5 Top-Tipps für eine erfolgreiche ERP-Implementierung
Dies ist der 3. Blog-Beitrag in unserer Serie, in der wir bewährte Verfahren zur Implementierung eines ERP-Systems betrachten, egal ob es sich um ein neues System handelt oder um ein Upgrade von einem älteren ERP-System. Im ersten Blog-Beitrag haben wir Erfolgsziele und Geschäftsbereitschaft im Vergleich zum Change Management betrachtet. Wir haben darüber gesprochen, wie Sie kommunizieren, welche geschäftlichen Probleme verbessert werden, und wie Sie Erfolg definieren und messen,
was zur Sicherstellung einer erfolgreichen ERP-Implementierung beiträgt. Im zweiten Beitrag haben wir besprochen, was sich ändert und wie Sie Ihre Organisation auf die Veränderung vorbereiten sollten. In diesem Blog-Beitrag sehen wir uns an, wie Sie die Veränderung planen und geben Ihnen unsere 5 besten Tipps.
Wenn Sie ein ERP-System implementieren, handelt es sich um ein Change-Management-Projekt
Unit4 ERP ermöglicht es Ihrer Organisation, anders zu arbeiten. Es ist eine aufregende Zeit, ein ERP-System zu implementieren, weil Sie Ihr gewünschtes Erfolgsziel ermöglichen. Aber oft erkennen unsere Kunden nicht, dass das neue ERP-Implementierungsprojekt tatsächlich ein Change-Management-Projekt ist.
Ein Veränderungsprojekt erfordert von Ihnen, zu planen, wie Sie die Menschen von ihrem aktuellen Arbeitszustand in einen neuen Zustand bewegen. Etwas, das oft übersehen wird.
Die Betrachtung als Change-Management-Projekt bedeutet, dass Organisationen wie Ihre einen strukturierten Ansatz verfolgen können, um Menschen und Prozesse auf die neuen Funktionen von Unit4 ERP auszurichten, um Effizienz und Effektivität in Ihrer Organisation zu ermöglichen.
Wie also planen Sie die Veränderung?
Hier sind unsere 5 besten Tipps:
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1. Bewerten Sie die täglichen Abläufe Ihrer Mitarbeiter
Das Verständnis der aktuellen Prozesse, die Ihre Mitarbeiter durchführen, um ihre Arbeit abzuschließen, ermöglicht es Ihnen, Prozessschritte zu identifizieren, die entfernt werden könnten. Die Entfernung einiger dieser Prozessschritte kann zu einem vereinfachten Workflow und insgesamt zu einer Steigerung der Produktivität führen.
Die ERP-Lösung optimiert Geschäftsprozesse, vereinfacht den Workflow und steigert die Gesamtproduktivität, indem sie Aufgaben automatisiert und unnötige manuelle Arbeit beseitigt. Oft identifizieren oder bewerten Organisationen ihre Prozesse erst nach der Implementierung der ERP-Lösung. Dies kann gefährlich sein, da es den aktuellen Zustand der Arbeitsweise der Menschen im Vergleich zur neuen Arbeitsweise nicht berücksichtigt. Diese Lücke kann Frustration bei Ihren Nutzern erzeugen und zu einer schlechten Akzeptanz des neuen ERP führen.
2. Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter an der Implementierung
Während Ihrer Implementierung mit Unit4 gehören Ihrem Projektteam möglicherweise keine Mitarbeitenden an, deren Arbeitsabläufe sich ändern werden. Ihre Mitarbeitenden an vorderster Front sind immer noch Stakeholder, werden jedoch oft übersehen und nicht in das Projekt einbezogen.
Sie müssen nicht viele Mitarbeitende einschließen, sondern einige auswählen, die Sie interviewen. Sammeln Sie Feedback von diesen Personen, indem Sie klar kommunizieren, was die bevorstehenden Änderungen für sie und das Unternehmen bedeuten werden. Geben Sie ihnen Demos, damit sie sehen und verstehen können, was sich ändert. Ermutigen Sie Feedback und verwenden Sie dies, um Widerstand entgegenzuwirken.
Sie können auch eine Stakeholder-Analyse durchführen. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Wir haben eine Vorlage erstellt, mit der Sie jeden Stakeholder und deren Abhängigkeiten, Barrieren, Fähigkeiten - eigentlich alles, was Sie berücksichtigen müssen, um eine reibungslose Implementierung sicherzustellen - identifizieren können. Kontaktieren Sie uns für weitere Details.
3. Nutzen Sie unsere branchenspezifischen Modell-Workflows
Bei Unit4 haben wir unser umfangreiches Wissen und unsere Erfahrung genutzt, um vordefinierte Workflows für bestimmte Branchen zu entwickeln, die nicht nur die Implementierungszeit für ein ERP-System verkürzen, sondern auch die Prozessschritte reduzieren, die Ihre Mitarbeitenden bei ihrer Arbeit durchführen.
Die Verwendung dieser vordefinierten Workflows ermöglicht es Ihnen, schnell neue Arbeitsweisen für die Verarbeitung von Finanzen, Personalwesen, Mitarbeitendenanfragen und Lohnabrechnung zu optimieren, ohne zusätzliche Kosten für die Anpassung der ERP-Lösung zu verursachen, um nachzubilden, wie Sie heute arbeiten.
4. Arbeiten Sie mit unserem Change-Management-Team zusammen
Unser Team von Experten kann Ihnen bei der Bewertung, Planung und Durchführung Ihres ERP-Transformationsprojekts helfen. Sie verstehen die Herausforderungen, vor denen Organisationen stehen, wenn sie eine Veränderung vornehmen, nicht nur in Bezug auf ein IT-System, sondern grundlegend in Bezug auf die Art und Weise, wie Menschen ihre täglichen Aktivitäten durchführen.
Unser engagiertes Team kann Ihnen das Wissen und die Erfahrung bieten, um sicherzustellen, dass Sie vollständig darauf vorbereitet sind, eine produktivere Arbeitsweise zu implementieren.
5. Verwenden Sie unsere Readiness-Checkliste
Unsere Change-Management-Experten haben eine Readiness-Checkliste entwickelt, die klare Anleitungen zu allen Schritten bietet, die bei der Implementierung eines neuen ERP-Systems erforderlich sind. Die Checkliste betrachtet zunächst die Geschäftsbereitschaft und deckt Themen wie die klare Vision der zukünftigen Betriebsabläufe ab, die definiert und dokumentiert wurden, und die Identifizierung eines Change-Leaders und eines Change-Teams.
Die Prozessbereitschaft prüft, ob Benutzerprozesse für Bereiche wie Finanzen, Beschaffung, Personalwesen und Lohnabrechnung festgelegt, dokumentiert und validiert wurden.
Die technische Bereitschaft betrifft Themen wie die Bereitschaft der Vor-/Produktionsumgebung und die Verfügbarkeit von Hardware, Tests und Validierung.
Die Lösungsbereitschaft betrachtet, ob Dinge wie ein Konfigurationsdokument für Lokalisierung vorhanden und abgestimmt sind und ob funktionale und systematische Tests durchgeführt und abgestimmt wurden.
Die Datenbereitschaft umfasst Datenmigrationspläne, Konvertierungen und Tests.
Die Supportbereitschaft deckt Themen wie die Bereitschaft eines Supportübergabedokuments und die Abstimmung durch das Support-Team, die Bestätigung des Zugriffs des Support-Teams, den Eskalationsprozess, SLAs und den gesamten Supportprozess ab.
Die Checkliste betrachtet auch die Bereitschaft nach der Inbetriebnahme und die Prozesse und Verfahren zur Datenverwaltung. Wie Sie sehen können, hat unser Team den gesamten Prozess von Anfang bis Ende durchdacht und wird Sie während Ihres Change-Management-Projekts unterstützen.
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