Innovationstakten i molnet utmanar dem som fortfarande använder lokalt installerade system

Lokalt installerade system fungerar inte i en hybrid arbetsmodell

Under de senaste åren har många företag och organisationer infört en hybrid arbetsmodell. En organisation kan ha medarbetare som sitter på kontoret, som arbetar hemifrån eller som befinner sig i olika länder, världsdelar och tidszoner.

Med äldre system blir det svårt att hantera en sådan arbetsmodell i de fall någon exempelvis behöver den mest aktuella versionen av en fil, när några samarbetar med flera versioner eller när medarbetare som arbetar på distans behöver ha tillgång till filer hemifrån.

Digital disruption uppstår när molnbaserade ERP-system ser till alla medarbetare får tillgång till dokument oavsett var de befinner sig, och de kan arbeta med dem samtidigt med uppdateringar i realtid. Detta skapar förutsättningar för de mer moderna hybrida arbetsmodellerna som nu är ganska vanliga.

Det är också viktigt för HR-avdelningen och chefer att se till att samtliga medarbetare, oavsett arbetsplats, obehindrat kan fortsätta sin digitala resa.

Lokalt installerade system med fragmenterade data hamnar på efterkälken

Ett företag måste sträva efter att arbeta tvärfunktionellt och använda integrerade data. De som förlitar sig på fragmenterade data missar de operativa fördelarna med molnet när tvärfunktionell respons eller rapportering krävs.

Utan integrerade data kan det, på grund av datasilos, vara en enorm skillnad mellan de data som avdelningarna använder.

En datasilo är en samling data som kontrolleras och lagras på en enda avdelning, vilket ofta leder till fragmenterade data och bristande samarbete med andra avdelningar. Resultatet kan bli felaktiga rapporter, inaktuell data och försämrad samverkan.

I en molnbaserad ERP-svit är dataflödet mellan olika funktioner bättre, vilket säkerställer att alla avdelningar, intressenter och externa parter arbetar med samma information som uppdateras kontinuerligt.

När data lagras i molnet kan avdelningar som ekonomi, inköp och HR använda samma datakälla, vilket ger kraftfulla möjligheter för rapportering och mer tillförlitliga data.

Click to read ERP & Utilization: The make or break metric for service organizations (gated)

Molnsäkerhet kommer att förändra förutsättningarna för de som förlitar sig på gamla säkerhetsprocesser

Cyberattacker leder naturligtvis till störningar i verksamheten och i lokalt installerade system tar det längre tid att rätta till dessa problem, medan man med molntjänster kan förhindra cyberattacker innan de inträffar.

För det första är cyberattacker i allmänhet svårare att identifiera på lokala servrar och om de inte upptäcks kan enorma problem uppstå och många arbetstimmar behöver läggas på att bara identifiera dataintrånget eller cyberattacken.

Vid lokalt installerade servrar måste dessutom en fysisk tekniker kallas ut för att identifiera och felsöka säkerhetsproblemet. Arbetet kan ta lång tid och under tiden ligger de interna servrarna oftast nere, precis som vid ett strömavbrott.

För det andra uppmuntrar äldre system som Excel att filer och data delas mellan användare utan att gå via en central server, vilket bland annat kan innebära en stor säkerhetsbrist.

Säkerhetsuppdateringar tar längre tid i lokala servrar och sätter dem ur funktion under en period, och om servern inte uppdateras föreligger stora säkerhetsproblem.

Med molnbaserad programvara sker uppdateringar kontinuerligt, vilket garanterar att viktiga säkerhetsuppdateringar inte missas eller förbises. Detta innebär naturligtvis förändringar för användare av lokala system som är hänvisade till uppdateringar och underhåll som sker manuellt.

Molnservrar som Microsoft Azure arbetar ständigt med att se till att deras data är så säkra som möjligt, även i datakänsliga branscher som energi, där säkerhet är av yttersta vikt.

Tekniker har här fjärråtkomst till molnservrar för att enkelt identifiera och åtgärda säkerhetsproblem. Avancerade säkerhetsrapporter kan också genereras för att säkerställa att sårbarheter upptäcks och åtgärdas innan de blir kända för cyberbrottslingar.

Molnets utbyggbarhet gör rigida äldre system obsoleta

De flesta äldre system, t.ex. Excel [SE blog? Otherwise use english blog] och Google Sheets, är inte processbaserade verktyg och de saknar i allmänhet möjligheten att anpassas till nya processer.

Organisationer genererar mer data än någonsin, och de som har skalbara system som kan skapa skräddarsydda lösningar för nya rapporterings- och efterlevnadskrav kommer att konkurrera ut alla som fortfarande använder äldre och mer rigida system.

Ett exempel är ESG-rapporteringen som är obligatorisk från och med januari 2024, där de som har äldre system får svårt att anpassa sig till det nya kravet utan ett processbaserat verktyg.

Dessutom kan dataanalytiker enkelt upptäcka områden där en ny dataprocess kan ge insikter som tidigare inte var tillgängliga. Om organisationer kan skapa dessa skräddarsydda lösningar med hjälp av utbyggbar programvara kommer de gamla systemen att bli obsoleta

Lokalt installerade system blir långsammare av av alla manuella processer

I äldre system som Excel krävs att stora mängder data matas in manuellt, vilket leder till tidskrävande datakonsolidering. Det är naturligt att medarbetarna blir frustrerade av dessa monotona arbetsuppgifter och inte hinner med att prognostisera data och ge strategiska insikter.

Att manuellt skapa korrekta och omfattande rapporter kan också ta längre tid än nödvändigt och dessutom vara svårt med fragmenterade data. Rapportering i rätt tid krävs för att hålla intressenterna nöjda, men också för konsekvent efterlevnad.

Med molnbaserade automatiseringsfunktioner går det tack vare intelligent AI att anpassa teknik till organisationens strategi. Medarbetare kan enkelt skapa tillförlitliga rapporter med en knapptryckning och på så sätt samla in korrekt data från olika funktioner.

Det innebär inte bara att efterlevnaden av lagar och andra rapporteringskrav blir enklare, tiden för datakonsolidering minskar avsevärt och att intressenterna får aktuella rapporter, utan också att äldre system som saknar denna produktivitet blir obsoleta.

Hur Unit4:s molnbaserade ERP-svit kan hjälpa er att förbli konkurrenskraftig

Unit4 ERPx hjälper er att modernisera processer samt bli effektiva och mer motståndskraftiga, med bland annat:

• Intelligent AI-automatisering för snabbare datakonsolidering och avancerad rapportering
• Integrerar utbyggbarhet i vår programvara, med möjlighet att skapa skräddarsydda applikationer och dataprocesser via vår App Studio och Extension Kit.
• Vårt forum “Community4U” som kan användas för att interagera med våra partners och andra kunder där de kan dela med sig av tips och innovation.
• Vårt molnbaserade ERP-system finns på Microsoft Azures tillförlitliga molnserver och kan erbjuda säkerhet dygnet runt
• Möjligheten att kombinera våra ERP-, FP&A- och HCM-produkter så att ni kan integrera data och få en enda källa till sanning
• Integrerad och molnbaserade data som gör hybridarbete enklare än någonsin

Om du vill veta mer om våra molntjänster kan du läsa våra bloggar, utforska vår ERP-produkt eller boka ett kostnadsfritt och förutsättningslöst möte med oss för vidare diskussion.