Det er bare en versjon av sannheten når det kommer til budsjett og prognose

Til tross for at tradisjonelle ERP system har innebygde løsninger for budsjettering erfarer vi at mange ender opp med Excelbaserte budsjett- og prognoseprosesser. Etter å ha snakket med et stort antall av våre kunder av varierende størrelse og i et mangfold av bransjer har vi fått et ganske godt bilde av hvor skoen trykker. Det disse kundene sier de har mest ønske om å forbedre er:

• Mer effektive prosesser for budsjett og prognose (bruke mindre tid på disse)
• Kunne jobbe med oppdaterte tall og tilby dette til øvrig organisasjon og ledelse
• Unngå manuelt arbeid på forberedelser og sammenstillinger og eliminere bruk av Excel

Når vi snakker om planlegging, budsjett og prognose så handler det ikke om å registrere det som skjer, men snarere å foreta kvalifiserte antagelser eller gjetninger om hva vi tror kommer til å skje i fremtiden. I tillegg handler det om å rapportere og analysere avvik, samt å kunne presentere dette med visshet om at alle deler av organisasjonen har samme versjon av sannheten.

Måten en virksomhet gjennomfører planleggingsprosesser er veldig lite styrt av regler, og i stor grad preget av bransjepraksiser og preferanser til de som er mottakere av styringsinformasjon. Svært mange virksomheter opplever derfor at ERP systemets rammer blir en begrensning for dette arbeidet, da en trenger mer fleksible verktøy for å lage maler tilpasset den budsjettprosessen en ønsker. Og det er da Excel kommer inn i bildet…

Excel er genialt i den forstand at en kan bygge kreative løsninger og automatikk ved hjelp av formler, men det er noen generiske ulemper de fleste kjenner seg igjen i:

• Regnearkene blir vanskelig å vedlikeholde over tid – ofte er en avhengig av enkeltpersoner for å forstå logikken som er bygget inn i malene
• Det er vanskelig å gjøre nytte av historikk og det er tidkrevende å forberede nytt budsjettår
• Lokal lagring og «skyggebudsjetter» gjør at en mister oversikt over hva som er siste eller riktig versjon
• Sammenstilling av tall på tvers av organisasjonsenheter skjer ofte manuelt, og en blir fort utrygg på om en har fått med seg alle oppdateringer

Listen er på ingen måte uttømmende, og foruten den åpenbare konsekvensen av høy tidsbruk ligger den bakenforliggende risikoen for at en ikke rapporterer riktige tall.

Unit4 FP&A løser disse utfordringene ved å gi deg full kontroll på planleggingsprosessene. Rollestyrte skjermbilder, lagring av historikk og automatisk summering/aggregering av delbudsjetter er «quick wins» som eliminerer de nevnte utfordringene.

Fleksibiliteten i FP&A gir også muligheter for å ta planleggingsprosessene et steg videre: Rullerende prognose, scenarioplanlegging (best case/worst case), simuleringer (what-if), langtidsplaner og driverbasert budsjettering er muligheter som plutselig er lett tilgjengelige. Eksempelvis kan en legge driverbaserte langtidsplaner i forskjellige scenarier, og på den måten være godt forberedt på forskjellige utfall og samtidig kunne gjøre raske justeringer når forutsetningene endres. Prognoser genereres automatisk og kan enkelt justeres nesten uten bruk av tid. Dette gjør at virksomheten kan ha visshet om at de jobber med oppdaterte prognoser. Og når alle delprognoser er levert summeres alt automatisk til den eneste versjonen av sannheten!