Det ska bara finnas en version av sanningen när det gäller budget och prognos
Trots att traditionella affärssystem har inbyggda lösningar för budgetering, upplever vi att många verksamheter ändå hamnar i Excel-baserade budgeterings- och prognosprocesser. Efter att ha pratat med ett stort antal av våra kunder i olika storlekar och inom olika branscher har vi fått en ganska bra bild av vad man framförallt vill förbättra:
- Mer effektiva budgeterings- och prognosprocesser (mindre tidskrävande)
- Kunna arbeta med uppdaterade siffror och erbjuda detta till andra inom organisationen och företagsledning
- Undvika manuellt arbete med förberedelser och sammanställningar och eliminera användningen av Excel
När vi pratar om planering, budgetering och prognoser handlar det inte om att registrera vad som händer, utan snarare om att göra kvalificerade antaganden om vad vi tror kommer att hända i framtiden. Dessutom handlar det om att rapportera och analysera avvikelser, samt att kunna presentera detta med säkerhet så att alla delar av organisationen har samma version av sanningen.
Sättet ett företag genomför planeringsprocesser på styrs mycket lite av regler och kännetecknas till stor del av branschpraxis och preferenser hos dem som mottar ledningsinformation. Många verksamheter upplever därför att ERP-systemets ram blir en begränsning för detta arbete, eftersom de behöver mer flexibla verktyg för att skapa mallar anpassade till den budgetprocess de vill ha. Och det är då Excel kommer in i bilden….
Excel är genialt i den mening att man kan skapa kreativa lösningar och automatisering med formler, men det finns några generiska nackdelar som de flesta känner igen:
- Kalkylark blir svåra att underhålla över tiden - ofta är man beroende av individer för att förstå logiken inbyggd i mallarna
- Det är svårt att använda historien och det är tidskrävande att förbereda sig för ett nytt budgetår
- Lokal lagring och "skuggbudgetar" gör att du tappar koll på vad som är den senaste eller rätta versionen
- Sammanställning av verksamhetsöverskridande uppgifter görs ofta manuellt och man blir snabbt osäker på om man har fått med alla uppdateringar
Listan är inte på något sätt uttömmande, och förutom den uppenbara konsekvensen av hög tidsförbrukning finns det den underliggande risken för felaktigheter.
Unit4 FP&A löser dessa utmaningar genom att ge dig full kontroll över planeringsprocesserna. Rollanpassade dashboards, lagring av historik och automatisk summering / aggregering av underliggande budgetar är "snabba vinster" som eliminerar de nämnda utmaningarna.
Flexibiliteten i FP&A ger också möjligheter att ta planeringsprocesserna ett steg längre: rullande prognoser, scenarioplanering (bästa fall / värsta fall), simuleringar (what-if), långsiktiga planer och förarbaserad budgetering är alternativ som plötsligt är lättillgängligt. Man kan till exempel sätta förarbaserade långsiktiga planer i olika scenarier och på det sättet vara väl förberedd för olika resultat och samtidigt kunna göra snabba justeringar när förhållandena ändras. Prognoser genereras automatiskt och kan enkelt och snabbt justeras. Detta innebär att verksamheten kan vara säker på att de arbetar med uppdaterade prognoser. Och när alla förutsägelser levereras sammanfattas allt automatiskt till en enda version av sanningen!
