exactitude des rapports sur les coûts.
Conseils pour réduire le DSO
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Veiller à ce que les équipes financières aient accès à des données précises et à jour. Plus les rapports sur le temps et les dépenses sont établis rapidement, plus vite l'équipe financière aura une image précise des finances globales de l'organisation.
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Les responsables financiers doivent également savoir quand les factures sont envoyées et à quelle vitesse les clients paient leurs factures afin d'identifier les goulets d'étranglement potentiels.
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L'utilisation d'outils d'automatisation tels qu'un ERP ou un PSA basé sur le cloud peut aider à rationaliser les processus manuels tels que les feuilles de temps, ce qui permet de réduire les erreurs et d'obtenir des rapports plus précis.
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La mise en œuvre d'une meilleure visibilité des opérations financières peut fournir des informations précieuses sur la situation financière d'une entreprise et contribuer à réduire le DSO.
Comment Unit4 peut collaborer avec votre entreprise ?
Unit4 dispose de plusieurs modules financiers intégrés qui peuvent aider à rationaliser les processus pour les équipes financières et les équipes de projet. Ces modules comprennent les rapports de temps et de dépenses, la comptabilité, la budgétisation, la gestion de trésorerie, les comptes clients, les comptes fournisseurs, le grand livre, ainsi que l'analyse financière. Grâce à ces fonctionnalités, les responsables financiers disposent d'un meilleur contrôle sur leurs opérations financières.
Grâce aux systèmes de saisie automatisée des données de Unit4, les équipes financières peuvent rapidement générer des rapports précis sur le DSO afin d'optimiser la gestion de leur trésorerie. Elles peuvent développer des plans de paiement plus efficaces pour améliorer encore leur situation de trésorerie. Et grâce à des capacités d'analyse sophistiquées, les équipes financières peuvent mieux comprendre les tendances de paiement de leurs clients afin de maximiser la rentabilité.
