Atteindre l’objectif de l’excellence en matière de planification et d’analyse financières

Comme l’a révélé notre étude 2022 Business Future Index, 69 % des fonctions au sein des services financiers, sont encore largement tributaires de feuilles de calcul ou de données importées dans, ou exportées depuis Excel, pour exécuter leurs processus de planification et d’analyse financières.

Au-delà d’une étonnante réticence à l’égard de la modernisation, cette situation entraîne des lacunes majeures en matière de planification et d’analyse, pouvant exposer les organisations à des risques inutiles. Cette problématique a été particulièrement mise en évidence au cours de ces dernières années : les entreprises prêtes à se moderniser (ou qui avaient déjà accompli leur transformation financière) ont constaté qu’elles pouvaient répondre avec flexibilité et agilité à cette transition. Celles qui avaient repoussé l’échéance, en revanche, ont connu une période beaucoup plus difficile au cours des trois années passées.

Tandis qu’en 2023, le monde des affaires est appelé à évoluer plus rapidement que jamais auparavant, de nouvelles perturbations se profilent à l’horizon, avec l’imminence d’une récession et des pressions internes incitant les organisations à adopter la modernisation. Il est donc plus que jamais nécessaire pour les départements financiers, de s’équiper d’outils logiciels indispensables à l’automatisation des flux de travail, à l’intégration des données et à la traversée de toutes les épreuves que peut leur réserver l’avenir.

Examinons les dispositions que vous pouvez prendre pour accompagner votre organisation lors de l’adoption de capacités de planification et d’analyse financières modernes, entièrement transformées.

1. Définir le succès de votre transformation financière

Idéalement, le succès d’une initiative de transformation de la planification et l’analyse financières doit offrir plusieurs avantages, à court terme et à long terme. Les améliorations immédiates peuvent provenir de la capacité de rationaliser les processus, permettant de réduire le nombre d’erreurs et le temps passé, d’éliminer les silos de données et de résoudre d’autres problématiques, telles que la fiabilité de l’information financière.

À plus long terme, la transformation de la planification et l’analyse financières peut permettre l’élaboration de flux de travail plus solides et d’analyses plus robustes, ainsi que l’établissement et le développement d’une relation de travail plus étroite et plus fiable avec différents services au sein de l’organisation.

Les résultats essentiels peuvent inclure les aspects suivants, sans toutefois s’y limiter :

• La rationalisation des processus
• La réduction des durées des cycles de planification et une clôture plus rapide
• L’unification des systèmes sur l’ensemble de l’écosystème financier
• L’amélioration des rapports de gestion et des connaissances
• Une capacité de planification à l’échelle de l’entreprise, unifiant tous les aspects, depuis les bilans et la budgétisation jusqu’à la planification du personnel et la gestion des recettes.

2. Élaborez votre analyse de rentabilité

Une analyse de la rentabilité et des prévisions de retour sur investissement fiables vous seront d’une aide considérable pour obtenir l’adhésion de la direction et convaincre l’ensemble de l’organisation des avantages qu’offre la modernisation de la fonction financière.

En ce qui concerne la planification et l’analyse financières, vous constaterez qu’il existe plusieurs aspects au regard desquels le calcul du retour sur investissement et de la génération de valeur est une démarche aisée, dans la mesure où vos coûts salariaux et le temps consacré aux différents processus sont déjà bien définis. Il s’agit notamment de l’élaboration des prévisions, de l’importation et de l’exportation manuelles de données, ainsi que de la création, la personnalisation, la modification et la distribution des rapports.

Par exemple, selon BPM Partners, une plateforme logicielle unifiée de planification et d’analyse financières permet en moyenne d’économiser 2,5 heures de temps de travail par mois et par employé. 

Sur la base d’un coût horaire supposé de 90 $ (dont 30 % de coûts non salariaux), cela représente une économie de 2 700 $ par an et par employé, en admettant que les prévisions soient établies mensuellement.

Cependant, l’aspect le plus important de la valeur ajoutée potentielle de la planification et l’analyse financières n’est peut-être pas si évident, dans la mesure où il est lié à des événements et des processus dont les intrants et extrants sont plus difficilement quantifiables (et donc souvent omis dans les analyses de rentabilité traditionnelles). Par exemple, la capacité de modifier rapidement des prévisions, ce que permettent les systèmes modernes, améliore la probabilité de détecter à l’avance d’éventuels problèmes ou opportunités et d’y réagir plus rapidement, avec confiance. C’est un paramètre délicat à quantifier, qui peut toutefois générer une immense valeur potentielle et doit absolument être inclus dans votre analyse de rentabilité.

Dans son récent livre blanc consacré à la transformation de la planification et l’analyse financières, BPM Partners suggère d’inclure la prise en compte de ces événements dans les modèles de retour sur investissement, en incluant la valeur attendue d’avantages qui ne seront probablement pas réalisés au cours de la première année, mais se matérialiseront probablement dans les cinq années suivantes. Cette publication préconise également de prêter une attention particulière au calcul des économies potentielles pouvant être réalisées en investissant une petite somme maintenant, afin de prévenir ou d’anticiper les événements que votre organisation doit éviter, quel que soit le prix à payer. Vous pouvez considérer ce montant comme une sorte de « prime d’assurance ».

3. Choisissez l’étendue et le rythme de votre déploiement

À l’image de toute initiative de transformation numérique, une transformation de la planification et l’analyse financières peut se dérouler à différents degrés de vitesse et d’exhaustivité. BPM suggère de réfléchir à trois paramètres distincts de distance et de vitesse pour le parcours :

Transformation : un changement radical et exhaustif, impliquant la rationalisation, l’optimisation et l’automatisation de pratiquement tous vos processus et structures. Cette phase consiste à évoluer d’une approche statique, priorisant la finance, de la planification et de l’information vers un modèle de planification, de consolidation, d’information et d’analyse étendu, couvrant l’ensemble de l’organisation.

Extension : un programme de transformation généralisée, qui englobe la planification et l’analyse à l’échelle de l’entreprise et met en œuvre la gestion des performances commerciales, la gestion de la performance des recettes, la planification du personnel et la planification et l’analyse de la chaîne d’approvisionnement.

Évolution : une approche progressive, étape par étape, qui vous aide à franchir les étapes successives de votre parcours avec des changements maîtrisés et distincts. Par exemple, l’augmentation de la fréquence de vos prévisions aux fins de la mise en œuvre des prévisions glissantes, puis l’évolution vers la modélisation de scénarios et les prévisions prédictives.

4. Préparez-vous à l’amélioration continue

Bien que la phase initiale de votre projet de mise en œuvre puisse ne demander que 1 à 3 mois, vous devez prévoir d’améliorer et d’étendre continuellement les fonctionnalités de vos nouveaux systèmes sur une durée de plusieurs années, à mesure que vous envisagez de nouveaux scénarios d’utilisation et besoins.

Une fois vos objectifs initiaux atteints, vous devrez préparer vos équipes financières à un programme d’adaptation et de modification continues de leurs processus et leur technologie. Les implications exactes de cette démarche dépendront de la nature, de la taille et de la portée de votre organisation, ainsi que des besoins des clients que vous servez.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Pour en savoir plus sur le processus de transformation de la planification et l’analyse financières et pour consulter une étude détaillée de l’ampleur de la transformation dans différents secteurs de l’industrie, ainsi que des tendances qui l’encouragent, lisez ce nouveau livre blanc de BPM Partners : The Road to FP&A Excellence. Il propose également des checklists exhaustives pour les organisations qui envisagent la modernisation de leurs capacités de planification et d’analyse financières, une étude approfondie des feuilles de route potentielles de transformation, ainsi que quelques questions provocantes sur l’avenir.