De fem beste tipsene for vellykket implementering av ERP

Unit4 Enterprise Resource Planning (ERP), Profesjonelle tjenester, Globalt

fra Unit4 kommunikasjon januar 4, 2024 | 4 min lesetid

I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hva som er beste praksis for implementering av et ERP-system, enten det er et nytt system eller en oppgradering fra et eldre ERP-system. Tidligere har vi sett på suksesskriterier og business-readiness versus endringshåndtering, og hvordan man kommuniserer forbedringer i forretningsproblemer. Vi tok også for oss definisjon og måling av suksess, som bidrar til å sikre en vellykket implementering av ERP.

Vi har også diskutert hva som endres og hvordan du bør forberede organisasjonen på disse endringene. I dette blogginnlegget tar vi for oss hvordan du planlegger for endringer og gir deg våre fem beste tips.

Implementering av ERP er et prosjekt innen endringsledelse

Unit4 ERP gir organisasjonen din muligheten til å arbeide på en ny måte, og det er en spennende mulighet til å oppnå ønskede resultater. Men altfor ofte innser ikke kundene våre at det nye prosjektet for implementering av ERP faktisk er et prosjekt innen endringsledelse.

Å behandle det som et endringsprosjekt krever at du planlegger hvordan du skal flytte folk fra deres nåværende arbeidssituasjon til en ny, noe som ofte blir oversett.

Å anerkjenne det som et endringsprosjekt betyr at organisasjoner som din kan ta en strukturert tilnærming til å tilpasse mennesker og prosesser til de nye funksjonene i Unit4 ERP for å øke effektiviteten i organisasjonen.

Så hvordan starter du planleggingen av denne endringen?

Her er våre fem beste tips:

1. Evaluer de ansattes daglige prosesser

Ved å kartlegge de daglige prosessene utført av de ansatte for å fullføre arbeidet, kan du identifisere prosesstrinn som er mulige å fjerne. Eliminering av visse trinn kan forenkle arbeidsflyten og øke produktiviteten.

Ved å automatisere oppgaver og eliminere manuelt arbeid gjennom å bruke ERP-løsningen, effektiviseres forretningsprosesser, forenkles arbeidsflyten og generell produktivitet øker. Altfor ofte identifiserer ikke organisasjoner prosessene sine før etter at ERP-løsningen er implementert. Dette kan være risikabelt, da det ikke tar hensyn til hvordan medarbeiderne jobber i dag sammenlignet med den nye arbeidsmåten. Dette gapet kan føre til frustrasjon blant brukere og resultere i dårlig brukeradopsjon av det nye ERP-systemet.

Click to read How Cloud ERP can change your organization for the better gated

2. Involver frontlinjemedarbeiderne i implementeringen

Under implementeringen med Unit4 er det ikke alltid gitt at prosjektteamet inkluderer frontlinjeansatte som faktisk skal endre arbeidsprosessene sine. Frontlinjemedarbeiderne er likevel viktige interessenter, men de blir ofte oversett og ikke involvert i prosjektet.

Du trenger ikke å inkludere mange ansatte, men kan i stedet velge ut noen få som skal intervjues. Innhent tilbakemeldinger fra disse medarbeiderne ved å kommunisere tydelig hva de kommende endringene vil bety for dem og for virksomheten. Gi dem demonstrasjoner slik at de kan se og forstå hva som endres. Oppfordre til tilbakemeldinger, og bruk dem til å håndtere eventuell motstand.

Du kan også gjennomføre en interessentanalyse. Hvis du ikke vet hvor du skal begynne, har vi laget en mal som gjør det enkelt for deg å identifisere alle interessenter og deres avhengigheter, barrierer, evner – faktisk alt du trenger å ta hensyn til for å sikre en smidig implementering. Kontakt oss for mer informasjon.

3. Bruk våre bransjemodeller for arbeidsflyt

I Unit4 har vi utnyttet vår omfattende kunnskap og erfaring til å utvikle forhåndsdefinerte arbeidsflyter for spesifikke bransjer. Dette reduserer ikke bare implementeringstiden for et ERP-system, men også antall prosesstrinn de ansatte må gjennom når de utfører arbeidsoppgavene sine.

Ved å bruke disse forhåndskonfigurerte arbeidsflytene kan du raskt optimalisere måten du håndterer økonomi, HR, medarbeiderforespørsler og lønn på, uten å pådra deg ekstra kostnader for å tilpasse ERP-løsningen til dagens arbeidsmetoder.

4. Samarbeid med vårt team for endringsledelse

Vårt team av eksperter står klare til å hjelpe deg med å vurdere, planlegge og gjennomføre ditt ERP-transformasjonsprosjekt. De forstår utfordringene organisasjoner møter når de gjør endringer, ikke bare i et IT-system, men også i daglig drift.

Vårt dedikerte team kan dele kunnskapen og erfaringen du trenger for å sikre at du er godt forberedt på å implementere en mer produktiv arbeidsmåte.

5. Bruk vår sjekkliste for forberedelser

Våre eksperter innen endringsledelse har utviklet en sjekkliste som gir tydelig veiledning gjennom alle trinnene i implementeringen av et nytt ERP-system. Sjekklisten starter med å vurdere virksomhetens beredskap og dekker emner som å ha en klar visjon for virksomhetens fremtid, definert og dokumentert. Den hjelper også med å identifisere en endringsleder og et endringsteam.

Tekniske forberedelser dekker emner som forberedelser i før-/produksjonsmiljøet, maskinvaretilgjengelighet, samt testing og validering.

Forberedelser i løsningen undersøker om konfigurasjonsdokumenter for lokalisering er på plass og godkjent, og om funksjons- og systemtester er utført og godkjent.

Forberedelser for dataene omfatter planer for datamigrering, konvertering og testing.

Forberedelser rundt support dekker emner som hvorvidt et supportoverleveringsdokument er klart og signert av supportteamet, bekreftelse av tilgang til supportteamet, eskaleringsprosessen, SLA-er og den overordnede supportprosessen.

Sjekklisten inkluderer også beredskap etter idriftsettelse, samt prosesser og prosedyrer for datastyring. Som du ser, har teamet vårt tenkt gjennom hele prosessen fra ende til annen, og vi er her for å hjelpe deg gjennom hele endringsprosjektet.