Finanzielle Prognosen und Analyse Best Practices

Eines der wichtigsten Dinge, die ein Finanzteam für eine Organisation tun kann, ist, ein Gefühl der Gewissheit und Sicherheit darüber zu vermitteln, was die Zukunft bereithält. In diesem Licht betrachtet wird die Prognose und Budgetierung weniger zur Genehmigung eines Plans darüber, "was wir dieses Jahr ausgeben werden", sondern vielmehr zur Entwicklung eines Überblicks darüber, wie die Organisation die Ressourcen finden kann, die sie benötigt, um ihre strategischen Ziele zu erreichen.

Eine genaue Prognose und Budgetierung - gestützt auf robuste Analyse und Daten - stellt eines der mächtigsten Werkzeuge dar, die Finanzteams zur Verfügung stehen, um dieses Ziel zu erreichen. Es ist auch eines der zuverlässigsten strategischen Management-Tools überhaupt. Aber die Grundlagen dieser wichtigen Funktion werden oft übersehen. In diesem Artikel werden wir einige Grundlagen der finanziellen Prognose und Analyse Best Practices behandeln.

Denken Sie daran, dass die Prognose nur der Anfang des Prozesses ist 

Die meisten Nicht-Finanzbeiträger zum Prognose- und Budgetierungsprozess betrachten ihn im Allgemeinen als lästig, da er sie von ihren tatsächlichen Aufgaben ablenkt und sie dazu zwingt, eine erhebliche Menge an Zeit zur Zusammenstellung und Überprüfung von Daten aufzuwenden. Für die Finanzabteilung ist das Budget "Business as usual". Neben der Erstellung eines sinnvollen Plans müssen sie eine erhebliche Menge an Zeit damit verbringen, alle anderen Bereiche davon zu überzeugen, dass es sich lohnt, beizutragen.

Um über dieses Modell hinauszugehen und Ihrem Plan eine Flexibilität und Widerstandsfähigkeit zu verleihen, die das Vertrauen aufbauen und Ihre Abteilung von Rechnern zu vertrauenswürdigen strategischen Geschäftspartnern umpositionieren, müssen Sie in der Lage sein, nicht nur die vergangene Leistung und zukünftige Prognosen zu bewerten, sondern auch Prognosen für eine Reihe von unterschiedlichen möglichen Zukunftsszenarien zu liefern.

Dies erfordert den Übergang von einem Ansatz, der einmal im Jahr ein Budget und eine Prognose erstellt, zu einem iterativen Rollansatz. Am Ende jedes Monats müssen Sie sich eine Reihe von Fragen sowohl zu dem stellen, was Sie erwartet haben, als auch zu dem, was tatsächlich passiert ist.

Diese Fragen bilden die Grundlage für Best Practices bei der Prognose in der postpandemischen Umgebung, und ihre Antworten können Ihrer gesamten Organisation eine viel größere Klarheit über die Zukunft verschaffen.

Grundlegende Prognosefragen: 

Was ist letzten Monat oder im letzten Quartal passiert?

 Entspricht das dem, was wir zu Beginn des Monats oder Quartals erwartet haben? 

Was ist anders als erwartet passiert? 

Was hat diese Unterschiede verursacht? 

Wie verändern diese Unterschiede unsere Erwartungen für den nächsten Monat, das nächste Quartal, das nächste Halbjahr und das nächste Jahr?

Um jedoch genaue Antworten auf diese Fragen zu erhalten, ist es erforderlich, Daten schnell zu sammeln und zu analysieren, um genaue und aktuelle Berichte zu erstellen. Dafür benötigen Sie nicht nur eine starke Finanzanalyse-Software, sondern auch die erforderliche Datensichtbarkeit und -konsolidierung, damit die Software ihre Aufgabe korrekt ausführen kann.

Vermeiden Sie die Versuchung, dringende Aufgaben vor wichtigen Aufgaben zu erledigen

Eine echte Neuprognose war traditionell schwer umzusetzen - insbesondere wenn die Organisation zum Kerngeschäft übergeht und regelmäßige Prozesse wie der Monatsabschluss Vorrang vor einer Neuausrichtung der Strategie haben. 

Routineaufgaben und -workflows wie Managementberichterstattung, Cashflow-Analyse und Prüfung sind oft schlecht automatisiert, sodass jegliche verbleibende Zeit dafür aufgewendet wird. Die Überprüfung der Prognose und deren Aktualisierung, um neue Realitäten widerzuspiegeln, wird oft als unnötig oder optional angesehen - als Verschwendung knapper Ressourcen, anstatt als schwerwiegender Fehler, der die Leistung in der gesamten Organisation beeinträchtigen kann.

Aber ohne regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Prognose läuft Ihre Organisation Gefahr, die Zukunft vorauszusagen, indem sie sich ausschließlich auf das Vergangene bezieht, ohne Bezug auf das gegenwärtige Geschehen zu nehmen. Eine Prognose im Rückspiegel kann eine Atmosphäre schaffen, in der die Erhaltung des Status quo wichtiger ist als die Erstellung wirksamer Pläne für das Kommende. Und wo das Finanzteam damit beschäftigt ist, Brände zu löschen, anstatt proaktiv zu planen, um eine Strategie umzusetzen oder sogar leicht erkennbare Risiken zu vermeiden oder abzusichern.

Denken Sie daran: Prognosen helfen nur, wenn sie vor Veränderungen erfolgen 

Viele Organisationen führen nur eine vollständige Neuprognose oder beginnen mit der Szenarioplanung, wenn wirtschaftliche oder politische Bedingungen in dem Maße verändert werden, dass sie den "Normalbetrieb" stören. Es herrscht weitgehend die Meinung, dass Unternehmen nicht zu viel über große Störungen nachdenken sollten, aus Angst vor einer Analyseparalyse. 

Aber überlegen Sie sich die Auswirkungen dieses Denkansatzes: Ein Plan kann Ihnen nur dann helfen, wenn er im Voraus erstellt wird. Und wenn Sie sich nicht auf eine Störung vorbereiten, die Sie zumindest teilweise vorhersehen können, laufen Sie in eine schlechte Situation blind und sind wahrscheinlich nur in der Lage, reaktiv zu handeln. Das Versäumnis, Ihre Prognosen ständig zu aktualisieren und sich auf mehrere verschiedene Szenarien vorzubereiten, schafft nur eine Kultur, in der reaktives Verhalten und Angst vor dem Unbekannten alle Ebenen des Managements beeinflussen. Ohne eine genaue Prognose können Sie keinen vernünftigen Plan haben. Ihre Fähigkeit, strategische und operative Risiken zu identifizieren und zu mildern, wird stark eingeschränkt sein. Ebenso wie Ihre Fähigkeit, effektive Kostenkontrollstrategien angesichts wirtschaftlicher Schocks umzusetzen oder neue Chancen auf eine ausreichend kurze Zeitskala zu nutzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. 

Reaktive Planung im Notfall kann nur dazu führen, dass Ihre Organisation gutes Geld schlechtem Geld hinterherwirft, indem sie versucht, eine grundlegend unterschiedliche Situation an einen bereits veralteten Etat anzupassen.

Finanzprognose-Software kann Ihnen helfen, häufig auftretende Hindernisse bei der effektiven Planung und Analyse zu überwinden - aber dafür benötigen Sie eine vollständige Datenübersicht 

Ein Finanzprognose-Tool, das sich in Ihr Betriebssystem oder Ihre ERP-Plattform integriert und eine verbesserte Datenübersicht über die gesamte Organisation bietet - was gemeinhin als "vernetzte Planung" bezeichnet wird - ermöglicht es Ihrem Finanzteam, regelmäßige, rollende, treiberbasierte Re-Prognosen zu erstellen.

 Regelmäßige Re-Prognosen bieten dem Management-Team eine kürzere Feedback-Schleife, um Geschäftsprobleme anzugehen und Chancen zu nutzen, insbesondere in Bereichen, die für das strategische Wachstum entscheidend sind, wie:

Eindämmung steigender Kosten zur Schutz der Marge, indem sicherstellt wird, dass ausufernde Projektkosten identifiziert werden, bevor sie außer Kontrolle geraten, um auch bei weniger als perfekten Bedingungen die Rentabilität zu maximieren.

Abdeckung von Liquiditätsengpässen, indem festgestellt wird, wann diese voraussichtlich auftreten werden und Reserven frühzeitig aufgebaut werden.

Starten neuer Dienstleistungen und Eintritt in neue Märkte durch die Identifizierung aufkommender Chancen, während noch genügend Zeit bleibt, um Ihre Vorgehensweise intelligent zu planen und im Vergleich zu anderen neuen Marktteilnehmern wettbewerbsfähig zu bleiben.

Planung von Ressourcen durch Identifizierung zukünftiger Engpässe und Beginn des Recruiting-Prozesses für neues Personal und Vertragspartner frühzeitig vor einem akuten Bedarf. 

Wie kann Ihnen Unit4 dabei helfen, einen besseren Ansatz für die Finanzprognose und -analyse umzusetzen? 

Mit Unit4 erhalten Sie eine flexible, integrierte und testbare Möglichkeit, alle Finanzplanungsbedürfnisse Ihrer Organisation abzudecken, ganz gleich ob es sich um die Planung von Cashflow, die Verwaltung von Betriebsbudgets oder die Prognose von Umsatz, Kosten und Ertrag handelt. FP&A ermöglicht es Ihnen, Ihr Budget und Ihre Prognose durch intuitive, wirkungsvolle Datenvisualisierungen und Szenarioplanung zu verbessern, um Risiken effektiver zu planen, zu managen und zu minimieren. Um zu sehen, was es für Sie tun kann, klicken Sie hier, um eine Demo zu buchen.