Bereit für die Zukunft der Arbeit: Kundenorientierte Automatisierung in ERP-Systemen
Weltweit stehen Branchen unter zunehmendem Druck, die sich ändernden Vorschriften einzuhalten, strategisch zu handeln und Unsicherheiten zu bewältigen. Dabei haben sie oft mit zeitraubenden manuellen Vorgängen zu kämpfen. Personal- und Finanzprofis verbringen bis zu 40 % ihrer Zeit mit manuellen Aufgaben wie Dateneingabe, Zeitplanung und Reporting, sodass nur wenig Zeit für die Entwicklung einer Strategie bleibt.
Dies wirkt sich nicht nur auf die Produktivität und die strategischen Fähigkeiten aus, sondern beeinträchtigt auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Das mangelnde Engagement ist offensichtlich. Laut Gallup fühlen sich zwei Drittel der weltweiten Belegschaft nicht motiviert, was zu einem jährlichen Produktivitätsverlust von schätzungsweise 7 Billionen US-Dollar führt.
Als Product Director bei Unit4 kann ich auf 10 Jahre Erfahrung mit Innovationen im ERP-Bereich zurückblicken und bestätigen, dass die Möglichkeiten von KI und Automatisierung nach wie vor klar sind. Vor Kurzem habe ich auf dem von Herbert & Nathan veranstalteten ERP Summit 2024 einen Vortrag gehalten. In diesem Blog möchte ich Ihnen die Vision von Unit4 näherbringen, bei der es darum geht, mit ERP die Herausforderungen von Kunden zu lösen und Mehrwert zu schaffen.
Menschzentrierte KI kann die Mitarbeitererfahrung verbessern
Motivierte und zufriedene Mitarbeitende sind produktiver und innovationsfähiger, und das spiegelt sich in direktem Mehrwert für Ihr Unternehmen wider. Und wenn Mitarbeitende ihren Tag nicht mit lästigen manuellen Aufgaben verbringen müssen, können sie wertschöpfend und strategiefördernd arbeiten, anstatt nur Routineaufgaben zu erledigen.
Der Employee Experience Index von Jacob Morgan zeigt, dass Unternehmen, die in die Mitarbeitererfahrung investieren, viermal profitabler sind als solche, die dies nicht tun. Forbes fügt hinzu, dass zufriedene Mitarbeitende eher zu Innovationen beitragen und das Wachstum und die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens vorantreiben.
Da KI und Automatisierung sich jedoch nachhaltig auf die Berufsbilder und die erforderlichen Kompetenzen auswirken, sind Schulungs- und Weiterbildungsinitiativen unerlässlich, um den Implementierungsprozess zu unterstützen. Genau dabei kann unsere HCM-Lösung helfen – mithilfe von Daten unterstützt sie Personalmanager und beeinflusst Talentstrategien.
Durch Investitionen in KI- und Automatisierungsfunktionen können Unternehmen den Arbeitsalltag ihrer Mitarbeitenden kontinuierlich verbessern. So können diese sich weiterentwickeln und sinnvoll zum Unternehmen beitragen, statt durch Routineaufgaben, die sich einfach von KI erledigen lassen, ausgelaugt zu werden.
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Wie kann Automatisierung helfen?
In ERP-Systemen hat sich die Automatisierung von einfachen Makros und Skripten zu einer fortschrittlichen robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) entwickelt, die KI mit Daten integriert, um Muster zu erkennen, im Laufe der Zeit dazuzulernen und Vorhersagen zu treffen. Dies wird gemeinhin als „maschinelles Lernen“ (Machine Learning) bezeichnet.
Mitarbeitende können leicht ermüden, wenn sie viele Daten verarbeiten und wiederkehrende Aufgaben ausführen, was wiederum in Dateneingabefehlern resultieren kann. KI dagegen beschleunigt und optimiert diese Prozesse kontinuierlich. Entsprechend können Kosten gesenkt, die Einhaltung von Vorschriften durch Genauigkeit verbessert und sogar neue Prozesse entwickelt werden.
Unit4 weitet die Automatisierungsmöglichkeiten auch auf andere Bereiche seines ERP-Systems aus, darunter HCM/Gehaltsabrechnung, Projekte und Finanzen. Zu den Schwerpunktbereichen gehören:
Ein Payroll Navigator zur Optimierung der Gehaltsabrechnung und Reduzierung manueller Korrekturen
Projektressourcenzuweisung zur Optimierung der Nutzung von Ressourcen und Sicherstellung einer pünktlichen, budgetfreundlichen Projektabwicklung
Automatisierung der Kontoauszugsverarbeitung und eine Storytelling-Funktion zur Erklärung von Abweichungen in Standardberichten
Der Unit4-Ansatz zur intelligenten Automatisierung zielt darauf ab, nicht nur die menschliche Arbeit zu übernehmen, sondern Mitarbeitende zu entlasten. Indem manuelle Aufgaben durch strategische Analysen ersetzt werden, kann die menschliche Logik dort eingesetzt werden, wo sie am dringendsten benötigt wird.
Anwendungsfall: Rechnungsmanagement
Ein praktisches Beispiel für diesen Ansatz ist das Rechnungsmanagement. Traditionell ist das Management von Rechnungen mit manuellen und arbeitsintensiven Aufgaben verbunden, die eine Zusammenarbeit zwischen den Sachbearbeiter*innen der Kreditorenbuchhaltung und den Einkaufsverantwortlichen erfordern.
Zu den häufigsten Herausforderungen gehören der zeitaufwändige Prozess, hohe Fehlerquoten und Schwierigkeiten bei der Beantwortung von Lieferantenanfragen aufgrund der geringen Transparenz und der zahlreichen Genehmigungsschritte.
Unit4 gestaltete den Prozess des Rechnungsmanagements neu, indem es die Integration mit einer E-Invoicing-Plattform vornahm. Durch wurden die Felderkennung und die Vorhersagefunktionen verbessert, und es wurde ein virtueller Assistent zur Optimierung der Genehmigungsprozesse eingeführt.
Dieser Assistent kennzeichnet Aufgaben, die Aufmerksamkeit erfordern, schlägt Änderungen vor, erleichtert die Kommunikation und archiviert Gespräche, was zu erheblichen Zeiteinsparungen und Effizienzsteigerungen führt.
Automatisierung kann die Produktivität beim Rechnungsmanagement transformieren, und Unit4 hat sich entsprechende Ziele gesetzt:
- 50 % Zeitersparnis bei der Ermittlung von Problemen
- 60 % Zeitersparnis bei der Nachbearbeitung fehlerhafter Rechnungen
- 90 % Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Rechnungen mit mehreren Kunden
- 60 % Zeitersparnis bei der Beantwortung von Anfragen zu verbuchten Rechnungen
Durch diese Effizienzsteigerungen könnten Sachbearbeiter*innen in der Kreditorenbuchhaltung etwa zwei Stunden pro Tag einsparen. Dies ermöglicht es ihnen, sich auf strategische Aufgaben wie die Verbesserung der Lieferantenbeziehungen, die Optimierung der Datenanalyse, die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und die Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen zu konzentrieren.
Fazit
Der Weg zur intelligenten Automatisierung in ERP-Systemen ist mehr als nur technologischer Fortschritt. Es ist eine Transformation der Art und Weise, wie wir an die Arbeit herangehen.
Automatisierung und KI können in Zukunft dazu beitragen, die Arbeit von Mitarbeitenden sinnvoller zu gestalten und die Belastung durch manuelle Aufgaben zu verringern, sodass der Fokus wieder auf wertschöpfende strategische Tätigkeiten ausgerichtet werden kann. Und Unternehmen können Umgebungen schaffen, die nicht nur effizient und produktiv sind, sondern auch die Mitarbeitenden unterstützen.
Durch die Übernahme der [2}[3}integrierten Suite cloudbasierter ERP-Lösungen von Unit4 können Unternehmen das Potenzial intelligenter Automatisierung ausschöpfen und gleichzeitig von nahtlosen Upgrades und Zugang zu modernsten Innovationen profitieren. Die Cloud-Migration mit Unit4 stellt sicher, dass Unternehmen agil und wettbewerbsfähig bleiben und auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet sind.
Entdecken Sie den kundenorientierten KI-Ansatz von Unit4 auf unserer Webseite zum Thema oder besuchen Sie unsere Website, um mehr über unsere cloudbasierte Suite integrierter Lösungen zu erfahren und den Weg in eine intelligentere, effizientere Zukunft einzuschlagen.
Alternativ können Sie sich meinen vollständigen Vortrag über KI und Automatisierung auf dem ERP Summit 2024 anhören, um den kundenorientierten Ansatz von Unit4 zu verstehen.
