Vermindering van de Days Sales Outstanding (DSO) verhoogt de winstgevendheid

Wat is DSO?   

De financiële metriek Days Sales Outstanding (DSO) is een belangrijke indicator voor professionele dienstverleners. DSO meet hoe lang jouw bedrijf erover doet om de betaling van een klant te innen nadat een dienst is verleend, en geeft waardevol inzicht in de financiële gezondheid van de organisatie en de klanttevredenheid.   

DSO is een van de meest kritische KPI's voor financiële managers omdat het meet hoe lang het duurt om vorderingen op klanten te innen. Het getal wordt berekend door het aantal vorderingen te delen door de totale omzet, vermenigvuldigd met het aantal dagen in een periode. Een hoge DSO geeft aan dat een onderneming er langer over doet om haar vorderingen te innen en dus schulden in de boeken houdt, wat de cashflow negatief beïnvloedt. Financiële teams moeten ervoor zorgen dat ze accurate tijd- en onkostenrapportage-instrumenten gebruiken en dat hun financiële managers begrijpen hoe ze deze metriek correct moeten interpreteren om optimale prestaties te garanderen; als tijd en onkosten niet nauwkeurig worden bijgehouden, is de kans immers groot dat er later fouten in facturen worden gemaakt, wat kan leiden tot trage betalingen en een toename van de DSO. Een lage DSO geeft aan dat facturen snel worden opgesteld, uitgaven nauwkeurig worden bijgehouden en betalingen sneller worden geïnd, wat resulteert in een hogere en vrijere kasstroom en een hogere winstgevendheid. 

De DSO moet regelmatig door financiële teams worden gecontroleerd om na te gaan waar aanpassingen kunnen worden aangebracht om de inningstermijnen te verbeteren en het aantal openstaande dagen te verminderen. Sommige PSO's nemen facturen die opnieuw moeten worden opgemaakt vanwege onnauwkeurigheden of afwijzingen van klanten niet mee in hun DSO-berekening, maar dat zou wel moeten. Volgens SPI steeg het percentage opnieuw gemaakte facturen in 2022 met meer dan 10% en steeg de DSO naar 46,8 dagen van 43,5 in 2021. Uiteindelijk, als de verwachtingen goed zijn ingesteld en tijd en kosten nauwkeurig worden gerapporteerd, zou idealiter geen enkele factuur moeten worden afgewezen en zal de DSO dalen.   

Wat zijn de voordelen van DSO voor professionele dienstverleners?  

DSO heeft een aanzienlijke invloed op het financiële welzijn van een PSO. Door betalingen tijdig te innen, kunnen financiële teams een nauwkeurige financiële administratie bijhouden en betrouwbare rapporten opstellen. Dit helpt fouten te elimineren en stelt financiële leiders in staat gebieden te identificeren waar verbeteringen nodig zijn. Als de betalingen regelmatiger binnenkomen, zijn de financiële teams beter in staat hun middelen dienovereenkomstig te budgetteren. Door hun aandacht te richten op het verminderen van hun DSO door factureringsproblemen op te lossen en tijd- en onkostenprocessen te stroomlijnen, kunnen financiële teams hun werkkapitaal effectiever beheren. Dit kan resulteren in een duurzamere balans en een nauwkeurige voorspelling van de kasbehoeften op korte termijn met beter geïnformeerde besluitvorming. Ten slotte kan een vermindering van de DSO ook leiden tot een betere relatie met de klant, aangezien betalingen sneller kunnen worden verricht, wat resulteert in minder wrijving tussen beide partijen.  

Hoe kunnen ODV's zorgen voor een nauwkeurige rapportering van tijd en uitgaven?  

Tijd- en onkostenrapportage is essentieel omdat het teams in staat stelt hun gebruik en efficiëntie nauwkeurig bij te houden en inkomstenlekkage te voorkomen. Zonder de juiste hulpmiddelen en technologie kan het echter moeilijk zijn om een nauwkeurige tijd- en onkostenrapportage te garanderen. 

1) Definieer jouw proces  

Bepaal welke gegevens moeten worden verzameld, hoe ze worden verzameld en hoe ze worden gerapporteerd. Dit zorgt ervoor dat iedereen vanuit hetzelfde draaiboek werkt en dat de gegevens consistent zijn voor alle afdelingen. Het gebruik van een geautomatiseerde oplossing, zoals Unit4's Time and Expense Management en Professional Services Automation (PSA) software, kan helpen de nauwkeurigheid te waarborgen door routinetaken te automatiseren. Dit type software legt real-time gegevens van alle kanalen vast, zodat PSO's in elke fase van hun project een accuraat beeld hebben. Geautomatiseerde software vermindert ook menselijke fouten, aangezien handmatige gegevensinvoer gevoelig kan zijn voor onnauwkeurigheden.   

2) Train jouw team  

Het trainen van teams om nauwkeurig te rapporteren over tijd en uitgaven is essentieel. De oplossingen van Unit4 zijn eenvoudig, geautomatiseerd en ontworpen voor de behoeften van PSO's. Wij bieden ook een uitgebreid trainingsprogramma. Wanneer mensen weten hoe ze de technologie correct moeten gebruiken, kan een nauwkeurige tijd- en onkostenrapportage worden gehandhaafd. Met de juiste training leren werknemers het belang van een goede administratie en de invloed ervan op het bedrijf. En met een grondig begrip van het systeem krijgen ze inzicht in het hele proces, waardoor ze fouten of omissies kunnen herkennen en snel kunnen aanpakken.   

3) Gebruik software  

Maak gebruik van softwareoplossingen om ervoor te zorgen dat de tijd- en onkostenrapportage nauwkeurig is. Deze technische oplossingen bieden een groot aantal voordelen, van het vereenvoudigen van de gegevensinvoer tot het stroomlijnen van de snelheid waarmee leiders ingediende timesheets kunnen controleren, bewerken en goedkeuren. De mogelijkheid om gegevens te exporteren naar verschillende formaten kan van onschatbare waarde zijn wanneer je nauwkeurige tijd- en onkostendeclaraties moet maken die voldoen aan het bedrijfsbeleid of de overheidsvoorschriften. Geautomatiseerde herinneringen kunnen ook naar medewerkers worden gestuurd, zodat ze hun urenstaten kunnen bijhouden. Bovendien kunnen veel systemen gemakkelijk worden geïntegreerd met andere bedrijfstoepassingen, zoals CRM (customer relationship management) of boekhoudprogramma's. Al deze functies samen kunnen een organisatie helpen een grotere nauwkeurigheid te bereiken bij het bijhouden van tijd en uitgaven en middelen. 

Wijzigingsopdrachten  

Wijzigingsopdrachten moeten goed worden beheerd. Te veel change orders hebben niet alleen gevolgen voor het budget en de planning, maar zijn ook een teken van scope creep, onvoldoende executive sponsoring, slechte communicatie, en niet-goedgekeurde change orders vertragen het factureringsproces, waardoor de DSO toeneemt. Financiële managers moeten financiële patronen in verband met de toename of afname van wijzigingsopdrachten bekijken om inzicht te krijgen in de onderliggende problemen die de variatie veroorzaken. Dit kan hen helpen beter te begrijpen welke gebieden binnen de organisatie moeten worden verbeterd of dat externe factoren moeten worden aangepakt, zoals de relatie met een klant of leverancier. Daarnaast moeten financiële managers zorgen voor een goed inzicht in eventuele aanvullende wijzigingen in de reikwijdte of aannames die tijdens de uitvoering van het project zijn gemaakt om te allen tijde een nauwkeurige rapportage van de kosten te waarborgen.   

Tips voor het verminderen van DSO  

• Zorg ervoor dat financiële teams toegang hebben tot tijdige en nauwkeurige gegevens. Hoe sneller de rapportage van tijd en kosten is voltooid, hoe sneller het financiële team een nauwkeurig beeld heeft van de totale financiële situatie van de organisatie.  

• Finance executives moeten ook weten wanneer facturen worden verstuurd en hoe snel klanten hun facturen betalen om mogelijke knelpunten op te sporen.   

• Het gebruik van automatiseringstools zoals cloud-based ERP of PSA kan helpen bij het stroomlijnen van handmatige processen zoals timesheets, wat leidt tot minder fouten en nauwkeurigere rapportage.   

• Een betere zichtbaarheid van de financiële activiteiten kan een onschatbaar inzicht verschaffen in de financiële positie van een bedrijf en helpen de DSO te verminderen.  

Hoe Unit4 jouw organisatie kan helpen   

Unit4 heeft verschillende geïntegreerde financiële modules die kunnen helpen bij het stroomlijnen van processen voor financiële en projectteams. Deze modules omvatten tijd- en onkostenrapportage, boekhouding, budgettering, cash management, debiteuren, crediteuren, grootboek en financiële analyse. Met deze functies hebben financiële managers meer controle over hun financiële activiteiten.   

Met de geautomatiseerde gegevensinvoersystemen van Unit4 kunnen financiële teams snel nauwkeurige rapportage van DSO genereren om hun cashflowbeheer te optimaliseren. Ze kunnen effectievere betalingsplannen ontwikkelen om hun cashflowsituatie verder te verbeteren. En met geavanceerde analysemogelijkheden kunnen financiële teams beter inzicht krijgen in de betalingstrends van hun klanten om hun winstgevendheid te maximaliseren.   

Download ons nieuwe interactieve eBook voor meer informatie.