5 tips voor een succesvolle ERP-implementatie

 In het tweede bericht bespraken we wat er verandert en hoe je je organisatie kunt voorbereiden op deze verandering. In deze blog bekijken we hoe je je kunt voorbereiden op verandering en geven we je onze 5 beste tips.  

Wanneer je een een ERP implementeert, is het een verandermanagementproject 

Unit4 ERP stelt je organisatie in staat om anders te werken. Het is een opwindende tijd om een ERP-systeem te implementeren omdat je je gewenste succesresultaat mogelijk maakt. Maar vaak realiseren onze klanten zich niet dat het nieuwe ERP-implementatieproject in feite een verandermanagementproject is.  

Een veranderingsproject vereist dat je nadenkt over hoe je mensen van hun huidige werksituatie naar een nieuwe kunt verplaatsen. Iets dat vaak over het hoofd wordt gezien. Het beschouwen als een verandermanagementproject betekent dat organisaties een gestructureerde aanpak kunnen hanteren om mensen en processen af te stemmen op de nieuwe functies van Unit4 ERP om efficiëntie en effectiviteit binnen je organisatie mogelijk te maken.  

Dus, hoe begin je met het plannen van verandering? 

Hier zijn onze 5 beste tips:  

1. Breng de dagelijkse processen van medewerkers in kaart 

Het begrijpen van de huidige processen die je medewerkers uitvoeren om hun werk te voltooien, stelt je in staat om processtappen te identificeren die kunnen worden verwijderd. Het verwijderen van sommige van die processtappen kan leiden tot een vereenvoudigde workflow en een algehele toename van de productiviteit.  

De ERP-oplossing stroomlijnt bedrijfsprocessen, vereenvoudigt de workflow en verbetert de algehele productiviteit door taken te automatiseren en onnodig handmatig werk te elimineren. Te vaak identificeren organisaties hun processen niet of evalueren ze deze niet totdat de ERP-oplossing is geïmplementeerd.  

Dit kan gevaarlijk zijn omdat het geen rekening houdt met de huidige staat van hoe mensen werken versus de nieuwe manier van werken. Het is deze kloof die frustratie kan veroorzaken bij gebruikers en kan leiden tot een slechte acceptatie van een nieuw ERP-systeem.  

2. Betrek je medewerkers bij de implementatie 

Tijdens je implementatie met Unit4 kan je projectteam geen medewerkers bevatten wiens werkprocessen zullen veranderen. Je frontliniemedewerkers zijn nog steeds belanghebbenden, maar ze worden vaak over het hoofd gezien en niet betrokken bij het project.  

U hoeft niet veel medewerkers op te nemen, maar selecteer in plaats daarvan een paar om te interviewen. Verzamel feedback van deze personen door duidelijk te communiceren wat de aankomende veranderingen voor hen en het bedrijf zullen betekenen. Geef ze demo's zodat ze kunnen zien en begrijpen wat er verandert. Moedig feedback aan en gebruik dit om eventuele weerstand aan te pakken.  

Je kunt ook een belanghebbendenanalyse uitvoeren. Weet je niet waar te beginnen? We hebben een sjabloon gemaakt waarmee je elke belanghebbende en hun afhankelijkheden, barrières, mogelijkheden - eigenlijk alles wat je moet overwegen om een soepele implementatie te garanderen - kunt identificeren. Neem contact met ons op voor meer informatie. 

3. Maak gebruik van onze branchespecifieke model workflows 

Bij Unit4 hebben we onze uitgebreide kennis en ervaring gebruikt om vooraf gedefinieerde workflows voor specifieke branches te ontwikkelen. Deze workflows helpen niet alleen de implementatietijd van een ERP-systeem te verkorten, maar verminderen ook de processtappen die medewerkers voltooien bij het uitvoeren van hun werkzaamheden.  

Het gebruik van deze voorgeconfigureerde workflows stelt je in staat om snel nieuwe manieren te optimaliseren om financiën, HR, werknemersverzoeken en salarisadministratie te verwerken zonder extra kosten om de ERP-oplossing aan te passen aan hoe je vandaag werkt.  

4. Werk samen met ons verandermanagementteam 

Ons team van experts kan je helpen bij het beoordelen, plannen en uitvoeren van een ERP-transformatieproject. Ze begrijpen de uitdagingen waarmee organisaties worden geconfronteerd bij het aanbrengen van veranderingen, niet alleen in een IT-systeem, maar fundamenteel in hoe mensen hun dagelijkse activiteiten uitvoeren.  

Ons toegewijde team biedt de kennis en ervaring om ervoor te zorgen dat je volledig bent voorbereid om een productievere manier van werken te implementeren.  

5. Gebruik onze ‘Readiness Checklist’  

Onze verandermanagementexperts hebben een checklist ontwikkeld die duidelijke begeleiding biedt voor alle stappen die betrokken zijn bij de implementatie van een nieuw ERP-systeem. De controlelijst kijkt eerst naar de bedrijfsklaarheid en behandelt onderwerpen zoals het hebben van een duidelijke visie op de operationele toekomst, gedefinieerd en gedocumenteerd, en het identificeren van een veranderingsleider en een veranderingsteam.  

Proces gereedheid bepaalt of gebruikersprocessen zijn vastgesteld, gedocumenteerd en gevalideerd voor gebieden zoals financiën, inkoop, HR en salarisadministratie. 

Technische gereedheid behandelt onderwerpen zoals voor-/productieomgevingsgereedheid en beschikbaarheid van hardware, testen en validatie.   

Oplossingsgereedheid kijkt naar zaken als een configuratiedocument van lokalisatie die aanwezig is en is goedgekeurd en of functioneel en systeemtesten zijn uitgevoerd en goedgekeurd.   

Datagereedheid omvat plannen voor gegevensmigratie, conversies en testen.  

Ondersteuningsgereedheid behandelt onderwerpen zoals de gereedheid van een ondersteuningsoverdrachtsdocument en goedkeuring door het ondersteuningsteam, bevestiging van toegang door het ondersteuningsteam, escalatieproces, SLA's en het algemene ondersteuningsproces.  

De checklist behandelt ook gereedheid na de livegang en data governanceprocessen en -procedures. Zoals je kunt zien, heeft ons team het hele proces van begin tot eind doordacht.  

Meer informatie over verandermanagement of onze ERP-oplossing? 

Om meer te weten te komen over Unit4 ERP en de overstap naar de cloud, vraag hier een demo aan of lees hier meer over onze oplosisngen.