Het traject naar excellente FP&A

Zoals uit ons Business Future Index-onderzoek van 2022 bleek, vertrouwt 69% van de personen met financiële functies voor hun FP&A-processen nog steeds sterk op spreadsheets, of op gegevens die worden geïmporteerd of geëxporteerd naar of vanuit Excel.

Dit staat niet alleen voor een opvallende terughoudendheid wat betreft modernisering: het zorgt voor grote tekortkomingen in de planning en de analyse die organisaties kunnen blootstellen aan onnodige risico's. Dit is vooral de laatste jaren naar voren gekomen: bedrijven die bereid waren te moderniseren, of die al een financiële transformatie hadden ondergaan, ontdekten dat ze op een flexibele en wendbare manier kunnen reageren op de verstoring. Degenen die treuzelden, hebben het de afgelopen drie jaar veel moeilijker gehad.

Nu bedrijven zich in 2023 sneller ontwikkelen dan ooit, er meer verstoringen in het verschiet liggen in de vorm van een dreigende recessie, en interne druk vanuit de organisatie aandringt op modernisering, is er nog nooit zoveel reden geweest voor financiële afdelingen om de softwaretools te benutten die ze nodig hebben om werkstromen te automatiseren, gegevens te integreren en alle toekomstige problemen te doorstaan.

Laten we eens kijken naar de stappen die je kunt nemen om je organisatie op weg te helpen naar volledig getransformeerde, moderne FP&A-mogelijkheden.

1. Bepaal het succes van je financiële transformatie

Een succesvolle FP&A-transformatie lever idealiter meerdere voordelen op korte en lange termijn op. Onmiddellijke verbeteringen kunnen het resultaat zijn van de mogelijkheid om processen te stroomlijnen op een manier die de hoeveelheid fouten en bestede tijd vermindert, doordat datasilo's worden verwijderd en andere dringende pijnpunten worden aangepakt zoals betrouwbaarheid van de rapportage.

Op langere termijn kan de FP&A-transformatie het ontwerp van sterkere workflows en betrouwbaardere analyses mogelijk maken, en een sterkere en meer vertrouwde samenwerking met meerdere afdelingen van je organisatie tot stand brengen en laten groeien.

Belangrijke resultaten kunnen zijn, maar zijn niet beperkt tot:

• Gestroomlijnde processen
• Kortere planningscycli en snellere afsluiting
• Uniforme systemen in het hele financiële ecosysteem
• Betere managementrapportage en inzichten
• Bedrijfsbrede planningscapaciteit die alles samenbrengt, van je balans en budgettering tot personeelsplanning en prestatiebeheer van inkomsten.

2. Ontwikkel je businesscase

Een sterke businesscase en ROI-prognose leveren een enorme bijdrage aan het aantrekken van leadership buy-in en aan het overtuigen van je hele organisatie over de voordelen van een gemoderniseerde financiële functie.

Als het gaat om FP&A merk je dat er verschillende gebieden zijn waar het berekenen van het rendement op investering en het genereren van waarde een eenvoudig proces is, omdat je salariskosten en de tijd die je aan verschillende processen besteedt al duidelijk zijn gedefinieerd. Hieronder vallen zaken als het ontwikkelen van prognoses, het handmatig importeren en exporteren van gegevens, en het maken, aanpassen, wijzigen en distribueren van je rapporten.

Als voorbeeld: volgens BPM Partners bespaart een verenigd FP&A-softwareplatform normaal gesproken gemiddeld 2,5 uur per maand aan tijd van medewerkers. 

Uitgaande van een uurtarief van 90 USD per uur (inclusief 30% niet-salariskosten) komt dat neer op een jaarlijkse besparing van 2.700 USD per medewerker, ervan uitgaande dat de prognoses maandelijks worden uitgevoerd.

Maar het belangrijkste deel van de potentiële toegevoegde waarde van FP&A is misschien niet zo vanzelfsprekend, het zit in gebeurtenissen en processen waarvan de input en output moeilijker vast te stellen zijn, en dus vaak buiten de traditionele businesscases vallen. Bijvoorbeeld, de mogelijkheid om snel opnieuw te voorspellen, mogelijk gemaakt door moderne systemen, geeft je de mogelijkheid je problemen of kansen vooraf te ontdekken en sneller en met meer vertrouwen te reageren. Dit is lastig om te kwantificeren, maar kan enorme potentiële waarde creëren en die zeker in je businesscase moet worden weergegeven.

In hun recente whitepaper over FP&A-transformatie stelt BPM Partners voor dat ROI-modellen rekening houden met deze gebeurtenissen door de verwachte waarde op te nemen van voordelen die waarschijnlijk niet in jaar één worden gerealiseerd, maar wel in de komende vijf jaar. En dat speciale aandacht wordt besteed aan het berekenen van de potentiële besparingen die kunnen worden gerealiseerd door nu een beetje te investeren om gebeurtenissen die je organisatie koste wat het kost moet vermijden of voorkomen. Je zou het bijna kunnen zien als een soort verzekeringspremie.

3. Kies je bereik en snelheid

Net als elk ander initiatief voor een digitale transformatie kan een FP&A-transformatie op verschillende manieren verlopen, zowel qua snelheid als qua omvang. BPM stelt voor te denken in termen van drie verschillende afstands- en snelheidsinstellingen voor het traject:

Transformeren: een ingrijpende en uitgebreide verandering waarbij bijna al je processen en structuren worden gestroomlijnd, geoptimaliseerd en geautomatiseerd. Overgang van statische, op financiën gerichte planning en rapportage naar een allesomvattend plannings-, consolidatie-, rapportage- en analysemodel voor de hele organisatie.

Uitbreiden: Een wijdverbreid veranderingsprogramma dat planning en analyse bedrijfsbreed aanpakt, sales performance management, revenue performance management, personeelsplanning en de planning en analyse van de toeleveringsketen implementeert.

Evolueren: Een toenemende, stapsgewijze aanpak die je helpt de volgende stappen in je traject te zetten met gecontroleerde en discrete veranderingen, bijvoorbeeld het verhogen van je voorspellingsfrequentie met het oog op het implementeren van voortschrijdende prognoses, om vervolgens de stap te zetten naar scenariomodellering en voorspellende prognoses.

4. Bereid je voor op constante verbetering

Hoewel de eerste fase van je implementatieproject misschien maar één tot drie maanden duurt, moet je plannen maken voor constante verbetering en uitbreiding van de mogelijkheden van je nieuwe systemen over een periode van enkele jaren, terwijl je op hetzelfde moment nieuwe gebruikssituaties en behoeften overweegt.

Zodra je eerste doelen zijn behaald, moet je je financiële teams voorbereiden op een programma van voortdurende aanpassing en verandering van hun processen en technologie. Wat dit precies inhoudt, hangt af van de precieze aard, omvang en reikwijdte van je organisatie en de behoeften van de klanten die je bedient.

Wil je meer weten?

Lees voor meer informatie over het FP&A-transformatieproces deze nieuwe whitepaper van BPM Partners, die ook een gedetailleerde blik omvat op de omvang van de transformatie in de verschillende sectoren en de trends die deze stimuleren: Het traject naar excellente FP&A, dat ook volledige controlelijsten bevat voor organisaties die modernisering van hun FP&A-capaciteiten overwegen, een uitsplitsing van mogelijke transformatieroadmaps, en enkele prikkelende vragen voor de toekomst.