Att hantera osäkerhet - nyckeln till framgång för transformationsarbetet i den offentliga sektorn
Organisationer inom den offentliga sektorn har ett akut behov av anpassning och effektivitet. Trots ansträngningar att optimera kostnaderna fortsätter processen mot ekonomisk hållbarhet.
Över hela världen brottas organisationer inom den offentliga sektorn med den ständiga utmaningen att uppnå ekonomisk hållbarhet, trots att de har uttömt många möjligheter till kostnadsbesparingar.
I takt med att ny teknik börjar användas sker en omvälvande förändring, vilket kräver nytänkande. CIPFA (Chartered Institute of Public Finance and Accountancy) anordnade ett rundabordssamtal med viktiga intressenter inom programvaruutveckling, förändringsrådgivning och ekonomisk omvandling för att gå till botten med dessa utmaningar och hitta genomförbara lösningar.
Samtalet inleddes med några insikter från Unit4:s senaste studie om digitalisering i den offentliga sektorn som visade på en växande trend bland offentliga organisationer att utnyttja modern teknik för att effektivisera både front- och backoffice.
Men förändringsresan är full av utmaningar, bland annat kravet på kostnadsbesparingar, svårigheter att rekrytera och behålla medarbetare samt kulturella hinder som bygger på ovilja att ta risker och motstånd mot förändringar.
Teknikanvändning och utmaningar
Övergången till ny teknik är påtaglig över hela den offentliga sektorn. Från interaktiva webbplatser till datadrivet beslutsfattande – teknik spelar en central roll i moderniseringen av processer och tjänsteleveransen.
Att hantera stora mängder data är en stor utmaning för offentliga organisationer, vilket visar att robusta system och processer behövs.
Som deltagarna i rundabordssamtalet klargjorde krävs det en mångfacetterad strategi för att hantera dessa utmaningar. Det akuta behovet framstår som en pådrivande kraft för organisationer att ställa riskerna med att behålla status quo mot behovet av förändring.
För att övertyga skeptiker krävs tydliga mål och uppbackning på alla nivåer i organisationen, men också grundliga intressentanalyser och påvisbara resultat.
En väl utformad process för att utvärdera alternativ och en vision för långsiktiga resursbehov ligger till grund för en hållbar förändringsresa. Att dra lärdom från både interna och externa källor kan bidra till att skapa innovativa lösningar, samtidigt som ledarskapsförmåga är avgörande för att åstadkomma en varaktig förändring.
Under hela den här förändringsresan måste ekonomiavdelningen spela en mer aktiv roll än att bara hantera ekonomin. Genom att tillhandahålla grundliga ekonomiska och finansiella analyser, verka för ekonomisk medvetenhet i hela organisationen och uppmana ledningen att följa strategiska principer kan ekonomiavdelningen bli en viktig drivkraft för förändringar som är både effektiva och hållbara.
Identifiera hindren för en framgångsrik förändringsresa
Att genomföra en framgångsrik förändringsresa är ingen lätt uppgift och det finns flera hinder som måste övervinnas. Här är några av de vanligaste utmaningarna:
- Påtryckningar om kostnadsbesparingar: En av de största utmaningarna för organisationerna är att balansera påtryckningar om kostnadsbesparingar mot behovet av investeringar för att åstadkomma förändring. Det som kan vara svårt är att hitta rätt balans mellan kortsiktiga kostnadsbesparingar och långsiktiga investeringar.
- Kompetensgap: En annan utmaning är att rekrytera och behålla medarbetare med rätt kompetens, särskilt inom dataanalys och digitalisering. Då tekniken utvecklas i snabb takt måste organisationerna se till att de har rätt medarbetare på plats för att lyckas.
- Motstånd mot förändringar: Ovilja att ta risker och motstånd mot förändringar är ett annat hinder för en framgångsrik förändringsresa inom ekonomiadministrationen. Vissa medarbetare kan motsätta sig nya arbetssätt, vilket gör det svårt att implementera nya lösningar och processer.
- Kortsiktigt fokus: Organisationer som lägger alltför stort fokus på kortsiktiga kostnadsminskningar kan riskera att försämra sina resultat på lång sikt. Därför är det viktigt att balansera kortsiktiga och långsiktiga mål för en framgångsrik förändringsresa.
- Eftersläpningar i teknikinvesteringar: Föråldrad infrastruktur är ytterligare ett hinder för automatisering och effektivitet. Organisationer behöver investera i den senaste tekniken för att modernisera och effektivisera verksamheten.
- Kommunikationssilon: Bristande kommunikation mellan ekonomiavdelningen och andra avdelningar kan försvåra samarbetet och minska förståelsen. Därför är det viktigt att bryta ner kommunikationsbarriärer.
Framgångsstrategier
Trots dessa utmaningar går det att åstadkomma en framgångsrik förändringsresa:
- En övertygande vision: En tydlig, framtidssäkrad vision motiverar förändringen mot ett mer effektivt, transparent och datadrivet beslutsfattande.
- Anpassning av mål: Samarbete med intressenter för att synkronisera ekonomiska mål med organisatoriska mål.
- Teknikinvesteringar: Modernisera IT-plattformen för att öka effektiviteten och det informerade beslutsfattandet.
- Utbildning: Investera i utbildning för att ge personalen nödvändig kompetens.
- Kontinuerliga förbättringar: Främja kontinuerligt lärande för att driva fram effektiviseringar.
- Förbättrad kommunikation: Säkerställ transparent kommunikation för att skapa förtroende och samsyn.
Click to read 21st-century shared services for the public sector (Gated)
Skapa en framtidssäkrad ekonomifunktion
För att skapa en hållbar ekonomifunktion är det viktigt att ha ett långsiktigt perspektiv Det kan åstadkommas genom:
- Datadrivna beslut: Använda analyser för att förutse framtida behov och mäta de ekonomiska effekterna av olika beslut.
- Riskhantering: Utveckla ramverk för att proaktivt motverka ekonomiska risker.
- Resultatuppföljning: Arbeta med tydliga nyckeltal för att övervaka framstegen och göra nödvändiga justeringar.
Viktiga lärdomar
Offentliga organisationer har potential att bygga upp ekonomifunktioner som inte bara är effektiva och anpassningsbara utan också hållbara över tid. För att uppnå detta mål krävs en övergripande strategi som fokuserar på att förbättra medarbetarnas kompetens, effektivisera processer, implementering av modern teknik och främja kulturella förändringar.
Genom att prioritera dessa fyra faktorer kan organisationer inom den offentliga sektorn få bättre avkastning på investeringar och samtidigt levererar samhällstjänster av hög kvalitet.
Några avslutande tankar
Deltagarna i rundabordssamtalen var eniga om att det går att åstadkomma en förändring, förutsatt att den bygger på rätt strategi. Att använda sig av bästa praxis från olika sektorer och betona den centrala roll som människor, processer och kulturella förändringar spelar är av yttersta vikt för att få optimala resultat i förändringsarbetet.
Samtidigt som teknik och ekonomi förblir oumbärliga inslag, kommer en gemensam vision, strategisk framsynthet och ett orubbligt engagemang till sist leda organisationer inom den offentliga sektorn mot en framtid som präglas av resiliens och effektivitet.
För att förändra den offentliga sektorn krävs en mångfasetterad strategi som fokuserar på människor, processer och kultur. Samverkan, både inom den offentliga sektorn och med insikter från näringslivet och andra sektorer, är en förutsättning för att kunna finslipa och genomföra framgångsrika förändringsprojekt.
För ansvariga inom den offentliga sektorn fungerar detta rundabordssamtal som en uppmaning att snabbt ta sig an förändringar, att planera med fokus på hållbarhet och främja en kultur som är anpassningsbar, innovativ och motståndskraftig.
Genom samverkan, tydlighet och engagemang för kontinuerligt lärande kan förändringsresan leda till bättre resultat och möjliggöra snabb anpassning till de föränderliga behoven och förväntningarna i samhället.
Ta reda på mer om hur Unit4 kan hjälpa din organisation
För att läsa mer om förändringsresans utmaningar och möjligheter, ladda ner rapporten här.
Här kan du dessutom utforska hur Unit4 ERP kan underlätta förändringsresan med funktioner som omfattar kostnadseffektivitet, datadrivet beslutsfattande, kommunikation, skalbarhet, säkerhet och flexibilitet.
