Der Weg hin zur Exzellenz im Bereich Finanzplanung und Analyse

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von Unit4 Communications Januar 30, 2023 | 4 Minuten Lesezeit

Unsere 2022 Business Future Index Survey ergab, dass sich 69 % der Finanzteams noch immer auf Spreadsheets verlassen bzw. Daten aus Excel-Dateien kopieren für ihre FP&A-Prozesse.

Dies ist so ziemlich das Gegenteil von Modernisierung und birgt zudem auch etliche Schwachstellen und unnötige Risiken bei der Planung und Analyse. Dies hat sich in den letzten Jahren besonders herauskristallisiert: Unternehmen, die bereit waren, die Transformation in Angriff zu nehmen, oder ihren Finanzbereich bereits transformiert haben, konnten flexibel und agil auf die Turbulenzen reagieren. Diejenigen, die untätig waren, hatten es in den letzten drei Jahren weitaus schwerer.

Experten rechnen damit, dass sich 2023 das Tempo in der Geschäftswelt anziehen wird. Die drohende Rezession wird zudem weitere Störungen zur Folge haben. Der interne Druck steigt also stetig, die Modernisierung auf den Weg zu bringen. Dies ist Grund genug, um Ihren Finanzbereich mit den für die Automatisierung von Workflows erforderlichen Softwaretools auszustatten und Daten zu integrieren. Denn nur so sind Sie für alles gewappnet, was die Zukunft bringen mag.

Werfen wir einen Blick auf die Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihren Finanzbereich in Ihrem Unternehmen vollkommen zu transformieren und zu modernisieren.

1. Wie sieht eine erfolgreiche FP&A-Transformation in Ihrem Unternehmen aus?

Eine erfolgreiche FP&A-Transformation hat idealerweise kurz- und langfristige Vorteile. Kurzfristig profitiert Ihr Unternehmen beispielsweise von optimierten Prozessen, was die Fehlerrate und auch den Zeitaufwand reduziert, Datensilos beseitigt und ein zuverlässiges Reporting ermöglicht.

Zu den langfristigen Vorteilen gehören robustere Workflows und akkuratere Analysen, was ein Fundament für eine bessere Zusammenarbeit aller Abteilungen im Unternehmen schafft.

Die folgenden gehören zu den wichtigsten Vorteilen:

Optimierte Prozesse
Kürzere Planungszykluszeiten und schnellere Abschlüsse
Einheitliche und zentrale Systeme im gesamten Finanzökosystem
Besseres Reporting und wertvolle Einblicke
Eine unternehmensweite Planung, die alle Aspekte vereint, von Ihren Bilanzen und Ihrer Budgetierung bis hin zur Personalplanung und dem Revenue-Performance-Management.

2. Argumente für Ihren Business Case

Mit überzeugenden geschäftlichen Argumenten in Form eines Business Case und einer soliden ROI-Prognose können Sie die Geschäftsführung mit ins Boot holen und das gesamte Unternehmen von den Vorteilen der FP&A-Transformation überzeugen.

Bei der Finanzplanung und Analyse gibt es einige Bereiche, in denen die Berechnung des ROI und der Wertgenerierung ziemlich simpel sind, da die Gehaltskosten und der Zeitaufwand für verschiedene Prozesse bereits genau definiert sind, wie beispielsweise die Entwicklung von Forecasts, der manuelle Import und Export von Daten sowie das Erstellen, Anpassen, Ändern und Verteilen von Berichten.

Laut BPM Partners können Unternehmen mit einer zentralen FP&A-Softwareplattform durchschnittlich jeden Monat 2,5 Arbeitsstunden einsparen.

Basierend auf einem angenommenen Stundensatz von 90 Dollar pro Stunde (einschließlich 30 % Lohnnebenkosten) entspricht dies einer jährlichen Einsparung von 2.700 Dollar pro Mitarbeiter, vorausgesetzt, das Forecasting erfolgt monatlich.

Aber FP&A kann zudem einen potenziellen Mehrwert bietet, dessen Großteil nicht so leicht zu erfassen ist, nämlich in Form von Ereignissen und Prozessen, die sich nur schwer quantifizieren lassen. Ein Grund, warum dies im traditionellen Business Case meist nicht erwähnt wird. Durch den Einsatz moderner Tools sind Finanzteams beispielsweise in der Lage, schnell Forecasts mit neuen oder geänderten Variablen zu überarbeiten. Dadurch lassen sich Probleme oder Chancen im Voraus erkennen, damit Unternehmen schneller die richtigen Maßnahmen ergreifen können. Dieser Vorteil lässt sich nur schwer in Zahlen ausdrücken, stellt aber ein enormes Wertpotenzial dar, das in jeden Business Case gehört.

In seinem aktuellen Whitepaper zur FP&A-Transformation erläutert BPM Partners, dass ROI-Modelle diese Vorteile berücksichtigen, indem sie den erwarteten Wert schätzen, der wahrscheinlich nicht innerhalb eines Jahres, sondern in den nächsten fünf realisiert wird. Es ist also wichtig darauf hinzuweisen, dass Ihr Unternehmen später kostspielige Ereignisse oder gar den Worst Case vermeiden kann, indem es jetzt investiert. Man kann es sich fast wie eine Art Versicherungsprämie vorstellen.

3. Sie bestimmen den Umfang und das Tempo

Wie so ziemlich jede digitale Transformation kann auch die Digitalisierung Ihrer FP&A-Funktion unterschiedlich schnell und in variierendem Ausmaß erfolgen. BPM schlägt diese drei Schritte vor:

Transformation: Eine umfangreiche und umfassende Veränderung, die die Optimierung und Automatisierung nahezu aller Ihrer Prozesse und Strukturen beinhaltet. Übergang von einer statischen, finanzorientierten Planung und Berichterstattung zu einem komplexen Planungs-, Konsolidierungs-, Reporting- und Analysemodell für das gesamte Unternehmen.

Ausweitung: Ein umfangreiches Änderungsprogramm, bei dem die Planung und Analyse unternehmensweit ausgerollt und das Vertriebs- und Revenue-Performance-Management, die Personalplanung sowie die Planung und Analyse der Lieferkette implementiert werden.

Weiterentwicklung: Ein phasenweiser Ansatz, bei dem Sie gezielt und schrittweise Neuerungen einführen, ohne die Abläufe zu beeinträchtigen. Sie könnten zum Beispiel häufiger Forecasts erstellen bis Sie letztlich Forecasts auf einer rollierenden Basis erstellen, bevor Sie dann den Sprung hin zur Szenariomodellierung und Predictive Forecasting wagen.

4. Kontinuierliche Verbesserung

Obwohl die Anfangsphase Ihres Implementierungsprojekts möglicherweise nur ein bis drei Monate dauert, sollten Sie die kontinuierliche Verbesserung und Erweiterung Ihrer neuen Systeme über einen Zeitraum von mehreren Jahren planen, um neue Anwendungsfälle und Anforderungen zu berücksichtigen.

Sobald Ihre anfänglichen Ziele erreicht sind, muss Ihr Finanzteam sich auf die kontinuierliche Anpassung und Änderung der Prozesse und Technologien umstellen. Was genau dies bedeutet, hängt von der Art, Größe und dem Umfang Ihres Unternehmens und den Bedürfnissen Ihrer Kunden ab.

Sie möchten mehr erfahren?

Um mehr über den FP&A-Transformationsprozess zu erfahren – und sich einen Überblick über das Ausmaß der Transformation in verschiedenen Branchen und die Trends zu verschaffen – lesen Sie dieses neue Whitepaper von BPM Partners: The Road to FP&A Excellence. Dieser enthält auch vollständige Checklisten für Unternehmen, die eine Modernisierung ihrer FP&A-Funktion erwägen, führt eine mögliche Roadmap für die Transformation auf und stellt einige interessante Fragen für die Zukunft.